Cómo cotizar sonido, iluminación o foto para un evento

Te escriben por WhatsApp: «¿Cuánto sale sonido para un evento de 150 personas el sábado?». Y contestás en el momento, con un número que te sale de memoria o de lo que cobraste la última vez. Así cotiza la mayoría de los proveedores de eventos, y así se explica por qué muchos trabajan todos los fines de semana y a fin de mes no saben cuánto les quedó.

Este método sirve para sonido, iluminación, pantallas, foto y video, DJ, mobiliario o ambientación. Cambia lo que ponés en cada línea, pero la lógica es la misma: cobrás, cuesta, queda. Lo que cobrás menos lo que te cuesta es lo que te queda. Si lo que te queda es poco o nada, no es un trabajo: es un favor.

Una aclaración antes de empezar: los números de esta nota son ejemplos ilustrativos y redondos para mostrar la cuenta. No son precios de mercado ni tarifas de referencia. Tus números salen de tus costos.

1. Antes de cotizar, preguntá todo

Una cotización mala casi siempre empieza por un pedido incompleto. Antes de dar un número, tené estas respuestas:

• Fecha, lugar y horario del evento.
• Horario de armado y de desarme, y si se puede armar el día anterior.
• Cantidad de personas y tipo de evento.
• Si es en interior o al aire libre, y si hay potencia eléctrica suficiente o generador.
• Acceso de carga: escaleras, ascensor, distancia desde donde estacionás.
• Qué más hay: escenario, otros proveedores, banda en vivo, transmisión.
• Para foto y video: cuántas horas de cobertura, qué entregás y en qué plazo.

2. Equipo y desgaste

El equipo que usás se gasta, se rompe y algún día hay que cambiarlo. Si no lo cobrás, lo estás regalando.

Una forma simple de calcularlo: tomá lo que te costaría reponer el equipo que vas a llevar y dividilo por la cantidad de eventos que calculás que te dura.

Ejemplo ilustrativo: si reponer el equipo que llevás te costaría $10.000.000 y calculás que dura 200 eventos, cada evento tiene que aportar $50.000 de desgaste.

Sumale el mantenimiento: lámparas, cables, baterías, service, limpieza. Y si alquilás equipo a otro proveedor para completar, ese alquiler entra entero como costo.

3. Flete

Mover el equipo cuesta, aunque lo hagas en tu propio vehículo.

• Si contratás flete, es lo que te cobran, ida y vuelta.
• Si usás tu vehículo, contá combustible, peajes, estacionamiento y un poco de desgaste del vehículo.
• Si el lugar es lejos, puede que necesites más de un viaje o un vehículo más grande. Eso se ve en las preguntas del paso 1.

4. Armado y desarme

Es el costo que más se olvida. Un evento de cuatro horas puede llevarte doce: armado, prueba, evento, desarme y carga.

• Contá las horas reales desde que salís hasta que volvés con todo guardado.
• Si el armado es el día anterior, son dos jornadas, no una.
• Si hay escaleras o una distancia larga de carga, el armado tarda más y se necesita más gente.

5. Horas y personal

Cada persona que va al evento cuesta: técnicos, asistentes, operadores, segundo fotógrafo, ayudantes de carga. Y vos también: tu tiempo es un costo, aunque seas el dueño.

Ejemplo ilustrativo: si van tres personas y cada jornada completa te cuesta $100.000 por persona, el personal suma $300.000. Si vos sos una de esas tres, tu jornada también va en la cuenta.

Sumá comidas y traslados del equipo de trabajo si corren por tu cuenta.

6. Horas extra

Los eventos se estiran. Si no está escrito qué pasa cuando se estiran, la hora extra la ponés vos.

• Definí cuántas horas de servicio incluye la cotización.
• Poné un precio por hora extra, por escrito, en la misma cotización.
• Aclará quién la autoriza: el productor o el organizador, no el invitado que pide «una más».

Ejemplo ilustrativo: si el servicio incluye 5 horas, la hora extra se cobra aparte a un valor fijo que ya figura en la cotización.

7. Viáticos

Si el evento es fuera de tu ciudad, hay gastos que no existen en un evento local:

• Traslado del equipo y de las personas.
• Alojamiento si hay que quedarse.
• Comidas de todo el equipo.
• Peajes y estacionamientos.

Ponelos en una línea aparte, para que quien recibe la cotización entienda por qué el mismo servicio cuesta distinto en otra ciudad.

8. Imprevistos

Siempre pasa algo: un cable que se rompe, un taxi a último momento, un repuesto que hay que comprar ese día. Reservá un porcentaje chico del costo para eso. No es ganancia: es lo que evita que un imprevisto te coma el margen.

Ejemplo ilustrativo: un 5% sobre el costo total. Si el costo da $1.000.000, separás $50.000 para imprevistos.

9. Margen

Con todo lo anterior sumado tenés lo que cuesta. Recién ahí sumás tu margen, que es lo que queda para el negocio: para crecer, comprar equipo nuevo y pasar los meses flojos.

Ejemplo ilustrativo, todo redondo: desgaste $50.000 + flete $100.000 + personal $300.000 + comidas $50.000 = $500.000. Imprevistos 5%: $25.000. Costo: $525.000. Con un margen del 30% sobre el costo, cotizás $682.500, y redondeás a un número claro.

El porcentaje de margen lo decidís vos según tu negocio. Lo importante es que exista y que sepas cuánto es. Más detalle sobre el método en cómo poner precio a tu servicio de eventos.

Y no te olvides de los impuestos que te corresponden según tu situación fiscal: consultalo con tu contador para saber si van incluidos o se suman al precio.

10. Condiciones de pago

Una buena cotización con malas condiciones de pago sigue siendo un riesgo.

• Seña para reservar la fecha. Sin seña, la fecha no está reservada.
• Saldo antes del evento, o en el plazo que acuerdes, por escrito.
• Cancelación. Qué se devuelve y qué no según con cuánta anticipación se cancela.
• Validez de la cotización. Hasta qué fecha vale ese precio.
• Cambios. Si el pedido cambia, la cotización se actualiza.

Si nunca lo dejaste por escrito, arrancá por seña, anticipo y cancelación en eventos.

Cómo presentar la cotización

El cálculo es para vos. Lo que mandás tiene que ser corto y claro:

1. Qué incluye: equipo, personal, horas de servicio, flete, armado y desarme.
2. Qué no incluye.
3. El precio total.
4. Precio de la hora extra.
5. Condiciones de pago, cancelación y validez.

Si trabajás para productoras, esto es lo que más te diferencia: una cotización que se entiende en un minuto. En cómo conseguir que las productoras te vuelvan a llamar está todo lo que mira un productor al elegir proveedor.

Preguntas frecuentes

¿Cotizo distinto si el pedido viene de una productora o del cliente final?

Tus costos son los mismos. Lo que puede cambiar es la condición comercial: una productora que te da trabajo seguido puede tener un precio acordado. Pero que sea una decisión tuya, con el margen a la vista, no un descuento a ciegas.

¿Y si el cliente dice que otro cobra menos?

Puede ser. Antes de bajar, fijate si el otro incluye lo mismo: personal, horas, flete, armado, repuestos. Muchas veces la diferencia está en lo que no se ve. Si igual bajás, que sea sacando algo del pedido, no tu margen.

¿Tengo que cobrar el armado aparte?

No necesariamente aparte, pero sí tiene que estar dentro del precio. Lo que no podés es no contarlo.

Cotizar con margen, con alguien al lado

Armar tu planilla de costos una vez te ahorra cotizar a ojo para siempre. En el acompañamiento para proveedores de eventos trabajamos precios con margen real en el segundo mes, y en el plan con pieza hecha la planilla de costos y precios puede ser la del mes. Si querés dejar de cotizar a ojo, escribime por WhatsApp desde esa página y lo vemos.