Cómo armar el portfolio de tu negocio de eventos para vender

El portfolio de un negocio de eventos tiene que contestar una sola pregunta del que lo mira: ¿esta persona ya hizo algo parecido a lo que yo necesito? Para eso alcanza con pocos trabajos bien contados, con fotos propias, un antes y después cuando se pueda, los números que sí podés decir y el permiso del cliente para mostrarlo. Después va en tres lugares: Instagram, tu web y un PDF corto para mandar por WhatsApp.

Para qué sirve un portfolio

Nadie contrata un evento a ciegas. El que te pide presupuesto quiere ver que sabés hacerlo antes de poner la plata, y casi nunca tiene tiempo de leer mucho. Un buen portfolio le ahorra preguntas, te ahorra explicaciones y hace que la conversación arranque por el presupuesto y no por “¿y qué hicieron?”.

No es un álbum de fotos ni un currículum. Es una herramienta de venta. Por eso no se trata de mostrar todo lo que hiciste, sino lo que te ayuda a vender lo que querés vender ahora.

Elegí pocos trabajos y elegí bien

Cinco o seis trabajos bien contados venden más que cuarenta fotos sueltas. Para elegirlos:

• Que se parezcan a lo que querés vender. Si querés más eventos corporativos, adelante van los corporativos, aunque tengas más fiestas privadas.
• Que sean variados dentro de eso. Distintos tamaños, lugares o formatos, para que más gente se vea reflejada.
• Que tengas buen material. Un evento enorme con dos fotos borrosas suma menos que uno chico bien fotografiado.

Cada trabajo se cuenta igual: qué pedía el cliente, qué hiciste vos y cómo salió. Tres o cuatro líneas, no más.

Fotos propias, siempre

Lo primero que se nota en un portfolio es si las fotos son tuyas. Las de catálogo, las de internet o las de un trabajo donde vos no hiciste esa parte se descubren y te restan confianza. Si el escenario lo puso otro proveedor, no lo muestres como si fuera tuyo: contá qué parte hiciste vos.

Lo que conviene empezar a hacer desde el próximo evento:

• Pedile al fotógrafo del evento que te pase algunas fotos y preguntale cómo quiere que lo menciones.
• Sacá vos fotos y videos cortos del armado, del lugar listo antes de que entre la gente y del momento central.
• Guardá todo en una carpeta por evento, con la fecha y el nombre del cliente. Dentro de un año no te vas a acordar cuál era cuál.

El antes y después

Pocas cosas venden tanto como mostrar un lugar vacío y el mismo lugar listo para el evento. El cliente no se imagina solo cómo se transforma un galpón, un salón o un jardín: necesita verlo. Sacá la foto del espacio antes de empezar a armar, desde el mismo ángulo que después vas a usar con el evento andando. Es un minuto de trabajo y es de lo mejor que vas a tener para vender.

Los números que sí podés decir

Los números le dan peso a un trabajo: cantidad de invitados, días de armado, personas en el equipo, cantidad de proveedores coordinados. Pero hay que tener cuidado con qué se dice.

• Decí lo que es tuyo y podés sostener. Cuántas personas trabajaron con vos, cuántos días te llevó el armado, cuántos invitados recibiste. Eso lo sabés y nadie te lo puede discutir.
• No inventes ni redondees para arriba. Si después el cliente o alguien que estuvo ve un número inflado, perdiste más de lo que ganaste.
• Cuidado con los números del cliente. La facturación de la marca, las ventas del día o el presupuesto total del evento son datos del cliente. No los publiques sin que te lo autorice.
• Si no podés dar el número, contá el desafío. “Armado en una noche para abrir a la mañana” dice mucho sin ningún dato sensible.

Permisos para mostrar marcas y clientes

Este es el punto que más problemas trae. Que hayas hecho un evento no quiere decir que puedas mostrarlo con el nombre del cliente o con su marca. Algunas empresas tienen contratos que lo prohíben, y algunas familias no quieren que su fiesta privada aparezca en las redes de nadie.

• Preguntá antes, por escrito. Lo más fácil es incluirlo en el presupuesto o en el contrato: si te autorizan a usar fotos del evento y si podés nombrarlos.
• Si dicen que no, mostralo sin nombre. “Lanzamiento de producto para una marca de bebidas” sigue vendiendo. Sacá logos de las fotos o elegí planos donde no se vean.
• En fiestas privadas, cuidá a la gente. Mejor fotos del lugar, la ambientación y la pista que primeros planos de los invitados, salvo que la familia diga que sí.
• Anotá qué te autorizó cada cliente. Un simple listado te evita publicar algo que no correspondía.

Dónde ponerlo

El mismo portfolio se cuenta distinto según dónde lo ve la gente.

En Instagram

Es lo primero que mira mucha gente antes de escribirte. Usá las destacadas para tener los trabajos ordenados por tipo de evento y publicá cada trabajo con un carrusel: el antes, el durante y tres líneas de qué hiciste. En qué publicar en Instagram si tenés un negocio de eventos hay más ideas para sostenerlo.

En tu web

La web es donde el portfolio queda ordenado y es tuyo, sin depender del algoritmo. Una sección de trabajos con una página corta por evento también ayuda a que te encuentren en Google cuando alguien busca lo que hacés. En qué tiene que mostrar la web de una productora de eventos está el detalle. Si todavía no tenés web, la web de presencia en 7 días te deja una de hasta 5 secciones con tu marca, tu dominio y un botón de WhatsApp, por USD 400 con precio cerrado.

En un PDF para mandar por WhatsApp

Cuando alguien te pide presupuesto, un PDF corto con tus mejores trabajos hace que la propuesta se vea seria. Que sea liviano para que abra rápido en el celular, con una página por trabajo y tus datos de contacto al final. Armá una versión por tipo de cliente si vendés a públicos distintos: no le mandes fiestas de 15 a una empresa que quiere un lanzamiento.

Revisalo cada temporada

Un portfolio con el último trabajo de hace dos años dice que no estás trabajando. Cada tanto, sacá lo más viejo, sumá lo nuevo y fijate si sigue mostrando lo que querés vender.

Armarlo con alguien al lado

Si hacés buenos eventos pero cuando te piden “mandame algo de lo que hiciste” no tenés qué mandar, es de lo primero que conviene resolver. En el acompañamiento para productores de eventos trabajamos juntos qué vendés y cómo lo contás, y armamos tu presencia en Google, Instagram y una página, con un encuentro por semana conmigo. Si querés ver si te sirve, escribime por WhatsApp desde esa página.

Preguntas frecuentes

¿Qué hago si recién arranco y no tengo trabajos para mostrar?

Mostrá lo que hiciste trabajando para otros, contando con claridad qué parte fue tuya y con permiso de quien te contrató. Y desde el primer evento propio, fotografiá todo.

¿Pongo precios en el portfolio?

En el portfolio no hace falta. Sí conviene que en la web o en Instagram haya una idea de precio “desde” para que el que consulta sepa si está en su rango.

¿Cuántas fotos pongo por trabajo?

Entre tres y seis: el antes, el lugar listo, un detalle y el momento con gente. Más que eso cansa.