De dónde vienen tus clientes de eventos y cómo saberlo

Para saber de dónde vienen tus clientes de eventos tenés que preguntarlo siempre, en el mismo momento y de la misma manera, y anotar la respuesta en el mismo lugar donde registrás la consulta. La pregunta es una sola: «¿cómo nos conociste?». Las respuestas se agrupan en pocos canales (recomendación, Instagram, Google, otro proveedor, un salón, otro) y con eso, cada tanto, decidís dónde poner tu tiempo y tu plata.

Por qué no alcanza con “me llegan por recomendación”

Casi todos los negocios de eventos dicen que sus clientes llegan por recomendación. A veces es verdad. Otras veces es la respuesta que sale por costumbre, porque nadie preguntó.

Pasa mucho que la persona te recomendó un amigo, pero antes de escribirte miró tu Instagram, buscó tu nombre en Google y leyó reseñas. Si solo anotás “recomendación”, no sabés que el Instagram y la ficha de Google también trabajaron. Y si un día dejás de cuidarlos porque “total vienen por recomendación”, las recomendaciones empiezan a cerrar menos.

Saber de dónde vienen tus clientes sirve para dos cosas concretas: no gastar en lo que no trae a nadie y no descuidar lo que sí trae, aunque no lo veas.

Dónde y cómo preguntar

En el formulario de la web

Si tenés un formulario de contacto, sumá un campo “¿Cómo nos conociste?” con opciones para elegir y un espacio de texto para “otro”. Que sea opcional pero visible. Una lista cerrada es mejor que un campo libre, porque después se puede contar sin interpretar.

Las opciones pueden ser las mismas que vas a usar para agrupar (más abajo). Si alguien elige “Me recomendaron”, sumá un campito para que ponga quién: es oro para agradecerle a esa persona después.

En WhatsApp

La mayoría de las consultas de eventos entran por WhatsApp, y ahí no hay formulario. La pregunta tiene que ir dentro de la conversación, en un momento natural. Dos lugares donde funciona:

• Al final de la primera respuesta, después de mandar la información que te pidieron: «Por cierto, ¿cómo llegaste a nosotros? Así sé a quién agradecerle».
• Cuando la persona te pasa la fecha y los invitados, como una pregunta más: «Perfecto, ¿y cómo nos conociste?».

No la hagas antes de contestar lo que te preguntaron. Si alguien pide precio y vos le preguntás cómo te conoció, siente que le estás haciendo una encuesta. Primero das, después preguntás. Cómo armar esa primera respuesta está en cómo responder un pedido de presupuesto por WhatsApp.

En la reunión o la visita

Si la consulta llegó a reunión o a visita al salón y todavía no lo sabés, preguntalo ahí, con naturalidad. Muchas veces la respuesta en persona es más completa: «Te vi en un casamiento de una amiga y después te busqué en Instagram». Anotá las dos cosas.

Y si no contesta

No insistas. Anotá “sin dato” y seguí. Es mejor un “sin dato” honesto que un “recomendación” puesto por las dudas. Si los “sin dato” son muchos, el problema está en cuándo o cómo preguntás, y eso se corrige.

Cómo agrupar los canales

Si cada respuesta queda escrita distinto (“me lo pasó mi prima”, “por la Ale”, “un conocido”), a fin de mes no se puede contar nada. Agrupá en una lista corta y fija:

• Recomendación de un cliente o conocido. Alguien que te vio trabajar o te contrató.
• Instagram. Te encontró ahí, por una publicación, un perfil etiquetado o una historia.
• Google. Te buscó y te encontró, sea en el buscador, en el mapa o en tu ficha.
• Otro proveedor. Te pasó el dato un DJ, un fotógrafo, una ambientadora, una productora.
• Un salón o venue. El lugar donde se hace el evento te recomendó.
• Otro. Ferias, un evento donde trabajaste, una nota, publicidad. Si algo de “otro” se repite seguido, se vuelve una categoría propia.

En la planilla de consultas usá dos columnas: una con el canal agrupado, para contar, y otra con la respuesta textual, para el detalle (quién te recomendó, qué publicación vio). Cómo armar esa planilla completa está en cómo medir consultas y cierres en tu negocio de eventos.

Qué decisiones tomar con eso

Con unos meses de datos, contá cuántas consultas entraron por cada canal y, más importante, cuántas de esas cerraron. Un canal que trae muchas consultas pero casi nunca cierra no vale lo mismo que uno que trae pocas y cierra casi todas.

Algunas decisiones que salen de ahí:

• Si la recomendación de clientes pesa mucho, cuidá el después del evento: un mensaje de agradecimiento, pedir una reseña, mandar fotos. Está explicado en cómo pedir reseñas en Google a tus clientes.
• Si otros proveedores o salones te mandan clientes, esas relaciones son un canal de venta y merecen atención: saber quién te pasa trabajo, agradecerlo y devolver la recomendación cuando puedas. Más en alianzas con salones y proveedores para que te recomienden.
• Si Google casi no aparece, puede que no te estén encontrando cuando te buscan en tu ciudad. Revisá tu ficha y tu página antes de pagar publicidad.
• Si Instagram trae consultas que no cierran, puede que estés mostrando algo distinto de lo que vendés, o atrayendo a un público que no es el tuyo. Mirá qué publicaciones generan esas consultas.
• Si estás pagando publicidad en un canal que no aparece en la planilla, ese es el primer gasto a revisar.

Una regla para no equivocarte: no tomes decisiones con pocas consultas. Con un puñado de filas, cualquier canal puede parecer el mejor o el peor por casualidad. Esperá a tener varios meses y mirá la tendencia.

Ordenarlo con alguien al lado

Saber de dónde vienen tus clientes es parte del eje “Qué medís”, uno de los seis que recorremos en el primer mes del acompañamiento de negocio. Si querés saber cómo estás en ese eje y en los otros cinco, hacé el autodiagnóstico de 12 preguntas: son tres minutos, sin registrarte, y al final te dice por dónde empezar. Si tenés las respuestas pero no sabés qué hacer con ellas, escribime por WhatsApp desde esa página y lo vemos en la primera llamada, que es sin cargo.

Preguntas frecuentes

¿Y si me conoció por dos lados?

Anotá el que la persona nombra primero como canal principal y el otro en el detalle. Con el tiempo vas a ver combinaciones que se repiten, como recomendación más Instagram, y eso también dice algo.

¿Puedo saberlo sin preguntar, con las estadísticas de Instagram o de la web?

Las estadísticas ayudan, pero no te dicen quién terminó contratando. Preguntar sigue siendo la forma más directa de unir una consulta con su origen.

¿Tiene sentido preguntarle a clientes viejos?

Sí, si tenés buena relación. Un mensaje corto a los clientes del último año («¿te acordás cómo nos conociste?») te da una primera foto sin esperar meses.