Punto de equilibrio de un salón de eventos: cuántos eventos necesitás por mes

Un salón de eventos paga el alquiler, la luz y al encargado aunque el sábado no haya fiesta. Por eso la pregunta más útil que te podés hacer no es cuánto cobrás por evento, sino cuántos eventos por mes necesitás para cubrir todo lo que pagás igual. Ese número es tu punto de equilibrio. Por debajo, el mes da pérdida aunque cada fiesta haya salido perfecta. Por encima, recién ahí empieza la ganancia.

La lógica general, para cualquier negocio de eventos, está en cómo saber si tu negocio de eventos gana plata. Acá la llevamos a un salón, que tiene una particularidad: muchos costos fijos y una cantidad limitada de fechas buenas.

Costos fijos y costos variables en un salón

El primer paso es separar lo que pagás todos los meses de lo que pagás solo cuando hay evento.

Fijos: los que pagás aunque el salón esté cerrado

• Alquiler o cuota del local, o lo que te costaría alquilarlo si es tuyo.
• Servicios con cargo mínimo: luz, gas, agua, internet.
• Personal fijo: encargado, limpieza de planta, mantenimiento.
• Mantenimiento y reposición de mobiliario, vajilla y equipos.
• Seguros, habilitaciones y tasas que se pagan todo el año.
• Impuestos fijos, contador, sistema de reservas, publicidad mensual.
• Tu sueldo. Si sos el que vende, recibe y cierra el salón a la madrugada, ese trabajo es un costo fijo. Si no lo contás, el equilibrio te da más bajo de lo que es.

Variables: los que aparecen solo si hay evento

• Personal del día: mozos, seguridad, puerta, limpieza posterior.
• El consumo extra de luz, gas y aire de esa noche.
• Insumos: bebida, comida o lo que incluya tu paquete.
• Proveedores que contratás vos para ese evento.
• Comisiones de cobro.

Si dudás dónde va un gasto, hacete esta pregunta: si el mes que viene no hay ningún evento, ¿lo pago igual? Si la respuesta es sí, es fijo. Para cargar los variables evento por evento, te sirve la planilla de costos de un evento.

El margen por evento

Para cada evento, restá lo variable de lo que cobrás:

Margen por evento = lo que cobrás (sin impuestos que no son tuyos) menos los costos variables de ese evento.

Ese margen no es ganancia. Es la plata que cada evento aporta para pagar los fijos. Recién cuando los fijos están cubiertos, lo que sigue entrando es ganancia.

La cuenta del punto de equilibrio

Con esos dos números, la cuenta es una división:

Eventos por mes para cubrir los fijos = costos fijos del mes dividido el margen por evento.

Si te da un número con coma, redondeá para arriba: no existe medio evento.

Un ejemplo con números redondos

Este es un ejemplo ilustrativo, con números inventados y redondos para que se entienda la lógica. Tus números van a ser otros.

• Costos fijos del salón, sueldo incluido: $6.000.000 por mes.
• Una fiesta de sábado: cobrás $3.000.000 y los variables son $1.500.000.
• Margen por evento: $1.500.000.
• Punto de equilibrio: $6.000.000 dividido $1.500.000 = 4 fiestas por mes.

Un mes tiene cuatro o cinco sábados. Eso quiere decir que este salón necesita todos los sábados ocupados solo para no perder. Un sábado libre y el mes da $1.500.000 negativo. Este es el dato que cambia cómo mirás tu agenda.

El efecto del descuento

Siguiendo el mismo ejemplo: si para cerrar una fiesta hacés un 20 % de descuento, cobrás $2.400.000. Los variables siguen siendo $1.500.000, así que el margen baja a $900.000. Con ese margen necesitarías casi siete fiestas por mes para cubrir los mismos fijos. El descuento se come el 20 % del precio, pero el 40 % del margen. Antes de bajar un precio, hacé esta cuenta.

Cuando tenés distintos tipos de evento

Casi ningún salón vive de un solo formato. Hay sábados de casamientos o fiestas de 15, viernes más chicos, cumpleaños infantiles a la tarde, algún evento de empresa en la semana. Cada uno tiene su propio margen.

En ese caso la cuenta se hace sumando: cuánto margen dejan los eventos que ya tenés seguros y cuánto falta para llegar a los fijos. Siguiendo el ejemplo ilustrativo, si tenés tres sábados vendidos ($4.500.000 de margen), te faltan $1.500.000. Si un evento de semana te deja $500.000 de margen, necesitás tres para completar el mes. Así sabés qué tipo de fecha salir a vender y cuántas.

Mirá el año, no solo el mes

Un salón tiene meses llenos y meses flacos. Hacé la cuenta mes por mes y también para el año entero. Si diciembre sobra y febrero falta, lo que ganás en uno tiene que quedar guardado para el otro. Si sumás los doce meses y el año no cierra, el problema no es de temporada: es de estructura.

Qué hacer si no llegás

Si tu agenda real está por debajo del punto de equilibrio, hay cuatro palancas. Funcionan mejor combinadas:

1. Subir el margen por evento. Revisá precios y qué incluye cada paquete. A veces el margen se pierde en cosas que regalás sin darte cuenta. Te puede servir cómo armar paquetes para un salón de fiestas.
2. Bajar los costos fijos. Uno por uno, con la pregunta: ¿esto me trae eventos o me hace más fácil hacerlos? Si no, se recorta.
3. Vender las fechas flojas. El salón vacío un martes también paga alquiler. Eventos de empresa, capacitaciones, alquiler por horas o cumpleaños de día pueden sumar margen sin competir con tus sábados. Ojo con el precio: tiene que cubrir sus variables y dejar algo.
4. Convertir más consultas. Si te escriben y no cierran, el problema puede estar en la respuesta y no en la demanda.

Lo que no conviene hacer es salir a regalar fechas con descuentos fuertes: ya viste en el ejemplo cuánto margen se lleva un descuento.

Preguntas frecuentes

¿El alquiler va en fijos aunque el salón sea mío?

Sí. Si el local es tuyo, podrías alquilarlo y cobrar por eso. Ponerle un valor te muestra si el negocio de eventos rinde más que alquilar el lugar a otro.

¿Cada cuánto rehago la cuenta?

Cada vez que cambian tus precios, tus fijos o tus paquetes, y por lo menos una vez por temporada. Con inflación, una cuenta vieja te miente.

¿Y si el equilibrio me da más eventos que fechas disponibles?

Entonces con la estructura actual el salón no puede cerrar el mes, por más que vendas todo. Hay que tocar margen o fijos antes de salir a vender más.

Hacer la cuenta con alguien al lado

La cuenta es simple; lo difícil es tener los números reales y decidir qué hacer con lo que muestran. En el acompañamiento para fiestas y salones trabajamos los números en el primer mes y los precios con margen real en el segundo. Si querés ver primero dónde está trabado tu negocio, hacé el diagnóstico: son 12 preguntas en seis ejes, y uno de ellos es «Los números». Si te sirve, escribime por WhatsApp desde esa página y lo vemos.