Organizar fiestas de 15 como negocio: servicios, cobro y clientes

Organizar fiestas de 15 como negocio es distinto de tener un salón que las vende. El salón ofrece un lugar y un paquete; quien organiza ofrece criterio, tiempo y la tranquilidad de que alguien se ocupa de todo lo demás: elegir el salón, coordinar proveedores, armar el cronograma y estar la noche de la fiesta. Si ya organizás casamientos o eventos sociales, las fiestas de 15 pueden ser una línea de trabajo propia, con su forma de negociar, su temporada y sus propios canales para conseguir clientes.

Esta nota es para wedding planners y para quienes organizan eventos sociales por su cuenta y quieren sumar fiestas de 15. Si lo tuyo es un salón, la nota que te sirve es cómo vender fiestas de 15 en tu salón.

Con quién negociás: dos clientes en la misma mesa

En un casamiento hablás con la pareja. En una fiesta de 15 hablás con dos partes que quieren cosas distintas y no siempre opinan lo mismo:

• La quinceañera es la que se imagina la fiesta: la entrada, la música, el vestido, la temática, los momentos con sus amigas. Si no la escuchás, la fiesta no va a ser la que ella quería, aunque salga perfecta.
• La familia es la que paga y decide: presupuesto, cantidad de invitados, horarios, seguridad y forma de pago. A veces son padres separados, a veces se suma una abuela o un tío que pone una parte.

Tu trabajo es traducir entre los dos. Algunas cosas que ayudan:

• Una primera reunión con las dos partes juntas, para escuchar qué quiere cada una antes de proponer nada.
• Un solo interlocutor para la plata. Que quede claro quién aprueba gastos y a quién le pasás los presupuestos.
• Decisiones por escrito. Si la quinceañera pide algo que la familia no aprobó, lo resolvés con la familia, no en la mitad de la fiesta.
• Momentos para cada una. Reuniones de estética con la quinceañera y reuniones de presupuesto con la familia. No todo tiene que ser con todos.

Qué servicios ofrecer

Como en los casamientos, conviene ofrecer pocas opciones bien definidas en lugar de un menú infinito. Una forma que funciona:

• Organización completa: desde elegir el salón hasta el cierre de la fiesta. Búsqueda y negociación con proveedores, presupuesto general, cronograma, ensayo de la entrada y del vals, coordinación de la noche.
• Coordinación del día: la familia ya contrató todo y vos tomás el control las semanas previas y la noche. Es el mismo servicio que en casamientos, con sus mismas reglas; lo explico en coordinación del día de un casamiento.
• Asesoría por horas: para familias que quieren organizar por su cuenta pero necesitan que alguien les ordene los pasos y les recomiende proveedores.

Para cada servicio, escribí qué incluye y qué no. En fiestas de 15 aparecen pedidos que en un casamiento no: ensayo de coreografías, coordinación con la escuela de danza, sesión de fotos previa, cambio de vestuario en la mitad de la fiesta, cuidado de invitados menores de edad. Decidí cuáles hacés, cuáles derivás y cuáles se cobran aparte.

Si querés sumar temáticas o propuestas especiales, en fiestas temáticas como negocio hay ideas para ofrecerlas sin que se te vaya el trabajo de las manos.

Cómo cobrar

Lo primero es separar tu honorario de lo que paga la familia a los proveedores. La familia tiene que ver cuánto cuesta la fiesta y cuánto cuesta tu trabajo, y vos tenés que saber cuánto te queda.

• Tu honorario sale de tus horas reales: reuniones con la familia, mensajes de WhatsApp, visitas a salones, llamadas con proveedores, ensayos y la noche entera. Cobrás, cuesta, queda: el paso a paso está en cómo poner precio a tu servicio de eventos.
• Monto fijo o porcentaje: las dos formas existen. Para una familia que nunca contrató organización, un monto fijo por servicio suele ser más fácil de entender. Las ventajas de cada modelo están en honorarios por organizar un evento.
• Comisiones de proveedores: si las cobrás, decilo. Una familia que se entera después pierde la confianza. Hay más en comisión de proveedores: cobrarla o no.

Seña y plan de pagos

Las fiestas de 15 se organizan con muchos meses de anticipación y muchas familias las pagan en cuotas. Tu honorario también puede ir en cuotas, pero con reglas claras:

• La fecha se reserva con seña. Sin seña, no bloqueás un sábado.
• Las cuotas terminan antes de la fiesta. Nunca después.
• Qué pasa con los aumentos si la fiesta es dentro de mucho tiempo.
• Cancelación y cambio de fecha, escritos desde el primer día.

Cómo armar las cuotas sin perder plata está en cobrar un evento en cuotas, y la parte de seña y cancelación en seña, anticipo y cancelación.

La temporada y el calendario

Las familias empiezan a buscar con mucha anticipación, y los sábados más pedidos se ocupan rápido. Para quien organiza, eso tiene dos consecuencias:

• Tu calendario se llena por fechas, no por cantidad de trabajo. Una fiesta de 15 te ocupa el sábado entero aunque la organización sea chica. Definí cuántas fiestas podés tomar por fin de semana y no aceptes más.
• Las fiestas de 15 compiten con los casamientos por los mismos sábados. Si hacés las dos cosas, decidí con tiempo qué fechas guardás para cada una. En cómo planificar el año de tu negocio hay una forma de hacerlo.

Cómo conseguir clientes

Las fiestas de 15 se mueven mucho por recomendación, pero hay que ayudar a que esa recomendación llegue:

• Escuelas y grupos de padres. Las quinceañeras de un mismo curso cumplen en el mismo año. Una fiesta bien hecha se ve entera en ese grupo.
• Salones y proveedores. Los salones reciben familias que no saben por dónde empezar. Si les servís, te recomiendan. Cómo armar esas alianzas está en alianzas con salones y proveedores.
• Escuelas de danza, fotógrafos y estudios de maquillaje, que ven a la quinceañera antes que nadie.
• Instagram con fiestas reales, con permiso de la familia: la entrada, la pista, los detalles. Y un camino directo a WhatsApp.
• Reseñas en Google después de cada fiesta, pedidas a la familia la semana siguiente.

Muchos de los canales que funcionan para casamientos sirven igual; los repaso en wedding planner: cómo conseguir clientes.

Preguntas frecuentes

¿Conviene hacer fiestas de 15 si me dedico a casamientos?

Puede convenir, sobre todo para llenar fechas y llegar a familias que después vuelven para otros eventos. Lo que no conviene es tomarlas como un casamiento chico: se negocia distinto y se trabaja distinto.

¿Qué hago si la familia y la quinceañera no se ponen de acuerdo?

Volvés a lo que está escrito: presupuesto aprobado y decisiones tomadas. Tu rol es proponer opciones que entren en el presupuesto, no elegir un bando.

¿Tengo que estar toda la noche?

Si el servicio incluye la coordinación de la fiesta, sí, desde que llegan los primeros proveedores hasta el cierre. Definí las horas en la propuesta y cuánto vale cada hora extra.

¿Puedo organizar fiestas de 15 por mi cuenta, sin equipo?

Una fiesta chica, sí. Una grande, con muchos invitados y varios momentos a la vez, necesita al menos a alguien más la noche del evento. Su pago va en tu costo.

Ordenar tu negocio de fiestas, conmigo

Sumar fiestas de 15 sin que te coman los sábados de casamientos, ponerle precio a cada servicio y conseguir familias que no lleguen solo por recomendación es lo que trabajamos en el acompañamiento para wedding planners: un encuentro por semana, tareas concretas y, si querés, la planilla de costos y precios hecha. La primera llamada de 30 minutos es sin cargo. Si preferís, escribime por WhatsApp y te cuento si te sirve.