Cómo dejar de depender de vos en tu negocio de eventos

Para dejar de depender de vos en tu negocio de eventos hay que sacar de tu cabeza lo que hoy solo sabés vos y ponerlo en papel: qué se hace, en qué orden, con quién y cuánto cuesta. Primero se delega lo que se repite y tiene poco riesgo, después se escribe cómo se hace, se arma una base de proveedores y otra de staff, y se eligen pocos números para mirar en lugar de estar en todo. Recién ahí tiene sentido sumar a alguien.

La señal de que todo depende de vos

Si te enfermás una semana y el negocio se frena, depende de vos. Si los proveedores solo le contestan a tu teléfono, si el staff te pregunta todo el día del evento, si nadie más sabe cuánto se cobró el último casamiento, depende de vos.

Es que el negocio creció sin que nadie escribiera cómo funciona. Mientras eras vos solo, alcanzaba con tu memoria. Cuando hay más eventos por mes, tu memoria se vuelve el cuello de botella.

Qué delegar primero

No arranques por lo más importante. Arrancá por lo que más se repite y menos riesgo tiene si sale un poco distinto a como lo harías vos. Listá lo que hiciste la última semana y hacé dos preguntas por tarea:

• ¿Se repite en cada evento? Confirmar proveedores, mandar la lista de invitados al venue, armar la hoja de ruta, pedir el adelanto, cargar fotos después del evento.
• ¿Qué pasa si sale mal? Si el error se arregla con un mensaje, se puede delegar ya. Si el error te hace perder un cliente o plata, todavía no.

Lo que se repite y tiene poco riesgo es lo primero que sale de tu agenda. Lo que se repite y tiene mucho riesgo (cerrar precios, manejar un reclamo, decidir en el momento si se suspende algo) queda con vos por ahora, pero lo vas a escribir igual para soltarlo después.

Lo que casi nunca conviene delegar al principio es la venta y la relación con los clientes grandes. Eso se suelta al final, cuando lo demás ya funciona sin vos.

Procesos simples: una hoja por tarea

Un proceso no es un manual. Es una hoja que alguien que no sos vos puede seguir sin llamarte. Para cada tarea que delegás, escribí:

1. Para qué sirve. Una línea. “Que el venue tenga la lista final 48 horas antes”.
2. Cuándo se hace. En qué momento del evento o de la semana.
3. Los pasos. En orden, cortos, con verbos: “pedir”, “mandar”, “confirmar”.
4. Qué se necesita. Planillas, accesos, contactos, modelos de mensaje.
5. Cómo se sabe que está bien hecho. El resultado que tiene que quedar.
6. Qué hacer si algo falla. A quién avisar y hasta dónde puede decidir solo.

Escribila mientras hacés la tarea, no de memoria un domingo. Después dásela a otra persona y corregí la hoja donde se trabó: si tuvo que preguntarte algo, eso faltaba.

Guardá todas las hojas en una carpeta compartida con nombres claros.

La base de proveedores

Si el contacto del sonidista y el precio de la vajilla están solo en tu WhatsApp, el negocio es solo tuyo. Una base de proveedores es una planilla con, como mínimo:

• Rubro y nombre del proveedor.
• Contacto y quién atiende.
• Qué incluye su servicio y qué no.
• Precio de referencia y fecha de ese precio.
• Condiciones: seña, forma de pago, cancelación.
• Un comentario honesto después de cada evento: puntualidad, calidad, si se puede volver a llamar.

Tené al menos dos opciones por rubro. Cuando el proveedor de siempre no puede, el que lo reemplaza no tiene que salir de una búsqueda a las apuradas.

Si tu negocio es gastronómico y te reconocés en esto, en cómo ordenar un negocio gastronómico que funciona a pulmón hay más sobre cocina, compras y equipo.

La base de staff

Con el personal pasa lo mismo. Mozos, bacheros, acreditadores, técnicos, armado: si cada evento salís a buscar gente desde cero, cada evento depende de tu agenda de contactos. Armá una planilla con:

• Nombre, contacto y rol que cumple.
• Disponibilidad habitual (fines de semana, entre semana, noche).
• Tarifa acordada y cómo se le paga.
• Eventos en los que trabajó y cómo le fue.
• Quién puede coordinar a otros.

Ese último punto es el más importante. El día que tenés una persona de confianza que puede coordinar un evento chico sin vos, ya no estás atado a cada fecha.

Qué medir para no tener que estar en todo

Estar en todo es la forma de controlar cuando no tenés números. Si mirás pocos datos todas las semanas, no necesitás estar en cada evento para saber si el negocio va bien. Elegí cuatro o cinco, no más:

• Consultas que entraron y cuántas se cerraron. Te dice si la venta funciona.
• Lo que quedó en cada evento. Cobrás, cuesta, queda. Si no sabés cómo armarlo, está en cómo poner precio a tu servicio de eventos.
• Cobros pendientes. Cuánta plata te deben y desde cuándo.
• Problemas por evento. Qué salió mal y si se repite. Si se repite, falta una hoja de proceso.
• Cuántas veces te llamaron durante el evento. Si cada vez son menos, el equipo está aprendiendo a resolver solo.

Cuándo sumar a alguien

Sumar a alguien sin procesos escritos es caro: le pagás para que te pregunte todo. Sumarlo tarde también: te quemás y el servicio falla. Las señales de que es el momento:

• Las tareas que se repiten ya están escritas y otra persona las hizo bien un par de veces.
• Estás rechazando eventos porque no llegás, no porque no te conviene.
• Los números muestran que lo que queda por evento alcanza para pagar a esa persona y que siga quedando algo.
• Sabés exactamente qué va a hacer: con hojas de proceso, no con un “ayudame con todo”.

No hace falta un empleado fijo: puede ser alguien por evento o unas horas por semana para lo administrativo. Lo importante es que entre a un negocio ordenado, no a tu cabeza.

Si estás recién armando tu estructura como productor, en cómo independizarte como productor de eventos está lo que conviene resolver antes.

Hacerlo con alguien al lado

Todo esto se puede hacer solo, pero si todo depende de vos, el tiempo para ordenarlo nunca aparece. Para eso armé el acompañamiento de negocio: tres meses para ordenar, salir a vender y sostener. En el primer mes miramos, entre otros ejes, de quién depende el negocio, y en el tercero armamos tu base de proveedores y un plan para seguir sin depender de mí.

El plan Acompañamiento es de $200.000 por mes, con un encuentro por semana y dos tareas concretas para vos en cada uno. El plan Acompañamiento + hecho es de $400.000 por mes, con dos encuentros por semana y una pieza terminada por mes, que puede ser justamente la base de proveedores o la planilla de costos y precios. El mínimo es de tres meses. Si tenés una productora, en acompañamiento para productores de eventos te cuento cómo trabajamos en tu caso.

Preguntas frecuentes

¿Y si nadie hace las cosas tan bien como yo?

Al principio, seguramente no. Por eso se empieza por lo que tiene poco riesgo. Que alguien haga una tarea casi tan bien como vos y vos tengas ese tiempo para vender o descansar suele ser mejor negocio que hacerla vos perfecta.

¿Necesito un sistema o alcanza con planillas?

Para empezar, alcanza con planillas y una carpeta compartida. Un sistema tiene sentido cuando ya sabés cómo funciona tu negocio y las planillas se vuelven un lío. Primero el orden, después la herramienta.