DJ propio o tercerizado en un salón de eventos: qué conviene

Tener DJ y sonido propio en tu salón o tu catering conviene cuando hacés suficientes eventos como para que el equipo y la gente se paguen solos, y cuando querés controlar la noche de punta a punta. Tercerizar conviene cuando tus fechas son irregulares o cuando no querés sumar costos fijos. La respuesta sale de una cuenta simple: cuánto te cuesta tener el servicio aunque no haya fiesta, contra cuánto te cuesta pagarlo solo cuando hay fiesta. Y si tercerizás, el acuerdo con el DJ externo tiene que estar escrito.

Esta nota es para el dueño del salón o del catering. Si sos DJ y querés ponerle precio a tus fechas, la que te sirve es cuánto cobrar como DJ para eventos.

Qué significa tenerlo propio

Tener DJ y sonido propio no es solo comprar parlantes. Es hacerte cargo de todo esto:

• El equipo. Sonido, consola, micrófonos, iluminación básica, cables, repuestos. Hay que comprarlo, mantenerlo, guardarlo y renovarlo cuando se rompe o queda viejo.
• La gente. Uno o más DJ que trabajen tus fechas, con quien te cubra si uno se enferma un sábado.
• El tiempo de coordinación. Reunión con los novios o con la familia, lista de temas, momentos de la fiesta, prueba de sonido.
• El riesgo. Si el equipo falla en medio de la fiesta, el problema es tuyo y no de un proveedor.

A cambio, ganás control: sabés cómo suena tu salón, a qué hora arranca la música y cómo termina la noche. Y el servicio queda dentro de tu paquete, sin depender de la agenda de otro.

Qué significa tercerizarlo

Tercerizar es trabajar con uno o varios DJ externos que traen su equipo, o que usan el sonido fijo del salón. Vos no pagás nada cuando no hay fiesta. A cambio:

• Dependés de su agenda. Si tu DJ de confianza ya tiene ese sábado tomado, tenés que salir a buscar otro.
• La calidad no la controlás del todo. El cliente no distingue entre tu salón y el DJ: si la música sale mal, la fiesta salió mal en tu salón.
• El margen se reparte. Lo que el cliente paga por la música se lo lleva en buena parte el DJ.

Hay una forma intermedia que usan muchos salones: sonido fijo propio instalado en el lugar y DJ externo que lo usa. Así el equipo pesado no entra y sale cada fin de semana, y vos solo pagás a la persona cuando hay evento.

La cuenta: costos fijos contra costos por evento

La decisión sale de comparar dos números. Supongamos, solo como ejemplo de cuenta, lo siguiente:

• Tener el servicio propio te cuesta 300 unidades por mes aunque no haya ninguna fiesta (la cuota o el desgaste del equipo repartido en meses, el mantenimiento, lo que le pagás fijo a tu DJ).
• Además, cada fiesta con servicio propio te cuesta 20 unidades más (las horas extra del DJ, traslados, consumibles).
• Tercerizar te cuesta 60 unidades por fiesta, sin nada fijo.

Con servicio propio, cada fiesta te ahorra 40 unidades respecto de tercerizar (60 menos 20). Para cubrir las 300 fijas necesitás 7,5 fiestas por mes, o sea 8. Si hacés menos de 8 fiestas por mes, tercerizar te sale más barato. Si hacés más, el servicio propio empieza a dejarte plata.

Hacé esta cuenta con tus números reales y con tus meses reales, no con el mejor mes del año. Si en temporada alta hacés 12 fiestas y en temporada baja 3, lo que importa es el promedio del año, porque el costo fijo lo pagás los doce meses.

Cómo armar el acuerdo con un DJ externo

Si tercerizás, la relación no puede quedar de palabra. Un acuerdo corto, en una hoja, que diga:

Cómo se paga

Hay dos modelos habituales. En el primero, el cliente le paga al DJ directamente y el DJ le deja al salón una comisión por cada fiesta que el salón le pasa. En el segundo, el salón incluye la música en su paquete, le cobra al cliente y le paga al DJ un monto fijo por fiesta.

El segundo te da más control sobre el precio que ve el cliente y sobre la seña. El primero te saca trabajo administrativo, pero el cliente ve dos proveedores. Sea cual sea, escribí el monto o la comisión, cuándo se paga y qué pasa si la fiesta se cancela.

Exclusividad

Decidí si el DJ es el único que puede trabajar en tu salón o si el cliente puede traer el suyo. Si dejás que traigan otro, fijá condiciones: que use el sonido del salón o que traiga equipo que cumpla tus reglas, que respete el horario y que cobres un cargo por uso del espacio técnico. Si le das exclusividad a un DJ, pedile algo a cambio: disponibilidad garantizada en tus fechas y un reemplazo de su confianza si no puede.

Horario y volumen

Hora de llegada, prueba de sonido, hora de inicio, hora de corte de la música y quién decide la hora extra. El volumen máximo y la hora de corte dependen de las reglas de tu municipio y de los vecinos; consultalas y pasáselas por escrito. El DJ externo no conoce a tus vecinos; vos sí.

Qué pasa si algo falla

Quién responde si el equipo del DJ se rompe, quién lo reemplaza si no llega y qué seguro tiene. Pedile que te muestre su seguro de responsabilidad civil si trae su equipo.

Cómo se trata al cliente

Quién habla con los novios o con la familia antes de la fiesta, si el DJ puede ofrecerles servicios extra por su cuenta y cómo se presenta: como parte de tu salón o como proveedor aparte.

Las mismas reglas que sirven para cualquier alianza entre un salón y un proveedor están en alianzas con salones y proveedores de eventos.

Los riesgos de cada camino

Del servicio propio:

• Comprar equipo antes de tener las fechas que lo pagan.
• Depender de un solo DJ empleado sin reemplazo.
• Equipo que se queda viejo y no tenés presupuesto para renovarlo.

Del tercerizado:

• Un DJ que no se presenta y una fiesta sin música.
• Un DJ que se lleva a tus clientes para su próximo evento en otro salón.
• Cobros cruzados que nadie anota y que a fin de mes no cierran.
• Un acuerdo de palabra que cada uno recuerda distinto.

Del lado del DJ y del sonidista, cómo piensan ellos la relación con los salones está en sonido para casamientos y fiestas: cómo hacer crecer tu negocio. Leerlo te ayuda a proponer un acuerdo que les convenga a los dos.

Preguntas frecuentes

¿Puedo empezar tercerizando y pasar a propio después?

Sí, y suele ser lo más prudente. Tercerizás mientras medís cuántas fiestas hacés de verdad y pasás a propio cuando la cuenta te da.

¿Le cobro al cliente si trae su propio DJ?

Podés cobrar un cargo por uso del espacio técnico o del sonido del salón. Lo importante es que esté escrito en la propuesta desde el principio, no que aparezca la semana de la fiesta.

Ordenar tu salón o tu catering, conmigo

Si no sabés si te conviene tener DJ propio, o si trabajás con externos y cada fin de semana es una negociación nueva, eso se ordena. En el acompañamiento para fiestas y salones armamos tus números por fiesta, los acuerdos con tus proveedores y un negocio que no pase todo por vos. Si querés empezar por ver dónde está trabado, hacé el diagnóstico de tu negocio: 12 preguntas, 3 minutos, sin registrarte. O escribime por WhatsApp desde esas páginas y vemos si te sirve.

Y si tu web no te está trayendo consultas, acá está qué tiene que tener la web de un DJ de eventos.