Cómo ordenar un negocio gastronómico que funciona a pulmón

Un negocio gastronómico funciona a pulmón cuando todo pasa por una sola persona: los precios están en su cabeza, las compras las hace ella, los turnos se arman por WhatsApp a último momento y la caja se cuenta “cuando hay tiempo”. Hay clientes y hay trabajo, pero si esa persona falta una semana, el negocio se frena. Para salir de ahí no hace falta cambiar todo: hay que ordenar cuatro cosas, en este orden. Precios, compras, turnos y caja.

Las señales de que el negocio depende de vos

Si te reconocés en tres o más, el negocio está funcionando a pulmón:

• Nadie más sabe cuánto cuesta un plato. Los precios los pusiste vos, una vez, y los actualizás a ojo cuando sube algo.
• Las compras salen de tu teléfono. Los proveedores te escriben a vos, los pedidos los hacés vos y nadie más sabe qué se pidió ni a qué precio.
• Los turnos se arman el día anterior. Por mensaje, con quien pueda, y si alguien falta, lo cubrís vos.
• No sabés cuánto ganaste el mes pasado. Sabés cuánto entró, pero no cuánto quedó.
• No te podés tomar una semana. No por falta de ganas: porque si no estás, algo se rompe.
• Todo está en tu cabeza. Las recetas, los acuerdos con proveedores, las preferencias de los clientes de siempre.

Nada de esto quiere decir que el negocio ande mal. Muchas veces anda bien justamente porque alguien pone el cuerpo todos los días. El problema es que así no crece, y el que lo sostiene se quema.

Primero: los precios

Lo primero que hay que ordenar es cuánto te cuesta cada cosa que vendés, porque todo lo demás depende de eso. Si no sabés cuánto te queda en un plato, en un trago o en un servicio de catering por persona, no sabés qué te conviene vender más ni cuándo tenés que subir.

Para cada producto o servicio, escribí tres números: cuánto cobrás, cuánto te cuesta y cuánto te queda. En el costo van los ingredientes con las mermas, el descartable, la parte del gas y la luz, y el tiempo de cocina. En catering y servicios para eventos sumá traslados, personal, armado y desarme. El paso a paso está en cómo poner precio a tu servicio de eventos, y sirve igual para gastronomía.

Con esa planilla hecha aparecen dos cosas: productos que venden mucho y dejan poco, y cargos que no estás cobrando, como el service charge o las horas extra en un evento.

Segundo: las compras

Cuando los precios están claros, lo siguiente es saber qué comprás, a quién y a cuánto. Una base de proveedores simple alcanza: nombre, qué te vende, precio de la última compra, condiciones de pago y cuánto tarda en entregar. Si un proveedor sube, lo ves enseguida y sabés qué precio tocar.

Dos reglas que ordenan mucho:

• Un día fijo de pedido por proveedor. No cuando te acordás. Así podés delegar el pedido sin perder control.
• Un mínimo y un máximo para lo que más usás. Cuando llegás al mínimo, se pide. Así cualquiera del equipo sabe cuándo hay que reponer sin preguntarte.

Si tenés mucha mercadería y la planilla ya no alcanza, en sistema de inventario simple para pymes está cuándo conviene dar el salto.

Tercero: los turnos

Los turnos armados a último momento son la forma más rápida de quemar a un equipo y de terminar cubriendo vos cada hueco. Lo mínimo:

• Una grilla semanal publicada con anticipación, siempre en el mismo lugar y el mismo día.
• Un responsable por turno que pueda tomar decisiones chicas sin llamarte.
• Una lista de reemplazos que ya sepan trabajar en tu cocina o tu barra.
• Las tareas de apertura y cierre por escrito, para que no dependan de quién está.

En un servicio de catering, lo mismo pero por evento: quién va, en qué horario, qué lleva cada uno y quién está a cargo en el lugar.

Cuarto: la caja

La caja se ordena al final porque, sin precios ni compras claras, contarla solo te dice cuánto entró. Con lo anterior hecho, el cierre de caja diario te dice cuánto quedó.

• Cierre todos los días, a la misma hora, con el mismo formato.
• Separar la plata del negocio de la tuya. Te pagás un sueldo fijo y el resto queda en el negocio.
• Un número por semana que mires siempre, por ejemplo lo que vendiste contra lo que compraste. Uno solo, pero siempre el mismo.
• En eventos, seña antes de comprar. No financies la fiesta de otro con tu plata.

Cuándo una herramienta ayuda y cuándo no

Ninguna herramienta ordena un negocio que no sabe cómo quiere funcionar. Primero se define cómo se hacen las cosas; después se elige con qué. Muchas veces una planilla compartida y un grupo de WhatsApp bien usado alcanzan para empezar.

Cuando el negocio crece y las planillas se cruzan entre sí, un sistema a medida puede juntar en un solo lugar precios, compras, stock, turnos y reportes, con usuarios y permisos para que cada uno vea lo suyo. Y si el problema es que la gente no te encuentra o no sabe qué ofrecés, eso se resuelve de otra manera: en página web para gastronomía está lo que sí hace vender mesas.

Ordenarlo con alguien al lado

Se puede hacer solo, pero cuesta, porque el que lo tiene que ordenar es el mismo que está apagando incendios todo el día. Para eso armé el acompañamiento de negocio: un encuentro por semana, dos tareas concretas por encuentro y, en el primer mes, la foto completa del negocio y un plan de 90 días. Trabajo con gastronomía para eventos, catering, barras y food trucks, y con salones y fiestas. Si querés ver si te sirve, escribime por WhatsApp desde esa página y lo charlamos.

Preguntas frecuentes

¿Por dónde empiezo si no tengo tiempo para nada?

Por los precios de los tres productos o servicios que más vendés. Es una tarde de trabajo y te muestra dónde se va la plata.

¿Tengo que dejar de hacer todo yo?

No de golpe. Elegí una sola cosa para delegar este mes, escribí cómo se hace y dejala en manos de otra persona. Al mes siguiente, otra.

¿Necesito un sistema para ordenar el negocio?

No para empezar. Primero el orden, después la herramienta. Un sistema sirve cuando ya sabés cómo querés que funcionen las cosas y las planillas no dan más.

¿Esto sirve para un catering o solo para un local?

Sirve para los dos. En catering y servicios para eventos cambia la unidad: en vez de ordenar por día, ordenás por evento.