Cómo armar un equipo estable de mozos para eventos

Un equipo estable de mozos se arma con cuatro cosas: elegir bien, probar en un evento real, explicar siempre lo mismo antes de arrancar y pagar cuando dijiste que ibas a pagar. Si cada fin de semana estás mandando mensajes para ver quién puede, el problema no es que falte gente: es que no hay un sistema para que la buena gente quiera volver.

Esta nota no es sobre cuántos mozos necesitás por evento (eso está en cuánto personal necesita un evento) ni sobre cómo sumar a tu primera persona de confianza (eso está en cómo sumar tu primer colaborador en eventos). Es sobre pasar de una lista de teléfonos a un equipo.

Por qué llamar gente distinta cada vez te sale caro

Cuando cada evento tiene mozos nuevos, pasan cosas que no se ven en el presupuesto:

• Explicás todo de cero cada vez. Cómo se sirve, dónde está cada cosa, cómo se habla con el cliente.
• La calidad depende de la suerte. Un evento sale impecable y el siguiente no, con el mismo menú y el mismo salón.
• Las bajas de último momento te agarran sin plan B. Nadie le debe nada a quien lo llama una vez.
• El cliente lo nota. Los clientes que vuelven reconocen las caras y valoran que el servicio sea siempre igual.

Un equipo estable no significa tener a todos en relación de dependencia desde el primer día. Significa tener un grupo de personas que conocen tu forma de trabajar y a las que llamás primero.

Selección: buscá actitud, enseñá la técnica

Servir bien se aprende. Llegar a horario, avisar con tiempo si no se puede y tratar bien al invitado cuesta mucho más enseñarlo. Para elegir:

• Pedí referencias concretas. Quién los recomienda y en qué eventos trabajaron.
• Hacé una charla corta antes. Contá cómo trabajás, cómo pagás y qué esperás. Mirá cómo responde y qué pregunta.
• Preguntá disponibilidad real. Alguien excelente que solo puede un sábado cada tanto no sirve de base; sí sirve de refuerzo.

Armá dos listas: la base, que llamás primero, y los refuerzos, para los eventos grandes o cuando alguien no puede.

La prueba: un evento real, con alguien de la base al lado

Nadie entra a la base sin haber trabajado un evento con vos. En la prueba, poné a la persona nueva junto a alguien de confianza y pedile a esa persona que te cuente después cómo le fue. Mirá tres cosas: si llegó a horario, si siguió las indicaciones y cómo trató a los invitados.

Si la prueba salió bien, decíselo y contale que lo vas a volver a llamar. Si salió mal, pagale lo acordado igual y no lo sumes. La prueba se paga siempre.

El briefing: lo mismo, siempre, antes de arrancar

El briefing es la reunión corta antes de abrir el evento. Con un equipo estable, se vuelve un ritual que ordena todo. Que dure poco y que siempre cubra lo mismo:

• Quién es el cliente y qué es lo más importante para él en ese evento.
• El horario de cada momento: recepción, entrada, platos, brindis, cierre.
• Quién está a cargo y a quién se le avisa si pasa algo.
• Restricciones alimentarias y mesas con algo especial.
• Cómo se habla con el invitado y qué no se hace.

Escribilo en una hoja o en un mensaje y mandalo el día anterior. El equipo llega sabiendo qué va a pasar, y vos no repetís lo mismo diez veces.

Pagar a tiempo es lo que más retiene

Si hay algo que hace que un buen mozo deje de atenderte el teléfono, es cobrar tarde o tener que reclamar. Para que no pase:

• Decí el monto y la fecha de pago antes del evento, por escrito.
• Cumplí la fecha, siempre. Aunque el cliente te pague tarde a vos. Ese desfase lo tenés que planificar vos, no tu equipo.
• Pagá las horas extra si el evento se estiró. Si no lo tenías previsto, es un costo que tenés que sumar al presupuesto del cliente la próxima vez.

Para esto tenés que tener el costo del personal bien calculado en el precio. Si cada vez que pagás a tu equipo sentís que perdés plata, el problema está en el presupuesto, no en el equipo.

Lo laboral, con tu contador

La forma de contratar al equipo (relación de dependencia, eventual, monotributo, cobertura de riesgos del trabajo) tiene consecuencias legales e impositivas que cambian según cada caso. No lo resuelvas con lo que hace el de al lado. Sentate con tu contador antes de armar el equipo, contale cuántas personas y con qué frecuencia van a trabajar, y definan juntos cómo hacerlo bien.

Cómo retenerlos

Además de pagar a tiempo, hay cosas simples que hacen que la gente quiera volver:

• Llamalos primero. Si sos parte de la base, tenés prioridad. Cumplilo.
• Avisá las fechas con tiempo. Cuanto antes saben, más fácil es que estén.
• Comida y descanso durante el evento. Un equipo que come y descansa trabaja mejor.
• Reconocé lo que sale bien. Si el cliente felicitó al equipo, contalo.
• Hacé crecer a quien se lo gana. Alguien de la base puede pasar a coordinar el salón o a armar el briefing.

Cuándo pedir ayuda de afuera

Si ya tenés eventos todas las semanas y el personal te ocupa más tiempo que vender, es momento de ordenar el sistema. Podés arrancar por el diagnóstico para ver dónde se te va el tiempo y la plata. Y en el acompañamiento de negocio trabajamos juntos los costos, los precios y cómo organizar al equipo para que el negocio no dependa de que vos estés en cada evento.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas personas tiene que tener la base?

Las que necesitás para tu evento más común, más un par de refuerzos. Si tu evento típico lleva seis mozos, una base de seis y tres o cuatro refuerzos es un buen punto de partida.

¿Qué hago si alguien de la base falla?

Hablalo en privado y preguntá qué pasó. Una falla con aviso no es lo mismo que no aparecer. Si se repite sin aviso, pasalo a la lista de refuerzos.

¿Conviene tener un encargado de mozos?

Cuando el equipo crece, sí. Alguien de la base que conoce tu forma de trabajar puede coordinar el salón el día del evento y liberarte para atender al cliente.