Cómo conseguir que las productoras te vuelvan a llamar

Si tenés sonido, iluminación, pantallas, foto y video, DJ, mobiliario o ambientación, buena parte de tu trabajo no llega del cliente final. Llega de una productora, de un salón o de un organizador que te llama porque ya te conoce. Ese llamado vale oro: no tuviste que salir a buscarlo y casi siempre viene con fecha y presupuesto más o menos definidos.

Durante años estuve del otro lado del teléfono. Como productor, contraté proveedores para eventos chicos y para eventos muy grandes, y te puedo decir algo que pocas veces se dice en voz alta: al proveedor que vuelvo a llamar no lo elijo solo por el equipo ni por el precio. Lo elijo porque me hace la vida más fácil. Acá va qué mira un productor, punto por punto.

Contestar rápido, aunque sea para decir «te paso precio mañana»

Cuando un productor pide presupuesto, casi siempre está armando varias cosas a la vez y con el cliente apurándolo. El primero que contesta con algo útil arranca con ventaja.

• Respondé el mismo día. Si no podés cotizar en el momento, decilo: «Recibido, te mando la cotización mañana antes del mediodía». Y cumplí ese horario.
• Preguntá lo que te falta de una sola vez. Fecha, lugar, horario de armado, cantidad de gente, si hay escenario, si hay generador. Una lista de preguntas ordenada da más confianza que diez mensajes sueltos.
• No desaparezcas. El proveedor que tarda tres días en contestar no se vuelve a pedir, aunque sea el mejor técnico de la ciudad.

Una cotización que se entienda en un minuto

Una cotización que el productor tiene que descifrar es una cotización que pierde. Él la tiene que pasar a su cliente o meterla en su propio presupuesto, y no tiene tiempo de interpretar.

• Qué incluye y qué no. Equipo, personal, horas, flete, armado y desarme. Lo que no está incluido, escrito también.
• Un solo número claro, con el detalle abajo. Nada de «más o menos tanto, depende».
• Condiciones a la vista. Seña, saldo, qué pasa si se cancela, cuánto cuesta la hora extra. Si no tenés esto definido, mirá seña, anticipo y cancelación en eventos.
• Validez. Hasta cuándo vale ese precio.

Si te cuesta armarla con margen, en cómo cotizar sonido, iluminación o foto para un evento tenés el método paso a paso.

Llegar a horario al armado

Para un productor, el armado es el momento de más tensión antes del evento. Hay un orden de llegada, un horario de puerta y otros proveedores que dependen de que vos termines.

• Llegá cuando dijiste. Si el horario es a las 14, a las 14 estás descargando, no estacionando.
• Avisá antes si algo cambia. Un aviso a las 11 de que vas a llegar 30 minutos tarde se puede reacomodar. Enterarse a las 14:20 no.
• Conocé el lugar. Si nunca trabajaste ahí, preguntá por el acceso de carga, la potencia disponible y dónde se estaciona.
• Dejá tu espacio prolijo. Cables ordenados, cajas fuera de la vista del público, nada que el productor tenga que mandar a correr.

Resolver sin drama el día del evento

En todo evento algo sale distinto de lo planeado. Lo que el productor recuerda no es el problema: es cómo lo resolviste.

• Traé repuestos de lo crítico. Un micrófono de más, cables, lámparas, baterías, una tarjeta de memoria extra. Lo que si falla te deja sin evento.
• Hablá con una sola persona. Ante un problema, buscá al productor o a quien él te indicó, contale qué pasa y qué proponés. No discutas con el cliente final ni con otro proveedor delante de la gente.
• Proponé, no te quejes. «Se cortó la luz de este lado, puedo pasar todo al otro tablero en diez minutos» vale más que diez explicaciones de quién tuvo la culpa.
• Respetá el rol. El productor es quien habla con el cliente. Si el cliente te pide algo que no estaba, avisale al productor antes de hacerlo o de cobrarlo.

Un proveedor que el día del evento no le suma un problema al productor es un proveedor que vuelve a trabajar. Así de simple.

Tener material para mostrar

Muchas veces el productor te recomienda a su cliente o te tiene que justificar ante él. Ayudalo con material listo para reenviar.

• Fotos y videos de trabajos tuyos, ordenados por tipo de evento: corporativo, social, al aire libre, en salón. Solo trabajos propios.
• Una ficha técnica corta de lo que tenés: equipos, potencia, cantidad de luces o de mesas, lo que corresponda a tu rubro.
• Una página o un link donde se vea todo junto, con tu WhatsApp. Si no la tenés, en HITO hacemos una web de presencia en 7 días con precio cerrado y el dominio a tu nombre.
• Tu ficha de Google en orden, con fotos reales y reseñas. Los salones y los clientes finales también te buscan ahí.

Hacer seguimiento después

El evento termina, pero la relación con el productor recién empieza. El seguimiento es lo que convierte un trabajo en el primero de muchos.

• Escribí al día siguiente. Un mensaje corto: cómo lo vieron, si hubo algo para mejorar.
• Mandá el material del evento, si tenés fotos o videos que le sirvan al productor para su propia difusión, con su permiso para usarlos vos también.
• Facturá y cobrá como acordaron. Sin sorpresas en el monto ni reclamos raros. La prolijidad con la plata también se recuerda.
• Volvé a aparecer cada tanto. No para insistir: para contar que sumaste equipo, que tenés fechas libres en un mes flojo o para saludar antes de la temporada alta.

Llevá una planilla simple con cada productor, salón u organizador con el que trabajaste, cuándo fue el último evento y cuándo le escribiste por última vez. Con eso alcanza para no perder contacto con nadie.

Lo que hace que un productor no te llame más

Del otro lado, estas son las cosas que, en mi experiencia, cortan una relación de trabajo más rápido:

1. Cambiar el precio después de confirmado, sin que haya cambiado el pedido.
2. Mandar a otra persona al evento sin avisar, o a alguien que no sabe operar el equipo.
3. Hablarle al cliente final de precios o pasarle tu contacto por encima del productor.
4. Llegar tarde al armado sin avisar.
5. No contestar el teléfono la semana del evento.

Ninguna tiene que ver con lo técnico. Todas tienen que ver con la confianza.

Preguntas frecuentes

¿Conviene bajar el precio para que una productora me pruebe?

Con cuidado. Un primer trabajo a un precio especial puede abrir una puerta, pero si después no podés sostener ese número, la relación arranca mal. Mejor cotizar bien y ganarte el segundo llamado con el servicio. Para saber cuánto te queda de verdad, mirá cómo poner precio a tu servicio de eventos.

¿Cómo me presento a productoras que no me conocen?

Con algo concreto y corto: qué hacés, en qué zona, dos o tres fotos de trabajos reales y un link para ver más.

¿Tengo que trabajar con una sola productora o con varias?

Con varias. Si toda tu agenda depende de un solo productor o de un solo salón, el día que ese contacto se enfría te quedás sin trabajo. Cuidá a los que tenés y sumá de a uno.

Ordenar esto con alguien al lado

Que te vuelvan a llamar no depende de la suerte: depende de cómo contestás, cómo cotizás, cómo te mostrás y cómo seguís el contacto. En el acompañamiento para proveedores de eventos trabajamos tres meses (ordenar, salir a vender y sostener) con un encuentro por semana y dos tareas concretas en cada uno. Si querés que más productoras y salones te tengan en la lista, escribime por WhatsApp desde esa página y lo vemos.