Cómo delegar un evento en un coordinador de confianza

Para delegar un evento en un coordinador hacen falta cinco cosas por escrito antes del día: una hoja de ruta que se entienda sin vos, una lista clara de qué decide solo y qué te consulta, los contactos de todos los que intervienen, un checklist por momento del evento y un acuerdo de pago. Después del evento, una evaluación corta. Con eso, el evento sale aunque vos no estés, y ese es el primer paso para que el negocio no dependa solo de vos.

Coordinador no es lo mismo que ayudante

Sumar a alguien que te ayude con tareas es una cosa; lo contamos en cómo sumar tu primer colaborador en eventos. Delegar en un coordinador es otra: es la persona que está a cargo en tu lugar. Los proveedores le preguntan a ella, el staff le responde a ella y el cliente sabe que ella es la referencia ese día.

Por eso no se delega de golpe. Se sube por escalones:

1. Te acompaña en varios eventos y mira cómo resolvés.
2. Coordina una parte con vos presente: el armado, la puerta, el staff, el desarme.
3. Coordina una parte con vos ubicable por teléfono, pero fuera del lugar.
4. Coordina un evento chico entero sin vos.
5. Coordina un evento grande, con vos disponible solo para lo que está en la lista de consultas.

Cada escalón se gana con un evento que salió bien y una evaluación hecha. Saltearse escalones es la forma más rápida de volver a hacer todo vos.

La reunión de traspaso y la hoja de ruta

Unos días antes, una reunión de traspaso: le contás el evento como se lo contarías a alguien que no estuvo en ninguna conversación con el cliente. Y le dejás una hoja de ruta con esto:

• Datos del evento. Fecha, lugar, dirección, cantidad de invitados, tipo de evento, horario de apertura y cierre.
• Cronograma minuto a minuto. Desde que se abre el lugar para armar hasta que se entrega limpio. Quién llega a qué hora y qué tiene que estar listo en cada momento.
• Lo que pidió el cliente. Lo que está en el presupuesto y lo que se habló aparte: el brindis a tal hora, la mesa que no se mueve, la persona que no puede subir al escenario. Si no está escrito, el coordinador no lo sabe.
• Planos o fotos del lugar. Dónde va cada cosa, por dónde entra la carga, dónde come el staff.
• Proveedores y staff. Quién viene, qué trae, a qué hora y quién recibe.
• Lo que no está incluido. Para que pueda decir que no con tranquilidad cuando el cliente pida algo de más.

Quién decide qué el día del evento

Es lo que más se olvida y lo que más llamadas genera. Armá tres listas:

• Decide solo. Mover un horario de entrega dentro de un margen, reubicar a alguien del staff, resolver un faltante chico con un gasto hasta un tope que vos fijás.
• Decide y te avisa. Cambios en el cronograma que el cliente pide en el momento, un proveedor que llega tarde y obliga a reordenar, un gasto que pasa el tope pero es urgente.
• Te consulta antes. Todo lo que cambia el precio, cualquier cosa que comprometa la seguridad de la gente, suspender o cortar algo del evento, un reclamo serio del cliente.

Dejá escrito el tope de gasto y de dónde sale esa plata (una caja chica, una tarjeta, un reintegro contra comprobante). Y avisale al cliente y a los proveedores, antes del evento, que ese día la referencia es tu coordinador. Si no lo avisás vos, todos te van a seguir llamando a vos.

Los contactos

Una lista de una página, impresa y en el teléfono del coordinador:

• Cliente y la persona que decide del lado del cliente, que no siempre es la misma.
• Responsable del lugar y quién abre y cierra.
• Cada proveedor: quién va ese día, no quién vende.
• Encargado de cada grupo de staff.
• Vos, con la aclaración de en qué horario estás disponible.
• Emergencias: cómo se pide asistencia en ese lugar y quién tiene esa información.

Se comparte lo necesario para que el evento salga, no más.

Si todavía no tenés tus proveedores ordenados, empezá por ahí: en cómo armar tu base de proveedores de eventos está el paso a paso.

El checklist por momento

Un checklist no reemplaza al criterio, pero evita olvidos cuando hay presión. Dividilo por momentos:

• El día anterior. Confirmar horarios con cada proveedor, revisar que el staff tenga la dirección y la hora, cargar el teléfono, imprimir la hoja de ruta.
• Llegada y armado. Recorrer el lugar, controlar que lo que llega coincide con lo pedido, anotar cualquier diferencia en el momento.
• Antes de abrir. Prueba de lo técnico, staff en sus puestos, una vuelta completa como si fuera un invitado.
• Durante. Cronograma a la vista, contacto con el cliente en los momentos acordados, registro de cualquier incidente con hora.
• Cierre y desarme. Retiro de proveedores, control de lo alquilado, estado del lugar al entregarlo.

Cuánta gente necesita cada momento es otra cuenta; si la querés hacer bien, mirá cuánto personal necesita un evento.

Cómo pagarle

• Por evento o por jornada, con un monto claro que incluya el armado y el desarme o que diga cuánto se paga aparte.
• Horas extra: cuánto y a partir de cuándo, porque los eventos se alargan.
• Fecha de pago fija, no atada a cuándo te paga el cliente.
• Gastos: cuáles cubrís y cómo se rinden.

Ese monto va en el costo de cada evento y, por lo tanto, en tu precio. Cómo se encuadra la relación en lo laboral y lo impositivo depende de cada caso: consultalo con tu contador antes de arrancar.

Cómo evaluarlo

Dentro de las 48 horas, una charla de quince minutos y un informe corto que escribe el coordinador:

• Qué salió como estaba previsto y qué no.
• Incidentes, con hora y cómo se resolvieron.
• Gastos hechos, con comprobantes.
• Cómo trabajó cada proveedor. Esa devolución alimenta tu base de proveedores.
• Qué cambiaría de la hoja de ruta para la próxima.

Del lado tuyo, mirá tres cosas: si el cliente quedó conforme, cuántas veces te llamaron durante el evento y si las decisiones que tomó solo fueron las que estaban en su lista. Si te llamó por algo que podía decidir, quizás no estaba claro en la hoja. Si decidió algo que tenía que consultarte, hay que hablarlo.

Con cada evento bien evaluado, ajustás la hoja y subís un escalón.

Preguntas frecuentes

¿Y si el cliente quiere que esté yo?

Pasa, sobre todo con clientes que te contrataron a vos. Presentale al coordinador antes del evento, en una reunión o una visita, y estate en los primeros eventos de ese cliente. Cuando ve que todo sale bien, deja de pedirlo.

¿Qué pasa si se equivoca?

Se va a equivocar, igual que vos al principio. Por eso se empieza por partes y eventos chicos, y por eso existe la lista de qué consulta antes. Un error en un escalón bajo se corrige con la hoja; un error en un evento grande delegado de golpe se paga.

Que el negocio no dependa solo de vos

Si querés ver dónde estás parado, hacé el diagnóstico de 12 preguntas: uno de los seis ejes es de quién depende el negocio y te dice por dónde empezaría yo. Para ir más a fondo, en cómo dejar de depender de vos en tu negocio de eventos está qué delegar primero. Y si preferís hacerlo con alguien al lado, en el acompañamiento de negocio trabajamos tres meses para ordenar, salir a vender y sostener, con un plan para seguir sin depender de mí. Si tenés una productora, mirá el acompañamiento para productores de eventos y escribime por WhatsApp desde esa página.