Cómo poner precio a un catering para eventos sin trabajar gratis

El precio de un catering, una barra o un food truck para eventos sale de sumar lo que te cuesta cada persona que comés o servís, más lo que te cuesta el evento entero aunque vengan menos invitados, más tu margen. Si cotizás por cubierto mirando lo que cobra el de al lado, lo más probable es que al final del evento sumes mercadería, personal, traslado y vajilla y descubras que trabajaste casi gratis.

Acá va el método. Sin números de mercado: los tuyos son los únicos que sirven.

Antes de calcular: armá un evento tipo

No se puede ponerle precio a “un catering”. Se le pone precio a un servicio concreto: tantas personas, tantas horas, tal menú o tal carta de tragos, en tal tipo de lugar. Elegí el evento que más hacés y describilo en una hoja. Ese es tu evento tipo.

Mejor si es un evento real que ya hiciste, con los tickets a la vista: vas a encontrar costos que no tenías anotados.

Paso 1: el costo de insumos por persona

Es lo que cambia con cada invitado que se suma. Para un catering, lo que va en el plato; para una barra, lo que va en el vaso; para un food truck, lo que lleva cada porción.

• Receta por receta. Para cada plato o trago, anotá cuánto de cada ingrediente lleva una porción y cuánto te cuesta ese ingrediente hoy, no el mes pasado.
• Porciones por persona. Cuántos bocados, platos o tragos calculás por invitado en tu evento tipo. Depende de las horas y del tipo de evento; eso lo sabés por experiencia.
• Descartables y consumibles. Servilletas, vasos, hielo, carbón, gas, film, bolsas. Son baratos de a uno y caros cuando no los contaste.

Multiplicá y llegás al costo de insumos por persona. Revisalo cada vez que cambian los precios de tus proveedores.

Paso 2: los costos fijos del evento

Hay costos que no cambian si vienen 80 o 100 personas, y son los que más se olvidan al cotizar por cubierto.

• Personal. Cocineros, mozos, bartenders, ayudantes, encargado. Contá las horas reales: armado, servicio y desarme, no solo el horario del evento. Sumá comida y traslado del equipo si los pagás vos.
• Traslado. Ida y vuelta con la mercadería, el equipamiento y la gente. Si el lugar queda lejos o hay que hacer dos viajes, se nota.
• Equipamiento. Lo que alquilás para ese evento (vajilla, mantelería, barra móvil, heladeras, generador) y también el desgaste de lo propio. La parrilla, la cafetera o el food truck se gastan con cada evento: repartí su mantenimiento y su reposición entre los eventos del año.
• Producción previa. Compras, cocina del día anterior, degustación si la ofrecés, visita técnica al lugar.
• Tu tiempo. Las reuniones, los mensajes, el presupuesto y la coordinación también son trabajo. Si no lo cobrás, lo regalás.

Paso 3: la merma

Siempre se pierde algo: lo que se quema, lo que sobra y no se puede reusar, la botella que se rompe. La merma es parte del costo.

La forma honesta de calcularla es mirar tus propios eventos: cuánto compraste, cuánto se sirvió y cuánto se tiró. Con dos o tres eventos anotados ya tenés tu número. Sumalo al costo de insumos, no lo escondas en el margen.

Paso 4: lo que pagás aunque no haya eventos

Monotributo, contador, teléfono, publicidad, el alquiler de la cocina si tenés una, las habilitaciones y los seguros. Sumá todo lo que pagás en un mes y dividilo por los eventos que hacés en un mes normal. Esa parte va en cada presupuesto.

Paso 5: el margen

Lo que queda tiene que pagar tu trabajo como dueño y dejar algo para el negocio: reponer equipo, crecer, aguantar un mes flojo. Si lo que queda es solo tu sueldo, no tenés un negocio: tenés un trabajo con más riesgo.

No hay un porcentaje de margen que sirva para todos. Lo que sí sirve es la cuenta en tres columnas que explicamos en cómo poner precio a tu servicio de eventos: cuánto cobrás, cuánto te cuesta y cuánto te queda. Los impuestos van aparte; preguntale a tu contador qué parte de lo que facturás se va en tu caso.

Por persona o por paquete: cómo presentarlo

Con los costos ordenados, el precio se puede mostrar de dos formas.

• Por persona. Es lo que el cliente entiende más rápido y sirve para comparar. El riesgo es que, si baja la cantidad de invitados, tus costos fijos siguen iguales. Por eso conviene poner un mínimo de personas, o un precio por persona que cambia según el rango de invitados.
• Por paquete. Un precio cerrado para un servicio definido: tantas horas, tanto personal, tal menú, hasta tantas personas. Te protege los costos fijos y simplifica la decisión del cliente.

En los dos casos, mandá un solo precio claro con lo que incluye y lo que no. Las tres opciones en columnas suelen confundir más de lo que ayudan.

Qué condiciones poner en el presupuesto

Un buen precio con malas condiciones igual te hace perder plata. Lo mínimo que tiene que decir:

• Qué incluye y qué no. Menú o carta, horas de servicio, personal, vajilla, mantelería, hielo, armado y desarme. Lo que no está escrito, el cliente lo va a dar por incluido.
• Cantidad de invitados. El mínimo, hasta cuándo se puede confirmar el número final y qué pasa si llegan más personas de las confirmadas.
• Horas extra. Cuánto cuesta cada hora adicional de servicio, porque el personal se paga igual.
• Seña y pagos. Una parte por adelantado antes de comprar mercadería o reservar personal, y el resto antes del evento. No financies el evento de otro con tu plata.
• Cancelación. Qué pasa con la seña si el cliente cancela, según con cuánta anticipación lo hace.
• Lo que necesitás del lugar. Electricidad, agua, espacio para cocinar o armar la barra, acceso para descargar y horario de entrada.
• Vigencia. Hasta cuándo vale el precio. Con insumos que cambian seguido, un presupuesto sin vencimiento es un riesgo.

Para el armado completo del documento que le mandás al cliente, mirá cómo armar una propuesta comercial para eventos.

Cuándo el problema no es el precio

A veces los números están bien y el negocio igual no rinde porque todo pasa por vos. Si te suena, en cómo ordenar un negocio gastronómico que funciona a pulmón está por dónde empezar.

Y si querés hacerlo con alguien al lado, para eso existe el acompañamiento para gastronomía de eventos. En el primer mes ordenamos el negocio, y los números arrancan por lo que te cuesta de verdad cada servicio. En el segundo armamos tu propuesta tipo y precios con margen real. El plan Acompañamiento es de $200.000 por mes (USD 130), con un encuentro por semana; el Acompañamiento + hecho, de $400.000 por mes (USD 260), suma una pieza terminada por mes, como la planilla de costos y precios. El mínimo es de 3 meses. La primera llamada, de 30 minutos, es sin cargo. Escribime por WhatsApp y vemos si te sirve.

Preguntas frecuentes

¿Cobro distinto un casamiento que un evento corporativo?

Si lleva más horas, más personal o un menú más caro, sí: el precio cambia porque cambian los costos, no por el nombre del evento.

¿Qué hago si el cliente me pide bajar el precio?

Bajá el servicio, no el margen: menos horas, menos pasos en el menú o menos personal. Si bajás el precio sin tocar nada, la diferencia sale de tu bolsillo.

¿Cada cuánto actualizo los precios?

Cada vez que cambian tus costos de insumos o de personal, y siempre antes de mandar un presupuesto nuevo. Por eso conviene tener los costos en una planilla y no en la cabeza.

Y si tu web no te está trayendo consultas, acá está qué tiene que tener la web de un catering de eventos.