Cómo planificar el año de tu negocio de eventos en una planilla

Planificar el año de un negocio de eventos es poner en una sola planilla cuatro cosas: cuándo pasan tus eventos, cuándo se venden, cuándo descansás y cuándo cambiás los precios. Casi nadie lo hace. La mayoría vive el año de atrás para adelante: se entera de que llega la temporada fuerte cuando ya está encima y descubre que el mes flojo viene flojo cuando ya no hay nada que hacer.

Te propongo armarlo una vez, en una tarde, y revisarlo cada mes.

La planilla: doce filas y seis columnas

No hace falta ningún sistema. Una hoja de cálculo con una fila por mes y estas columnas alcanza:

• Mes.
• Qué eventos pasan. Los que hacés vos en ese mes: casamientos, cumpleaños, fiestas de fin de año, eventos de empresa, egresos, lo que sea tu rubro.
• Qué vendo. Esta es la columna que casi todos se olvidan. No es lo mismo lo que hacés en un mes que lo que tenés que estar vendiendo en ese mes.
• Cuánto espero facturar. Un número estimado, sacado de lo que facturaste el año pasado en ese mismo mes.
• Precio. Si ese mes rige la lista de siempre, una lista nueva o un recargo por fecha alta.
• Descanso y tareas internas. Vacaciones, mantenimiento, fotos nuevas, ordenar números.

Llená primero la columna de lo que ya pasó. Si tenés tus eventos del año pasado anotados, copialos mes por mes. Si no los tenés, sacalos del calendario del celular, de los chats con clientes o de las facturas. Esa foto real vale más que cualquier plan imaginado.

Marcá tus temporadas, no las del rubro

Cada negocio de eventos tiene su propio año. Un salón de fiestas infantiles, un catering de casamientos y una productora de eventos corporativos tienen picos en meses distintos. Por eso no sirve copiar el calendario de otro.

Con la columna de eventos llena, pintá cada mes con tres colores:

• Fuerte: meses donde te falta capacidad y decís que no a trabajos.
• Normal: meses donde trabajás tranquilo.
• Flojo: meses donde sobran fechas libres.

Si querés profundizar en cada extremo, ya escribí sobre cómo aprovechar la temporada baja y cómo atravesar la temporada alta sin quemarte. Acá lo importante es verlos juntos en una sola hoja, porque lo que hagas en uno define cómo te va en el otro.

Las fechas fuertes van primero

Dentro de cada temporada hay fechas puntuales que se venden solas: los sábados de los meses de casamientos, las semanas de fiestas de fin de año de empresa, los feriados largos si trabajás con turismo, el fin de clases si hacés egresos. Anotalas con nombre en la planilla.

Esas fechas son tu recurso más escaso. Se pueden vender una sola vez. Dos reglas simples:

1. No las regales con descuentos. Una fecha fuerte con descuento es plata que dejás en la mesa.
2. Decidí antes qué tipo de evento querés en cada una. Si un sábado fuerte lo ocupa un evento chico porque llegó primero, después llega el grande y ya no tenés lugar.

Cuándo vender cada tipo de evento

Cada tipo de evento se decide con una anticipación distinta. Un casamiento se suele cerrar con mucho más tiempo que un cumpleaños, y una fiesta de fin de año de empresa se define en una ventana corta antes de que termine el año. No te doy meses exactos porque cambian según tu rubro, tu ciudad y tu cliente: sacalos de tus propios datos.

Cómo hacerlo: para cada evento del año pasado, anotá la fecha en que el cliente te escribió por primera vez y la fecha del evento. La diferencia es tu anticipación real. Con eso armás la columna Qué vendo: si tus casamientos de un mes se cerraron varios meses antes, en esos meses previos tenés que estar mostrando casamientos, respondiendo rápido y haciendo visitas.

Ese desfasaje explica muchos meses flojos: no son flojos porque no hay eventos, sino porque nadie vendió con tiempo los eventos que tenían que caer ahí.

Cuándo subir precios

Subir precios en medio de una negociación es incómodo. Subirlos en una fecha que ya tenías marcada en la planilla es parte del negocio. Algunas ideas para elegir el momento:

• Antes de que empiece la ventana de venta de tu temporada fuerte. Si los eventos fuertes se venden con anticipación, el precio nuevo tiene que estar listo antes de que lleguen las consultas, no cuando ya hiciste las visitas.
• Al cambiar de año. Es el momento en que el cliente espera que los precios se actualicen.
• Cuando tus costos cambian. Si tus proveedores te suben, revisá tu lista ese mismo mes.

Y respetá siempre lo ya presupuestado: si mandaste un precio con fecha de validez, ese precio vale hasta esa fecha. Si querés repasar cómo se arma el número, está la nota sobre cómo poner precio a tu servicio de eventos.

Cuándo descansar

El descanso también va en la planilla, con fecha. Si no lo anotás, se lo come el primer cliente que pide justo ese fin de semana.

Elegí el descanso mirando los colores: el mejor momento suele ser después de la temporada fuerte y antes de que arranque la venta de la siguiente. Bloquealo en el calendario como si fuera un evento confirmado. Avisale a tu equipo y a tus proveedores con tiempo.

En los meses flojos, además, marcá las tareas internas que siempre quedan para después: sacar fotos nuevas de tus eventos, actualizar la ficha de Google, ordenar la base de clientes, revisar los números del año.

Revisala una vez por mes

La planilla no sirve si la armás en enero y no la volvés a abrir. Una vez por mes, media hora:

• Anotá lo que facturaste de verdad al lado de lo que esperabas.
• Mirá qué tenés que estar vendiendo ahora para los meses que vienen.
• Confirmá que las fechas de descanso y de cambio de precios siguen en pie.

Con un año completo de datos, el segundo año la planilla ya no es una estimación: es tu negocio en una hoja.

Si querés hacerlo con alguien al lado

Armar este calendario es parte de lo que hacemos en el acompañamiento de negocio: en el primer mes sacamos la foto completa del negocio y un plan de 90 días, y después salimos a vender con esa base. Si no sabés por dónde empezar, podés hacer primero el diagnóstico de 12 preguntas, sin registrarte, y ver dónde está tu negocio hoy.

Preguntas frecuentes

¿Qué hago si no tengo datos del año pasado?

Arrancá igual. Completá la planilla con lo que te acordás y marcá con otro color lo que es estimado. A partir de este mes, anotá cada consulta con su fecha y cada evento cerrado. En un año vas a tener tus propios números.

¿Planilla o sistema?

Planilla. Si la usás todos los meses y se te queda chica, recién ahí tiene sentido pensar en un sistema.

¿Tengo que bajar precios en temporada baja?

No necesariamente. Antes de bajar el precio, probá vender otro tipo de evento o un formato más chico para esos meses. Bajar el precio es fácil; volver a subirlo, no.