Cómo vender fiestas de fin de año de empresa a esta altura del año

Lo ideal es vender la fiesta de fin de año de una empresa con meses de anticipación. Pero estamos a fines de octubre y la realidad es otra: hay muchas empresas que todavía no tienen nada resuelto. Algunas lo dejaron para después, otras cambiaron de responsable, otras pensaban no hacer nada y ahora quieren por lo menos un brindis. Si llegás con algo claro y fácil de aprobar, le resolvés un problema.

Si lo tuyo es la comida, está la versión para gastronomía: catering para fiestas de fin de año.

Esta nota es para eso: cómo venderle a una empresa su fiesta o su brindis cuando queda poco tiempo. Si querés el circuito completo de cómo compra una empresa (alta de proveedor, orden de compra, plazos de pago), está en cómo venderle eventos a empresas siendo un productor chico. Acá vamos a lo urgente.

Por qué todavía hay negocio

A esta altura, las empresas que no resolvieron su fin de año tienen tres problemas: poco tiempo, pocas fechas libres y alguien adentro que tiene que presentar una opción a su jefe. Ese alguien no quiere comparar diez presupuestos: quiere una propuesta que pueda reenviar y que se apruebe. El que gana no es el más barato, es el que contesta primero con algo cerrado.

A quién escribirle

En la mayoría de las empresas, la fiesta de fin de año la mueve Recursos Humanos (o Personas, o Cultura). En empresas chicas o medianas lo decide directo el dueño o el gerente. En algunas, el brindis lo organiza el área de administración o la asistente de dirección.

Empezá por estos, en este orden:

1. Empresas que ya trabajaron con vos. Es la venta más fácil. Ya te conocen, ya te dieron de alta como proveedor, ya saben cómo trabajás. Un mensaje corto alcanza.
2. Empresas a las que les cotizaste algo este año y no cerraste. Ya tenés el contacto y ellos ya te tienen en la cabeza.
3. Empresas de tu zona o de tu red. Clientes de tus proveedores, empresas donde trabajan conocidos, las que están cerca de tu salón o de tu base.

El mensaje tiene que ser corto y concreto. Algo así: «Hola, ¿ya tienen resuelto el brindis o la fiesta de fin de año? Me quedan algunas fechas de diciembre y tengo tres opciones armadas para equipos de 20 a 150 personas. Si te sirve, te las mando hoy.» Nada de presentaciones largas. La pregunta abre la conversación; las opciones la cierran.

Qué propuesta mandar (y mandarla en el día)

En fin de año la velocidad vende. Si alguien te pregunta un martes y le mandás la propuesta el viernes, probablemente ya eligió a otro. Por eso la propuesta tiene que estar armada antes de que te la pidan.

Armá una propuesta tipo de fin de año que solo tengas que completar con nombre, cantidad de personas y fecha. Tiene que incluir:

• Qué es, en una línea. «Brindis de fin de año para tu equipo, de 2 horas, en tu oficina» o «Fiesta de fin de año con cena y música, de 5 horas».
• Qué incluye, con cantidades. Comida, bebida, personal, música, horas. Lo que no está escrito, no está incluido.
• Qué no incluye. Así nadie se sorprende después.
• El precio total, con impuestos aclarados, moneda y hasta cuándo vale. En diciembre los precios de tus proveedores se mueven: poné una fecha de validez corta.
• Las fechas libres. Eso es lo que más apura la decisión.
• Cómo se confirma: seña, plazo y condiciones de cancelación.

La estructura general de una buena propuesta está en cómo armar una propuesta comercial para eventos. La de fin de año es una versión más corta y más rápida de esa misma.

Opciones cerradas para decidir fácil

Una persona de Recursos Humanos con poco tiempo no quiere armar el evento desde cero con vos. Quiere elegir. Por eso funcionan las opciones cerradas: dos o tres formatos ya definidos, cada uno con su precio por persona o su total.

Un ejemplo de cómo ordenarlas:

• Brindis en la oficina. Corto, en horario laboral o al terminar el día. Bebida, algo para picar, personal de servicio. Es lo más fácil de aprobar y lo más rápido de organizar.
• Fiesta con cena. En un salón o en un espacio de la empresa. Cena, bebida, música y personal. Es la clásica.
• Fiesta completa. Lo anterior más ambientación, alguna propuesta especial y más horas.

Cada opción es una cosa distinta, no la misma con más o menos margen. Y cada una tiene un precio claro.

Las fechas que se agotan primero

En diciembre no todas las fechas valen lo mismo. Las primeras en irse son los jueves y viernes de las primeras dos semanas de diciembre, que es cuando la mayoría de las empresas quiere hacer su fiesta antes de que la gente empiece a tomarse vacaciones. Los últimos días hábiles antes de Navidad también se piden mucho para brindis.

Usá eso a tu favor, sin inventar urgencia:

• Decí qué fechas tenés libres, con nombre y día. «Tengo libre el jueves 3 y el viernes 11» vende más que «tengo disponibilidad en diciembre».
• Ofrecé alternativas reales. Un miércoles, un lunes o la última semana de noviembre suelen estar más libres. Para un brindis, un almuerzo en lugar de una noche también puede funcionar.
• No reserves sin seña. Si alguien dice «guardame el viernes» y no confirma, esa fecha se la estás negando a otro cliente.

Seña para bloquear la fecha

Esta es la regla que te cuida la caja: la fecha se bloquea con la seña acreditada, no con la palabra. Una empresa puede decir que sí por mail y tardar semanas en pagar, porque tiene que pasar por compras, alta de proveedor y orden de compra. Si vos reservaste salón, catering y personal con esa promesa, estás financiando a la empresa.

Algunas formas de ordenarlo a esta altura del año:

• Poné un plazo para la seña. «La fecha queda reservada 72 horas. Con la seña acreditada queda confirmada.» Claro y sin vueltas.
• Facturá la seña apenas te confirman. Así entra en el circuito de pago de la empresa con tiempo.
• Preguntá de entrada cómo pagan. Si la empresa solo paga a 30 días desde la factura, en diciembre eso puede significar cobrar en enero. Ese costo tiene que estar en el precio o tiene que haber un anticipo.
• Escribí qué pasa si cancelan o cambian la fecha. En fin de año es común que una empresa cambie la fecha a último momento.

El detalle de cómo armar seña, anticipo y cancelación está en seña, anticipo y cancelación en eventos.

Preguntas frecuentes

¿Es tarde para ofrecer fiestas de fin de año a fines de octubre?

No. Las fechas más buscadas se van, pero hay muchas empresas que todavía no resolvieron nada, sobre todo para brindis o eventos chicos. Lo que no podés es tardar en contestar.

¿Conviene bajar el precio para cerrar rápido?

No hace falta. A esta altura lo que vende es la rapidez y la claridad. Si el cliente necesita algo más barato, ofrecele una opción más chica (menos horas, brindis en vez de cena), no el mismo evento con descuento.

Armarlo con alguien al lado

Tener una propuesta tipo de fin de año, opciones con precio y margen real, y condiciones de seña que no te dejen sin caja es justo lo que trabajamos en el acompañamiento para productores de eventos. Si te sirve, escribime por WhatsApp desde esa página y lo vemos.