Planilla de costos de un evento: qué columnas poner y cómo usarla

La planilla de costos de un evento necesita pocas columnas, pero bien elegidas: qué es cada gasto, si es fijo o depende de la cantidad de invitados, cuánto calculaste, cuánto pagaste de verdad y la diferencia. Arriba de todo eso van los imprevistos, el margen y el precio final. Si la armás una vez y la usás en cada evento, deja de ser un papel para el presupuesto y pasa a ser la herramienta que te dice qué cotizar mejor la próxima vez.

Una hoja por evento, no una cuenta al final del mes

Para saber si el negocio gana plata hay que mirar el mes, y eso está explicado en cómo saber si tu negocio de eventos gana plata. Pero el mes se arma con eventos, y cada evento tiene su propia cuenta. Si mezclás todo en una sola hoja, no vas a ver qué fiesta te dejó y cuál te comió el margen.

La regla es simple: una hoja (o una pestaña) por evento, siempre con las mismas columnas. Así, después de diez eventos, podés compararlos entre sí.

Las columnas que tiene que tener

Una fila por cada gasto, con estas columnas:

1. Concepto. Qué es: catering, sonido, mozos, flete, decoración.
2. Rubro. El grupo al que pertenece (lo vemos abajo). Sirve para sumar por bloque.
3. Tipo. Fijo o variable. Fijo es lo que pagás igual con 80 o con 120 invitados, como el sonido. Variable es lo que cambia con la cantidad de gente, como la comida.
4. Cantidad. Personas, horas, viajes o unidades.
5. Precio unitario. Lo que te cobra el proveedor por cada una.
6. Presupuestado. Cantidad por precio unitario, lo que calculaste al cotizar.
7. Real. Lo que terminaste pagando. Se completa después del evento.
8. Diferencia. Real menos presupuestado. Si da positivo, gastaste más de lo previsto.
9. Proveedor. Con quién lo contrataste.
10. Pagado. Seña, saldo o pendiente. Te ordena los pagos de la semana del evento.

Con eso alcanza. Si agregás veinte columnas más, en el tercer evento la dejás de completar.

Los bloques de costos

Agrupá las filas en bloques, para que nada se pierda:

• Variables por invitado. Comida, bebida, vajilla alquilada, souvenirs. Todo lo que se multiplica por la cantidad de gente.
• Fijos del evento. Sonido, iluminación, decoración, alquiler del lugar si no es tuyo. Lo que pagás igual aunque falten invitados.
• Personal. Mozos, barra, seguridad, coordinación, armado y desarme. Con las horas reales, incluidas las de antes y después de la fiesta.
• Fletes y traslados. Ida y vuelta de equipos, taxis del staff a la madrugada, viáticos si el evento es lejos. Es el bloque que más se olvida.
• Parte de los gastos del mes. Teléfono, herramientas, publicidad, contador. Repartí el total del mes entre los eventos que hacés y sumá esa parte a cada uno.
• Tu trabajo. Las horas de reuniones, visitas y coordinación. Si no las ponés como costo, las estás regalando.

Imprevistos, margen y precio final

Debajo de los bloques van tres líneas:

• Subtotal de costos. La suma de todo lo anterior.
• Imprevistos. Un porcentaje del subtotal para lo que siempre aparece: un proveedor que se cae, una hora extra, cinco invitados que no estaban en la lista. Elegí el porcentaje según tu experiencia y ajustalo con lo que te muestre la planilla.
• Precio final. Acá está el error más común.

Si querés que te quede el 30% de lo que cobrás, no alcanza con sumarle 30% al costo. Si el costo es 100 y le sumás 30, cobrás 130 y te quedan 30, que es el 23% del precio, no el 30%. La cuenta correcta es dividir el costo por lo que queda después de restar el margen: costo dividido 0,70. Con costo 100, el precio es 143 y te quedan 43, que sí es el 30% de 143.

Los impuestos van aparte, según tu situación: preguntale a tu contador qué parte de lo que facturás se va en impuestos y sumalo después. El paso a paso para llegar al número está en cómo poner precio a tu servicio de eventos.

Un ejemplo con números redondos

Este es un ejemplo ilustrativo, con números inventados y redondos para que se entienda la lógica. No son precios de mercado: tus números van a ser otros.

Una fiesta de 100 invitados, presupuestado:

• Catering: 100 × $10.000 = $1.000.000
• Bebida: 100 × $3.000 = $300.000
• Sonido e iluminación: $400.000
• Decoración: $200.000
• Personal: 6 personas × $50.000 = $300.000
• Fletes: $100.000
• Parte de los gastos del mes: $100.000
• Subtotal: $2.400.000
• Imprevistos (5%): $120.000
• Costo total: $2.520.000
• Precio final con 30% de margen: $2.520.000 dividido 0,70 = $3.600.000
• Queda: $1.080.000

Después del evento completás la columna real:

• Catering: vinieron 105 personas, $1.050.000 (diferencia +$50.000)
• Personal: una hora extra para todo el equipo, $360.000 (diferencia +$60.000)
• Fletes: un viaje más para buscar equipos, $150.000 (diferencia +$50.000)
• El resto, igual a lo presupuestado.

Costo real: $2.560.000. Cobraste $3.600.000, así que quedaron $1.040.000. Las diferencias sumaron $160.000 y los imprevistos eran $120.000: los $40.000 que faltaron salieron de tu margen.

Comparar presupuestado contra real

Ese ejemplo muestra para qué sirve la planilla. Las diferencias no son mala suerte: son información.

• Cinco invitados de más te dicen que necesitás un precio por invitado adicional en el presupuesto, y una fecha para cerrar la lista.
• La hora extra te dice que la tenés que cobrar, escrita en las condiciones, en vez de absorberla.
• El flete de más te dice que lo estás cotizando corto, o que hay que planificar mejor la carga.

Dos reglas para que funcione: cerrá la planilla en la semana del evento, cuando todavía te acordás de cada taxi, y mirá la columna de diferencias cada tres o cuatro eventos. Si un rubro se te va siempre arriba, el problema está en cómo lo cotizás.

Cuando la planilla ya no alcanza

La planilla funciona muy bien mientras la usás vos solo y hacés pocos eventos por mes. Deja de alcanzar cuando varias personas la tocan y se pisan, cuando los mismos datos se cargan en tres lados (presupuesto, planilla, mensajes con proveedores) o cuando perdés tiempo copiando números en vez de vender.

En ese punto conviene pasar a un sistema a medida: usuarios con permisos, una base de datos en lugar de planillas sueltas y reportes que se arman solos. Arranca desde USD 2.500 y se hace en 4 a 6 semanas, con presupuesto por escrito antes de empezar. No lo necesitás para empezar: primero, la planilla.

Preguntas frecuentes

¿Uso Excel o Google Sheets?

El que ya sepas usar. Google Sheets tiene la ventaja de que lo podés abrir desde el celular el día del evento y compartirlo con quien te ayuda.

¿Qué porcentaje de imprevistos pongo?

No hay un número que sirva para todos. Arrancá con uno chico y mirá la columna de diferencias: si cada evento te pasás, subilo; si nunca lo usás, quizás estás cobrando de más.

¿Le muestro la planilla al cliente?

No. Al cliente le mandás un precio claro con lo que incluye y lo que no. La planilla es tuya: tiene tus costos y tu margen.

Armarla con alguien al lado

Si hacés eventos todos los meses y nunca comparaste lo presupuestado con lo real, ahí está la plata que se te escapa. En el acompañamiento para productores de eventos armamos juntos tus precios con margen real, y en el plan + hecho la planilla de costos y precios puede ser la pieza del mes, terminada y lista para usar. Escribime por WhatsApp desde esa página y lo vemos.