Cuánto cobrar por hora como productor de eventos: tu hora real

Para saber cuánto cobrar por hora como productor de eventos tenés que dividir lo que te queda de cada evento por todas las horas que le pusiste, no solo por las del día del evento. Ese número es tu hora real. Casi siempre es bastante más bajo de lo que pensabas, porque la mayor parte del trabajo de producción pasa antes y después, en horas que nadie ve y que casi nadie anota.

No hace falta que le cobres al cliente por hora. Lo que hace falta es que vos sepas cuánto vale tu hora, para que el precio por evento la pague.

Por qué cobrar por evento te engaña

Cobrar un precio por evento tiene sentido: el cliente quiere saber cuánto sale todo y no le interesa cuántas horas trabajaste. El problema aparece cuando ese precio lo armaste pensando en el día del evento y no en todo lo que lo rodea.

Un evento de seis horas puede llevarte cuarenta. Si cobraste pensando en las seis, tu hora vale una fracción de lo que creés. Y como el precio “suena bien”, no te das cuenta hasta que a fin de mes trabajaste todos los días y la plata no alcanza.

Las horas invisibles

Antes de hacer cualquier cuenta, anotá todo lo que hacés para que un evento pase. Usá un evento real que ya hiciste, el más típico, y reconstruí las horas con el teléfono, el mail y el calendario en la mano.

• La venta. La primera consulta, la llamada, el presupuesto, las idas y vueltas, el presupuesto corregido. Incluso las que no se cierran: también son horas del negocio.
• Las reuniones. Con el cliente, con el venue, con proveedores. Cada reunión de una hora suele llevar otra media de preparar y de mandar el resumen.
• La preproducción. Pedir cotizaciones, comparar proveedores, armar el cronograma, la planta, el listado de staff, las confirmaciones. Es donde más horas se van y donde menos se cuentan.
• Las visitas técnicas. Ir al lugar, medir, ver accesos, carga y descarga, electricidad.
• Los viajes. El tiempo de ida y vuelta a cada reunión, cada visita y cada compra. Si manejás dos horas para una reunión de una, son tres horas de trabajo.
• Los mensajes. El WhatsApp del cliente a la noche, el proveedor que no confirma, el grupo del staff. Si lo sumás en una semana, te vas a sorprender.
• El día del evento. Desde que llegás a armar hasta que se va el último proveedor, no desde que abren las puertas.
• El después. Desarme, devoluciones, pagos a proveedores, rendición de gastos, el cierre con el cliente.

Hacé la cuenta por bloque y sumalo. Ese total es el número de horas real de un evento tipo.

El método: cobrás, cuesta, queda

Con las horas anotadas, armá las tres columnas de siempre para ese mismo evento:

• Cobrás: lo que le facturaste al cliente, con los impuestos aparte.
• Cuesta: todo lo que salió de tu bolsillo para que el evento pase. Proveedores, staff, alquileres, traslados, comida del equipo, insumos, imprevistos.
• Queda: la resta. Es lo único que es tuyo.

Ahora dividí lo que queda por el total de horas. Esa es tu hora real en ese evento.

Si querés el paso a paso de cómo armar las columnas y los costos que más se olvidan, está en cómo poner precio a tu servicio de eventos.

No te olvides de lo que pagás aunque no haya eventos

Lo que queda de un evento todavía no es ganancia. Hay gastos que pagás todos los meses aunque no trabajes: teléfono, herramientas, monotributo, contador, publicidad, la nafta de las vueltas que no son de ningún evento.

Sumá esos gastos fijos del mes y repartilos entre los eventos que hacés por mes. Restá esa parte a lo que queda de cada evento antes de dividir por las horas. Ahí tenés la hora real de verdad, la que te paga la vida.

De la hora real al precio que vas a pedir

Con la hora real calculada podés dar vuelta la cuenta. Primero decidí cuánto necesitás que te quede por mes para vivir y para que el negocio crezca. Después, cuántas horas querés trabajar por mes, siendo honesto: si le metés más de las que tenés, el sistema se cae en el primer mes cargado.

Dividí lo que necesitás que te quede por las horas que querés trabajar. Esa es la hora objetivo. Para presupuestar un evento nuevo:

1. Estimá las horas totales del evento, con todos los bloques de arriba.
2. Multiplicalas por tu hora objetivo.
3. Sumale lo que cuesta: proveedores, staff, traslados, imprevistos.
4. Sumale la parte de los gastos fijos del mes que le toca a ese evento.

Ese es el piso. Lo que mire el mercado te sirve para ver si ese número es vendible o si tenés que cambiar algo del servicio, no para bajarlo sin saber qué estás regalando.

Qué hacer si la hora real te da baja

Es lo más común la primera vez. No significa que tengas que subir todo de golpe. Significa que hay que mirar dónde se van las horas:

• Presupuestos que no se cierran. Si armás cinco para cerrar uno, cada evento carga las horas de los otros cuatro. Una propuesta tipo que adaptás en minutos cambia mucho.
• Reuniones que podían ser un mensaje. No todas, pero muchas.
• Viajes evitables. Agrupar visitas y compras en el mismo día ahorra horas que no se ven.
• Trabajo que se repite. Si cada evento armás el cronograma y el listado desde cero, ahí hay horas para recuperar con una plantilla.
• Lo que no cobrás. Las horas extra del día del evento, los cambios de último momento del cliente o las visitas técnicas adicionales pueden tener un precio escrito en la propuesta.

Medir una vez, ajustar siempre

No hace falta cronometrar cada minuto de por vida. Medí bien dos o tres eventos tipo, con todas las horas, y usá esos números como base. Revisalos cada tanto, sobre todo cuando cambia el tipo de cliente o el tamaño de los eventos.

Si hacés eventos todos los meses y a fin de mes no sabés cuánto vale tu hora, es lo primero que ordenamos en el acompañamiento de negocio. En el segundo mes armamos juntos los precios con margen real: cuánto cobrás, cuánto te cuesta y cuánto te queda. Y si recién estás armando tu negocio, empezá por cómo independizarte como productor de eventos.

Preguntas frecuentes

¿Le tengo que cobrar al cliente por hora?

No hace falta. Al cliente de eventos le sirve más un precio cerrado con lo que incluye y lo que no. La hora real es tu herramienta interna para que ese precio cerrado te pague todo el trabajo.

¿Las horas de los presupuestos que no se cierran también cuentan?

Sí. Son horas del negocio. Si no las repartís entre los eventos que sí se cierran, las estás regalando.

¿Cada cuánto recalculo mi hora?

Cuando cambia algo grande: suben tus costos fijos, cambia el tipo de evento o el tamaño del equipo. Y por lo menos una vez al año, con eventos reales del año.

¿Y si la competencia cobra menos?

Primero fijate si de verdad hace lo mismo. Si el número que te da la cuenta no es vendible, el camino es cambiar el servicio o bajar las horas que te lleva, no bajar el precio y trabajar a pérdida.

¿Querés que miremos tus números juntos? Escribime por WhatsApp y lo charlamos en una primera llamada sin cargo.