Cómo saber si tu negocio de eventos gana plata de verdad

Tener trabajo no es lo mismo que ganar plata. Podés tener la agenda llena, cobrar todos los eventos y llegar a fin de mes sin saber adónde se fue la diferencia. Para saber si tu negocio de eventos gana plata hay que mirar dos cosas por separado: lo que deja cada evento y lo que deja el mes. Y en las dos, la misma cuenta de tres palabras: cobrás, cuesta, queda.

La cuenta de tres palabras

Todo lo que necesitás saber de tus números entra en esta línea:

• Cobrás: lo que el cliente te paga por el evento, sin contar impuestos que no son tuyos.
• Cuesta: todo lo que tenés que pagar para que ese evento exista.
• Queda: la diferencia. Lo que te llevás para pagar el resto del negocio y a vos.

Parece obvio, pero la mayoría mira solo la primera columna. Cobraste un millón y sentís que te fue bien. La pregunta que importa es cuánto de ese millón sigue en tu cuenta cuando pagaste todo.

Lo que cuesta cada evento y lo que cuesta el mes

El error más común es mezclar dos tipos de costos que se comportan distinto.

Costos por evento

Son los que aparecen solo si hay evento. Si no hay evento, no los pagás:

• Proveedores: sonido, catering, barra, alquileres, mobiliario.
• Staff contratado para esa fecha.
• Traslados, fletes y viáticos.
• Insumos y compras puntuales.
• Comisiones de cobro y gastos bancarios de ese pago.

Estos se restan evento por evento. Son los que definen si un evento te deja plata.

Costos fijos

Son los que pagás haya eventos o no:

• Monotributo o impuestos fijos, contador.
• Teléfono, internet, herramientas y suscripciones.
• Depósito o lugar donde guardás equipos, si tenés.
• Publicidad mensual, página web y mantenimiento.
• Seguros que pagás todo el año.

Estos no se restan a un evento en particular. Se pagan con lo que queda de todos los eventos del mes. Por eso un evento puede dejar plata y el mes igual dar negativo.

Tu sueldo es un costo

Acá está la trampa más cara. Si sos el que vende, cotiza, coordina y está el día del evento, ese trabajo vale. Si no lo contás como costo, el número que te da “ganancia” en realidad es tu sueldo, y a veces ni siquiera alcanza.

Poné tu sueldo en los costos fijos del mes. Elegí un monto: lo que necesitás para vivir o lo que le pagarías a alguien para hacer lo que hacés vos. Recién lo que queda después de pagarte es ganancia del negocio. Si el negocio no llega a pagarte un sueldo razonable, no es un negocio todavía: es un trabajo mal pago con riesgo.

Un ejemplo con números redondos

Este es un ejemplo ilustrativo, con números inventados y redondos para que se entienda la lógica. Tus números van a ser otros.

Un evento:

• Cobrás: $1.000.000
• Cuesta (proveedores, staff, traslados): $600.000
• Queda: $400.000

El mes, con 4 eventos así:

• Queda de los eventos: 4 × $400.000 = $1.600.000
• Costos fijos (impuestos, herramientas, publicidad): $400.000
• Tu sueldo: $1.000.000
• Queda para el negocio: $200.000

Ahora la misma cuenta con 3 eventos: quedan $1.200.000 de los eventos, menos $1.400.000 de fijos y sueldo. El mes da $200.000 negativo. Con un evento menos, el negocio pierde plata aunque cada evento haya salido bien.

Esa cuenta te da tu punto de equilibrio: cuántos eventos por mes necesitás para pagar todo, incluido vos. En el ejemplo son 3,5. Saberlo cambia cómo cotizás, cuánto descuento podés hacer y qué hacer en temporada baja.

La planilla simple

No necesitás un sistema. Alcanza con una planilla con dos hojas.

Hoja 1: eventos. Una fila por evento, con estas columnas:

1. Fecha y cliente.
2. Cobrás.
3. Cuesta: una columna por rubro grande (proveedores, staff, traslados, otros).
4. Cuesta total.
5. Queda.
6. Queda en porcentaje (queda dividido cobrás).

Hoja 2: el mes. Una fila por mes:

1. Suma de lo que quedó de los eventos.
2. Costos fijos, uno por línea.
3. Tu sueldo.
4. Lo que queda para el negocio.

Dos reglas para que sirva:

• Cargá el costo real, no el presupuestado. Lo que pensabas gastar no importa; importa lo que pagaste. La diferencia entre las dos cosas es justamente lo que tenés que aprender a cotizar.
• Cerrá cada evento a la semana. Si esperás a fin de mes, te vas a olvidar del flete o del extra que le pagaste al staff.

Después de dos o tres meses vas a ver patrones: qué tipo de evento te deja más, qué cliente te come el margen con cambios de último momento, qué rubro se te va siempre arriba de lo previsto.

Qué hacer con lo que ves

Los números no sirven para sentirte bien o mal. Sirven para decidir:

• Si un evento deja poco, revisá el precio. Probablemente estás cotizando sin contar todo lo que cuesta. Está explicado en cómo poner precio a tu servicio de eventos.
• Si cada evento deja bien pero el mes no cierra, el problema son los fijos o la cantidad de eventos. O bajás fijos, o vendés más, o subís lo que queda por evento.
• Si el mes cierra solo porque no te pagás, el negocio depende de que vos trabajes gratis. Eso no se sostiene.
• Si queda bien y querés crecer, ya tenés el dato para saber si podés pagarle a alguien más. Lo vemos en cómo dejar de depender de vos en tu negocio de eventos.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tendría que quedar por evento?

No hay un porcentaje que sirva para todos. Depende de tus fijos, de tu sueldo y de cuántos eventos hacés por mes. La planilla te lo dice: el porcentaje que queda tiene que alcanzar para pagar el mes con la cantidad de eventos que hacés de verdad, no con la que te gustaría hacer.

¿Los impuestos van en cuesta?

Los que dependen de lo que facturás conviene restarlos antes, para que “cobrás” sea lo que es tuyo. Los fijos van en los costos del mes. Cómo se calculan en tu caso lo tiene que ver tu contador. Si todavía estás eligiendo cómo inscribirte, te puede servir monotributo o sociedad para tu negocio de eventos.

¿Y si cobro en dólares y pago en pesos?

Cargá todo en la misma moneda, con el tipo de cambio del día en que entró o salió la plata. Si mezclás, la planilla te miente.

Armarlo con alguien al lado

La planilla es simple; lo difícil es llenarla todas las semanas y animarse a mirar lo que dice. En el acompañamiento para productores de eventos trabajamos los números de cada evento en el primer mes y los precios con margen real en el segundo: cuánto cobrás, cuánto te cuesta y cuánto te queda. En el plan Acompañamiento + hecho, la planilla de costos y precios puede ser la pieza terminada del mes. Si te sirve, escribime por WhatsApp desde esa página y lo vemos.