Propuesta de wedding planner: qué poner para que la pareja diga que sí

La propuesta es lo que la pareja lee cuando vos no estás. Después de la primera charla, la abre en el celular, se la manda a la familia y la compara con otras dos. Si en esa lectura no entiende qué le ofrecés, cuánto sale y qué tiene que hacer para reservar, no te va a escribir para preguntarte: va a elegir la que se entendió.

Esta nota es para wedding planners y organizadores de casamientos. La estructura general de una propuesta comercial para eventos ya la conté en cómo armar una propuesta comercial para eventos, y el diseño del PDF en cómo presentar un presupuesto de evento en PDF. Acá vamos a lo que es propio de un casamiento: cómo separar tus servicios, qué escribir en cada uno y cómo cerrar.

Primero, ¿qué te pidieron?

Antes de escribir, volvé a la consulta. Una pareja que ya tiene salón, catering y DJ y te pregunta por el día del casamiento no necesita leer una organización completa. Una pareja que todavía no tiene fecha no necesita una coordinación del día. Mandar todo «por las dudas» confunde y hace que tu servicio parezca más caro de lo que es.

Si no está claro, preguntá en la primera charla: qué tienen contratado, qué les falta, cuánto tiempo pueden dedicarle y qué les preocupa. La propuesta responde a eso.

Los servicios, separados

La mayoría de las propuestas mezclan todo en un párrafo. Separalos en servicios con nombre propio, cada uno con su alcance y su precio:

• Organización completa. Acompañás a la pareja desde la búsqueda de proveedores hasta el cierre del día: presupuesto general, selección y contratación de proveedores, reuniones, diseño del día, cronograma y coordinación del evento.
• Coordinación del día. La pareja ya contrató casi todo por su cuenta; vos tomás el control las semanas previas y el día del evento. Qué entra y cómo venderla está en coordinación del día de un casamiento.
• Asesoría. Un número cerrado de encuentros para ordenar ideas, revisar presupuestos de proveedores o armar el plan. No incluye el día del evento.

Si la pareja te pidió uno, mandá ese. Si dudás entre dos, mandá los dos uno al lado del otro, con la diferencia escrita en una línea: «la organización completa incluye buscar y contratar a los proveedores; la coordinación del día parte de lo que ya tienen».

Qué incluye y qué no, por servicio

Para cada servicio, dos listas cortas. La de lo que incluye, con cantidades: cuántas reuniones, cuántas visitas a salones, desde cuándo arrancás, cuántas horas cubrís el día del evento, con cuántas personas de tu equipo. La de lo que no incluye, también por escrito:

• Los honorarios de los proveedores, que la pareja paga por separado.
• Las horas del día del evento por encima de las pactadas.
• Traslados fuera de la zona que definas.
• Lo que sea de otro servicio: diseño de ambientación si vendés coordinación, por ejemplo.

La lista de lo que no incluye no es desconfianza. Es lo que evita la conversación incómoda de «yo pensé que esto estaba». Si después aparece un pedido nuevo, tenés con qué presupuestarlo aparte; lo explico en cómo cobrar horas extra y extras no presupuestados.

Honorarios: una cifra clara por servicio

Cada servicio, un precio. Sin rangos, sin «desde», sin tres versiones del mismo servicio para que elijan. Si tus honorarios son un monto fijo, ponelo. Si son un porcentaje del presupuesto del casamiento, decí sobre qué se calcula y qué pasa si ese presupuesto cambia. Las ventajas de cada modelo están en honorarios por organizar un evento, y cómo llegar al número sin regalar horas, en cómo poner precio a tu servicio de eventos.

Si cobrás comisión a los proveedores, la propuesta es el lugar para decirlo, no la letra chica del contrato. Cuándo conviene y cómo contarlo está en comisión de proveedores: cobrarla o no.

Seña, pagos y cancelación

La pareja quiere saber cuánto tiene que pagar para que la fecha quede suya. Escribilo sin vueltas:

• Cuánto es la seña y qué reserva: tu fecha, para esa pareja.
• Cómo se paga el resto: en cuántas partes y en qué momentos (por ejemplo, atado a hitos del trabajo o a semanas antes del casamiento).
• Qué pasa si cambian la fecha y qué pasa si cancelan, con plazos.

Cómo armar cada una de esas condiciones lo desarrollo en seña, anticipo y cancelación.

Vigencia: hasta cuándo vale

Un casamiento se contrata con muchos meses de anticipación, y tu propuesta no puede valer para siempre. Poné dos cosas por separado: hasta qué fecha vale la propuesta si la pareja no reserva, y cómo se actualizan los honorarios si el casamiento es dentro de mucho tiempo. Son dos plazos distintos y casi siempre se mezclan; las formas de pactar la actualización están en presupuesto con vencimiento y actualización.

La vigencia además ayuda a cerrar: una fecha concreta le da a la pareja un motivo para decidir, sin que vos tengas que presionar.

Próximos pasos: que sepan qué hacer

El final de la propuesta tiene que decir exactamente qué pasa si dicen que sí. Tres o cuatro líneas alcanzan:

1. Nos confirman por WhatsApp o por mail.
2. Les mandamos el contrato y los datos para la seña.
3. Con la seña acreditada, la fecha queda reservada.
4. Agendamos la primera reunión de trabajo.

Sin este bloque, la pareja que está convencida igual tiene que escribirte para preguntar cómo sigue, y en esa pausa se enfría. El contrato que viene después lo cuento en qué poner en un contrato de evento.

Lo que suma y lo que sobra

Suma: dos o tres fotos de casamientos que hiciste, con permiso de las parejas; un cronograma de ejemplo sin nombres; una línea sobre cómo trabajás (cuántas parejas tomás por fecha, quién va el día del evento). Si querés mostrar más, la carpeta de trabajos va aparte, como cuento en cómo armar el portfolio de tu negocio de eventos.

Sobra: tres páginas sobre tu historia, frases que dicen lo mismo que todas las demás propuestas, y cualquier promesa que no puedas cumplir el día del evento.

Preguntas frecuentes

¿Mando la propuesta antes o después de la primera charla?

Después. Sin la charla no sabés qué servicio necesitan, y una propuesta genérica se compara solo por precio. Lo que sí podés mandar antes es una línea con qué servicios ofrecés, para que la pareja llegue a la charla sabiendo de qué se trata.

¿Cuánto tiempo después de la charla la mando?

Lo antes posible, mientras la pareja todavía tiene fresca la conversación. Si tenés una propuesta tipo por servicio, solo cambiás los datos de esa pareja y la mandás el mismo día o al siguiente.

¿Qué hago si la pareja no contesta?

Un seguimiento corto, unos días después, preguntando si les quedó alguna duda. Cómo hacerlo sin ser insistente está en seguimiento de presupuestos enviados.

¿Le hago descuento si me lo piden?

Antes de bajar el precio, ofrecé sacar algo del alcance. Si bajás el precio sin cambiar nada, le estás diciendo que el precio original no era real.

Ordenar tu negocio de casamientos, conmigo

Tener una propuesta tipo para cada servicio, con qué incluye, honorarios con margen y condiciones claras, es parte de lo que trabajamos en el acompañamiento para wedding planners: un encuentro por semana y tareas concretas para que no tengas que resolver todo por tu cuenta cada vez que te consultan. La primera llamada de 30 minutos es sin cargo. Si preferís, escribime por WhatsApp y te cuento si te sirve.

Y si tu web no te está trayendo consultas, acá está qué tiene que tener la web de una wedding planner.