Cómo poner precio a una barra de tragos para eventos sin perder plata

El precio de una barra de tragos para eventos sale de tres cuentas: lo que cuesta cada trago que servís, lo que cuesta el evento aunque la gente tome poco y lo que te tiene que quedar a vos. Si cotizás “por persona” copiando el número de otra barra, el riesgo es que la noche termine con las botellas vacías, el equipo cobrado y vos sin margen.

Acá va el método paso a paso. Los números que aparecen son un ejemplo inventado y redondo para que se entienda la cuenta, no precios de mercado. Los que sirven son los tuyos.

Primero: definí tu barra tipo

No se cotiza “una barra”. Se cotiza un servicio concreto: tantos invitados, tantas horas, tal carta de tragos, con o sin bebida incluida, en tal tipo de lugar. Elegí el evento que más hacés y escribilo en una hoja: esa es tu barra tipo.

Por persona o por hora

Hay dos formas habituales de presentar el precio, y conviene saber qué riesgo toma cada una.

• Por persona. El cliente paga un monto por invitado durante un tiempo de servicio definido. Es fácil de entender y de comparar. El riesgo es tuyo: si la gente toma más de lo que calculaste, el insumo extra sale de tu margen.
• Por hora de barra. El cliente paga por la barra abierta, el personal y el armado, y la bebida va aparte (la compra él o la cobrás por consumo). Te protege del consumo, pero el cliente tiene que entender bien qué está pagando.

Paso 1: cuánto rinde cada botella

Es la base de todo. Para cada trago de tu carta, anotá:

• La receta exacta. Cuántos mililitros de cada bebida lleva, más el jugo, el almíbar, la fruta y la decoración.
• Cuántos tragos salen de una botella. Dividí el contenido de la botella por la medida que usás. Ejemplo ilustrativo: si una botella tiene 750 ml y servís medidas de 50 ml, salen 15 tragos. Si la botella te cuesta 15.000 pesos, cada medida cuesta 1.000 pesos solo en alcohol.
• El resto del vaso. Gaseosa, jugo, fruta, hielo, sorbete, servilleta. De a uno es poco, en 300 tragos no.

Con eso llegás al costo de insumos por trago.

Paso 2: cuántos tragos por persona

Después necesitás saber cuántos tragos toma un invitado en tu barra tipo. Eso depende de las horas, del público y del tipo de evento, y solo lo sabés anotando tus propios eventos: cuántas botellas abriste, cuántas personas había y cuántas horas duró.

Ejemplo ilustrativo: si en tu barra tipo calculás 4 tragos por persona y cada trago te cuesta 1.500 pesos en total, el insumo por invitado es de 6.000 pesos. Para 100 invitados, 600.000 pesos de insumos. Con tus números reales, la cuenta es la misma.

Paso 3: el personal

Bartenders, ayudante de barra, alguien que repone hielo y junta vasos. Contá las horas reales, no solo las del evento:

• Carga y traslado.
• Armado de la barra y preparación de jugos y almíbares.
• Servicio.
• Desarme, limpieza y vuelta.

Si un evento de 5 horas te lleva 9 horas de trabajo por persona, cotizá 9.

Paso 4: vajilla, hielo y equipamiento

• Vajilla. Si es propia, tiene desgaste y se rompe; si es alquilada, tiene un costo por pieza y suele cobrarse la rotura. Decidí si trabajás con vidrio, con descartable o con las dos opciones y cotizalo distinto.
• Hielo. Calculá el que va en los vasos, el que enfría las botellas y el que se derrite antes de usarse. Si el lugar no tiene freezer, sumá conservadoras y reposición.
• Equipamiento. La barra móvil, coctelería y heladeras se gastan con cada evento: repartí su mantenimiento y reposición entre los eventos del año.

Paso 5: traslado

Ida y vuelta con la barra, las bebidas, el hielo y el equipo. Poné en el presupuesto hasta qué distancia está incluido y cuánto se suma fuera de esa zona.

Paso 6: merma y roturas

Siempre se pierde algo: la botella que se cae, el vaso que se rompe, el trago que se tira porque salió mal, la fruta que sobra. La forma honesta de calcularlo es mirar tus eventos anteriores y anotarlo como un porcentaje del costo de insumos. Sumalo al costo, no lo escondas en el margen.

Para la vajilla, poné por escrito qué pasa si se rompe por uso normal (lo absorbés vos, está en tu costo) y qué pasa si hay roturas fuera de lo normal (se cobra aparte, con un valor por pieza que el cliente conoce antes).

Paso 7: lo fijo del mes y tu margen

Monotributo, contador, teléfono, publicidad, seguros, el depósito donde guardás la barra. Sumá lo que pagás en un mes y dividilo por los eventos de un mes normal. Esa parte va en cada presupuesto.

Arriba de todo eso va el margen: lo que paga tu trabajo como dueño y deja algo para reponer equipo y aguantar un mes flojo. La cuenta en tres columnas (cobrás, cuesta, queda) está explicada en cómo poner precio a tu servicio de eventos, y si además hacés comida, el método completo para catering está en cómo poner precio a un catering para eventos.

Horas extra: decidilas antes del evento

Si la fiesta se estira y la hora extra no estaba escrita, la regalás: el personal se paga igual y la gente sigue tomando.

En el presupuesto poné el valor de cada hora extra, que incluya personal e insumo estimado, y quién la autoriza en el evento. Lo mejor es que la confirme por escrito alguien del lado del cliente, aunque sea un mensaje de WhatsApp en el momento.

Qué tiene que decir el presupuesto

• Qué incluye y qué no. Carta de tragos, horas de servicio, personal, vajilla, hielo, armado y desarme, si la bebida está incluida o no.
• Cantidad de invitados. El mínimo, hasta cuándo se confirma el número final y qué pasa si llegan más.
• Horas extra. Valor por hora y quién la pide.
• Roturas. Qué está incluido y qué se cobra aparte.
• Lo que necesitás del lugar. Electricidad, agua, espacio para la barra, acceso para descargar, freezer si hay.
• Seña, pagos y cancelación. Una parte antes de comprar bebida y reservar personal, el resto antes del evento, y qué pasa si se cancela. Lo explicamos en seña, anticipo y cancelación en eventos.
• Vigencia. Hasta cuándo vale el precio. Con bebidas que cambian de precio seguido, un presupuesto sin vencimiento es un riesgo.

Si querés hacerlo con alguien al lado

Ordenar estos números es lo primero que trabajamos en el acompañamiento para gastronomía de eventos: en gastronomía para eventos, los números arrancan por lo que te cuesta de verdad cada servicio. El plan Acompañamiento es de $200.000 por mes (USD 130), con un encuentro por semana; el Acompañamiento + hecho, de $400.000 por mes (USD 260), suma una pieza terminada por mes, como la planilla de costos y precios. El mínimo es de 3 meses. La primera llamada, de 30 minutos, es sin cargo. Escribime por WhatsApp y vemos si te sirve.

Preguntas frecuentes

¿Conviene incluir la bebida o que la compre el cliente?

Depende de cuánto riesgo querés tomar. Con la bebida incluida ganás también sobre el insumo, pero el consumo lo cargás vos. Si la compra el cliente, cobrás servicio y personal, y tenés que dejar claro qué cantidad necesita para que no falte.

¿Qué hago si me piden bajar el precio?

Bajá el servicio, no el margen: menos horas, una carta más corta, descartable en vez de vidrio. Si bajás el número sin tocar nada, la diferencia sale de tu bolsillo.