Cuánto personal necesita un evento: calcular por ritmo y no por pico

La pregunta llega en casi todos los presupuestos: ¿cuánta gente necesito para este evento? La respuesta más común es mirar el momento de más movimiento y poner gente para ese momento durante todo el evento. Así nadie se queda corto, pero pagás horas de personal parado y el presupuesto se te va arriba sin que el evento salga mejor.

La forma que uso yo es otra: dimensionar por ritmo, no por pico. Mirar cuánto trabajo hay en cada franja del evento y poner la gente que ese trabajo necesita, con algunos puestos que no se tocan nunca.

El error de calcular por el pico

Calcular por el pico es pensar así: “en la apertura entran todos juntos, necesito diez personas en el ingreso”. Y después esas diez personas quedan cinco horas en un ingreso por el que ya no pasa nadie.

El pico existe y hay que cubrirlo. Pero dura poco. Si lo usás como medida de todo el evento, estás pagando el peor momento durante todas las horas. Y en un negocio de eventos el staff suele ser uno de los costos por evento más grandes: lo que pagás de más ahí sale directo de lo que te queda. Si no tenés esa cuenta a mano, empezá por cómo saber si tu negocio de eventos gana plata.

Paso 1: partí el evento en franjas

Antes de contar personas, dibujá el evento en franjas de una hora o de media hora. Para cada franja anotá qué pasa:

• Armado y pruebas.
• Apertura e ingreso.
• Recepción, bienvenida, primeras bebidas.
• Momento central: show, cena, discurso, lo que sea.
• Baja de actividad.
• Salida y desarme.

Cada franja tiene una carga de trabajo distinta. Lo que buscás es ver dónde se concentra la gente y dónde no.

Paso 2: cuánta gente pasa por hora

Para cada franja, estimá cuántas personas pasan por cada puesto. No el total de invitados: cuántos llegan a ese puesto en esa hora.

Las fuentes para estimarlo:

• El horario de la invitación. Si dice 20 h, no llegan todos a las 20 h. Se reparten en la primera hora y algo más.
• Eventos parecidos que ya hiciste. Tu mejor dato es el tuyo. Si no lo anotaste, empezá a anotarlo desde el próximo.
• El tipo de público. Un evento corporativo con horario cerrado llega más junto que una fiesta.

Paso 3: cuánto tarda cada tarea

Ahora medí cuánto tarda una persona del staff en atender a un invitado en cada puesto: validar una entrada, entregar una credencial, servir un trago, guardar un abrigo. Con un reloj en la mano en un evento real alcanza. Si todavía no tenés el dato, hacé una prueba antes y anotala.

Con esos dos números sacás la cuenta:

• Invitados por hora en ese puesto, dividido lo que atiende una persona por hora, te da cuántas personas necesitás en esa franja.
• Redondeá siempre para arriba. Media persona no existe.

Un ejemplo con números redondos

Este es un ejemplo ilustrativo, con números inventados y redondos para que se entienda la lógica. Tus números van a ser otros.

Un evento con ingreso controlado:

• En la primera hora llegan 300 personas.
• Una persona en el ingreso atiende 100 por hora.
• Necesitás 3 personas en el ingreso esa primera hora.
• En la segunda hora llegan 100 personas: alcanza con 1.
• Después casi no entra nadie: queda 1 persona para lo que llegue tarde.

Si hubieras calculado por el pico, tendrías 3 personas en el ingreso durante 6 horas: 18 horas de trabajo. Por ritmo son 3 la primera hora y 1 el resto: 8 horas. Las otras 2 personas que entraron para el pico pueden pasar a otro puesto que se carga después, o tener un turno corto.

Paso 4: turnos escalonados y gente que rota

La cuenta del paso 3 te da cuánta gente necesitás en cada franja. Los turnos escalonados son la forma de que eso pase sin pagar de más:

• Entradas escalonadas. No todo el staff tiene que llegar a la misma hora. El que arma llega temprano y se va antes; el que cubre el cierre entra más tarde.
• Gente que cambia de puesto. El que hizo el ingreso en la apertura pasa a la barra o al guardarropa cuando el ingreso baja. Para eso tiene que saber hacer las dos cosas, y eso se arregla con una charla antes del evento.
• Turnos cortos para el pico. Hay personas que podés contratar solo para la hora fuerte, si el acuerdo con ellas lo permite.

Una regla: el turno escalonado se arma antes, en una planilla, con nombres y horarios. Si lo improvisás el día del evento, termina con todos esperando.

Lo que no se achica nunca

Dimensionar por ritmo no es recortar todo. Hay puestos que se calculan por lo que pasa si fallan, no por lo que hacen en una hora tranquila.

• Seguridad. No se dimensiona por ritmo ni por ahorro. La cantidad y el tipo de personal de seguridad depende del lugar, de la cantidad de gente y de lo que pida la habilitación o el propio salón. Eso lo define quien corresponde en cada lugar, no una cuenta de productividad. Preguntalo siempre al salón y a quien gestiona la habilitación.
• La barra en el pico. Si en la hora fuerte la barra se queda corta, se arma la fila, el invitado se queja y el cliente lo nota. La barra en el pico se cubre entera, aunque después baje.
• El responsable. Siempre tiene que haber alguien que decida, que no esté atado a un puesto y que pueda resolver. Si vos estás sirviendo tragos, no hay nadie mirando el evento.
• Primeros auxilios y emergencias. Lo que el lugar o la normativa exija, sin discusión.

Cómo llevarlo al presupuesto

Con las franjas y los turnos armados, el staff deja de ser un número a ojo. Lo podés cotizar por horas reales y explicarlo si el cliente pregunta. Dos consejos:

• Cotizá con el cálculo, no con el miedo. Sumá un margen chico para imprevistos, pero que sea un margen y no el doble de gente. Cómo armar el precio está en cómo poner precio a tu servicio de eventos.
• Después del evento, compará. ¿Faltó gente en algún momento? ¿Sobró en otro? Anotalo. Al tercer evento ya tenés números propios y el cálculo sale solo.

Si estás pensando en sumar gente fija y no solo staff por evento, te puede servir cómo sumar tu primer colaborador en eventos.

Preguntas frecuentes

¿Y si no tengo datos de eventos anteriores?

Empezá con una estimación prudente y medí en el evento. Anotá a qué hora llegó la gente y cuánto tardó cada tarea. Con un evento ya tenés más dato que la mayoría.

¿No es más seguro poner gente de más?

Es más caro, no más seguro. Lo seguro es cubrir bien el pico y los puestos que no se tocan. El resto del tiempo, gente parada no mejora el evento.

¿Esto sirve para cualquier tipo de evento?

La lógica sí: franjas, ritmo, tiempo por tarea y turnos. Lo que cambia son los números, y esos son tuyos.

Armarlo con alguien al lado

Hacer la cuenta una vez es fácil; lo difícil es convertirla en tu forma de cotizar todos los eventos. En el acompañamiento para productores de eventos trabajamos los números de cada evento en el primer mes y los precios con margen real en el segundo: cuánto cobrás, cuánto te cuesta y cuánto te queda, con el staff incluido. Si te sirve, escribime por WhatsApp desde esa página y lo vemos.