Food truck para eventos privados: cómo conseguirlos y cómo cobrarlos

Un food truck que vive solo de ferias y de la esquina depende del clima, del día y de que la gente pase. Los eventos privados y corporativos cambian esa cuenta: sabés cuántas personas hay, a qué hora y quién paga. Pero hay que saber pedirlos, preguntar bien antes de cotizar y cobrarlos de una forma que no te deje poniendo plata.

Acá va cómo pensarlo, sin números de mercado: los que sirven son los tuyos.

Evento privado no es feria con menos gente

En una feria vendés a cada persona que se acerca y el riesgo es tuyo: si llueve o no viene nadie, perdiste el día. En un evento privado (un cumpleaños, un casamiento, una fiesta de empresa, un lanzamiento) el que te contrata es uno solo, y ese cambio de cliente te permite cambiar la forma de cobrar.

La pregunta de fondo es siempre la misma: ¿quién toma el riesgo de que se venda poco? Según cómo lo respondas, cambia el precio.

Las tres formas de cobrar un evento

Mínimo garantizado

El organizador te asegura un monto aunque se venda menos. Vos vendés al público del evento y, si al final no llegaste al mínimo, el organizador paga la diferencia. Si lo superás, lo extra es tuyo.

Es la forma más común cuando el público paga lo que come, como en un evento abierto o una fiesta grande. Te cubre los costos fijos de mover el truck, el personal y la mercadería, y le deja al organizador la tranquilidad de que vas a estar.

Servicio cerrado: el organizador paga todo

El cliente paga un precio por persona o por paquete y sus invitados comen sin pagar. Es lo habitual en casamientos, cumpleaños y eventos de empresa. Se cotiza como un catering: insumos por persona, más costos fijos, más margen. El método completo está en cómo poner precio a un catering para eventos.

Lo que no puede faltar: cuántas porciones por persona incluye, durante cuántas horas y qué pasa si llegan más invitados de los confirmados.

Venta al público con canon o porcentaje

Algunos eventos te piden un monto fijo por estar o un porcentaje de lo que vendas. Acá el riesgo es todo tuyo: pagás para estar y después vendés lo que puedas. Antes de aceptar, preguntá cuánta gente se espera, cuántos puestos de comida más va a haber y en qué horario. Si no te lo pueden decir, es una apuesta, no un evento.

Qué preguntar antes de cotizar

Un presupuesto rápido sin estas respuestas suele terminar en sorpresa el día del evento.

• Qué tipo de evento es y quién paga la comida. Define cuál de las tres formas de cobro aplica.
• Cuántas personas y en qué horario. No es lo mismo servir a todos en una hora de almuerzo que a lo largo de una noche.
• Si hay otros puestos de comida. Si hay tres trucks más, vas a vender menos de lo que imaginás.
• Dónde se ubica el truck. Si se puede entrar con el vehículo, qué tipo de suelo hay, a qué distancia queda del público.
• Electricidad y agua. Si el lugar te da conexión o tenés que llevar generador, y si hay agua cerca.
• Horario de llegada y de salida. Cuánto antes podés entrar a armar y hasta qué hora se puede quedar el truck.
• Qué piden del lugar. Muchos predios, clubes, salones y empresas tienen reglas propias para proveedores: seguros, documentación del vehículo y del personal, horarios de carga. Preguntalo antes, no el día del evento.
• Si el evento es al aire libre, qué pasa si llueve. Si hay alternativa bajo techo, si se posterga o si se cancela.

Permisos: preguntá siempre al lugar

Cada lugar y cada municipio tiene sus reglas, y no son las mismas para un evento en una casa particular, en un predio privado o en la vía pública. Lo práctico es preguntar siempre al organizador y al lugar qué te van a pedir, y tener tu documentación al día y a mano para mandarla cuando te la piden. Si el evento es en un espacio público, la gestión suele ser distinta y conviene consultarla con anticipación en el municipio que corresponda.

Cómo conseguir eventos privados

Los eventos privados no llegan solos a la ventanilla del truck. Algunas ideas para que te encuentren:

• Que se sepa que hacés eventos. En el truck, en Instagram y en tu ficha de Google, decilo con todas las letras: “hacemos eventos privados y de empresa”.
• Una propuesta lista para mandar. Con tu menú para eventos, las formas de contratar, qué necesitás del lugar y fotos de tus eventos. Si cada vez que te preguntan empezás de cero, perdés tiempo y oportunidades. Para armarla, mirá cómo armar una propuesta comercial para eventos.
• Alianzas. Salones, productores de eventos, organizadores de casamientos, otros proveedores. Un productor que confía en vos te puede traer más eventos que una feria entera.

Condiciones de pago

Un buen precio con malas condiciones igual te deja sin plata. Lo mínimo:

• Seña para reservar la fecha. Sin seña, la fecha no está reservada. Comprás mercadería y reservás personal después de cobrar, no antes.
• Saldo antes del evento. En servicio cerrado, el resto antes del día. En mínimo garantizado, la parte fija antes y la diferencia, si la hay, al cierre del evento o en un plazo corto y escrito.
• Cancelación. Qué pasa con la seña según con cuánta anticipación se cancela, y qué pasa si se suspende por lluvia.
• Horas extra. Cuánto cuesta cada hora más con el truck abierto.
• Vigencia del presupuesto. Hasta cuándo vale el precio.

Para empresas, preguntá antes cómo pagan: muchas trabajan con orden de compra, factura y un plazo de pago. Si el pago llega después del evento, poné en el presupuesto el anticipo que necesitás para cubrir la mercadería. Todo esto lo explicamos en seña, anticipo y cancelación en eventos.

Si querés armarlo con alguien al lado

Pasar de vivir de ferias a tener eventos privados en el calendario es un cambio de negocio, no solo de cliente. Para eso existe el acompañamiento para gastronomía de eventos: en el primer mes ordenamos el negocio, con los números de lo que te cuesta de verdad cada servicio; en el segundo armamos tu presencia y una propuesta tipo para mandar; en el tercero, una rutina de ventas y las alianzas que te convienen, por ejemplo con salones o productores de eventos.

El plan Acompañamiento es de $200.000 por mes (USD 130), con un encuentro por semana; el Acompañamiento + hecho, de $400.000 por mes (USD 260), suma una pieza terminada por mes. El mínimo es de 3 meses. La primera llamada, de 30 minutos, es sin cargo. Escribime por WhatsApp y vemos si te sirve.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiene que ser el mínimo garantizado?

Como mínimo, lo que te cuesta ir: personal, traslado, mercadería que vas a llevar y la parte de tus gastos fijos del mes, más tu margen. Por debajo de eso, el riesgo de perder plata es tuyo.

¿Conviene cobrar por persona o por paquete?

Por persona es más fácil de entender para el cliente; por paquete te protege mejor si bajan los invitados. Si cobrás por persona, poné siempre un mínimo de invitados.

¿Qué hago si el organizador no me dice cuánta gente va a ir?

Cotizá con mínimo garantizado o con servicio cerrado para una cantidad fija. Ir a vender sin saber cuánta gente hay es una apuesta.