Cómo sumar tu primer colaborador en un negocio de eventos

Sumar a la primera persona a un negocio chico de eventos da miedo por dos razones: la plata y el control. Te preguntás si te va a alcanzar para pagarle y si va a hacer las cosas como vos. Las dos dudas se resuelven igual: con números claros y con el trabajo escrito antes de que la persona llegue. Acá va el paso a paso.

Cuándo es el momento

No hay una fecha en el calendario. Hay señales:

• Estás diciendo que no a trabajos porque no llegás, no porque no te conviene.
• Las tareas chicas te comen el día: confirmar proveedores, mandar presupuestos, responder consultas repetidas, ordenar facturas.
• Un error tuyo por cansancio ya te costó plata o un cliente.
• Los números dan. Lo que queda de tus eventos alcanza para pagarle a alguien y que siga quedando algo para el negocio.

La última es la que manda. Si no sabés cuánto te deja cada evento y cuánto te deja el mes, empezá por ahí: está en cómo saber si tu negocio de eventos gana plata. Sumar a alguien sin ese dato es apostar.

Por evento o fijo

Para la primera persona, casi siempre conviene empezar por evento. No porque sea mejor en general, sino porque te deja probar con menos riesgo.

Por evento sirve cuando:

• La carga de trabajo sube y baja según la temporada.
• La ayuda que necesitás es sobre todo el día del evento o los días previos.
• Todavía no sabés si vas a tener volumen todos los meses.

Fijo tiene sentido cuando:

• Hay tareas que se repiten todas las semanas, haya eventos o no: ventas, administración, seguimiento de clientes.
• Ya probaste a la persona en varios eventos y sabés que funciona.
• Tus números muestran que podés pagar un monto mensual aunque tengas un mes flojo.

Un camino que funciona es este: empezás con alguien por evento, le sumás de a poco tareas entre eventos y, cuando esas tareas ya ocupan una parte estable de la semana, conversan si pasa a algo fijo.

Qué delegar primero

La regla es la misma que para cualquier delegación: primero lo que se repite y tiene poco riesgo. Lo que se repite y tiene mucho riesgo, como cerrar un precio o decidir en el momento si se suspende algo, queda con vos por ahora.

Buenas primeras tareas:

• Confirmar proveedores y horarios la semana del evento.
• Armar y controlar el listado de materiales y equipos.
• Coordinar al staff el día del evento: llegada, ubicación, descansos.
• Cargar los costos reales del evento en la planilla.
• Responder las consultas que siempre se repiten, con respuestas que ya escribiste vos.

Lo que conviene no delegar al principio: el precio, la relación con tus clientes grandes y cualquier decisión que comprometa plata sin tu OK. En cómo dejar de depender de vos en tu negocio de eventos está cómo ordenar qué sale primero de tu agenda.

Cómo explicar el trabajo

La persona nueva no puede leerte la cabeza. Si el trabajo está solo en tu memoria, vas a terminar diciendo “lo hago yo que es más rápido”, y volviste al principio.

Antes de que empiece, escribí una hoja por tarea. Corta, con esto:

1. Qué es la tarea y para qué sirve.
2. Cuándo se hace: cuántos días antes del evento, o qué día de la semana.
3. Los pasos en orden, con los contactos y los archivos que necesita.
4. Qué decide sola y qué te consulta. Por ejemplo: puede mover un horario de entrega, no puede aceptar un costo extra.
5. Cómo sabe que está bien hecho: el resultado que tiene que quedar.

Después, los primeros eventos los hacen juntos. Primero mira cómo lo hacés vos, después lo hace con vos al lado, después lo hace sola y vos revisás. Al final de cada evento, diez minutos para ver qué salió bien y qué ajustar en la hoja.

Cómo pagarle

Lo que tiene que estar claro desde el primer día:

• Cuánto cobra y por qué. Por evento, por jornada o por mes. Si es por evento, aclarar qué pasa si el evento se alarga o si hay días de armado.
• Cuándo cobra. Una fecha fija, no “cuando cobre el cliente”. Si tu cliente se atrasa, eso es tu problema, no de la persona que trabajó.
• Qué gastos cubrís: traslados, comidas en jornadas largas, materiales.
• Cómo cobra: transferencia, contra factura o como corresponda a su situación.

Antes de ofrecer un monto, ponelo en tu planilla como un costo más. Si es por evento, va en lo que cuesta cada evento y tenés que sumarlo al precio. Si es fijo, va en los costos del mes. Para ver cómo se traslada eso a tu cotización, mirá cómo poner precio a tu servicio de eventos.

Lo laboral y lo impositivo

Cómo se encuadra la relación con esa persona (si factura ella, si es una relación de empleo, qué aportes corresponden) depende de cómo trabajen, de la frecuencia y de la situación de cada uno. No hay una respuesta que sirva para todos los casos, y equivocarse puede salir caro. Consultalo con tu contador antes de arrancar, no después del primer mes. Llevale por escrito qué va a hacer la persona, cuántas horas o eventos por mes y cómo pensás pagarle: con eso te puede decir qué conviene y qué tenés que cumplir.

Qué dejar escrito

Aunque la persona sea de confianza, lo básico va por escrito. Puede ser un mail o un documento de una página que los dos aceptan:

• Qué tareas hace y cuáles no.
• Cuánto, cuándo y cómo cobra.
• Qué gastos cubrís y cómo se rinden.
• Qué decide sola y qué te tiene que consultar.
• Qué pasa si no puede ir a un evento: con cuánto aviso y quién la reemplaza.
• Que los clientes y proveedores son del negocio, y que la información de los clientes no se comparte.

Corto y en castellano. Si alguno de los dos no lo puede leer en dos minutos, está mal escrito.

Preguntas frecuentes

¿Conviene sumar a un amigo o a un familiar?

Puede funcionar, pero las reglas son las mismas que con cualquier otra persona: tareas escritas, pago con fecha fija y acuerdos por escrito. Con alguien cercano es más difícil marcar un error, así que lo escrito ayuda todavía más.

¿Y si la persona no hace las cosas como yo?

Va a hacerlas distinto, y está bien mientras el resultado sea el que escribiste en la hoja. Si el resultado no es el que esperabas, revisá primero la hoja: muchas veces lo que falta es una instrucción que vos dabas por obvia.

¿Qué pasa si después no me alcanza para pagarle?

Por eso conviene empezar por evento y con los números a la vista. Si pagás por evento, el costo baja cuando bajan los eventos. Si es fijo, hacé la cuenta con un mes flojo, no con tu mejor mes.

Arrancar con alguien al lado

Si todavía estás armando tu negocio, sumar a la primera persona es una de esas decisiones que conviene tomar con los números y los papeles claros. En el acompañamiento para arrancar recorremos en el primer mes los seis ejes del negocio, entre ellos el riesgo (seguros, impuestos, habilitaciones), los números de cada evento y de quién depende todo, y terminás con un plan de 90 días. Si te sirve, escribime por WhatsApp desde esa página y lo vemos.