Cómo preparar la primera reunión con un cliente de eventos

La primera reunión con un cliente define casi todo lo que viene después. Si salís de ahí sin saber la fecha, para cuántas personas es, cuánto quiere gastar y quién decide, el presupuesto que mandes va a ser un tiro al aire. Y si salís sin un próximo paso acordado, lo más probable es que la conversación se enfríe. Acá va cómo prepararla y llevarla para que sirva.

Antes de la reunión: qué averiguar

Llegar sabiendo algo del cliente cambia la conversación. No hace falta una investigación, alcanza con quince minutos.

• Quién es. Si es una empresa, mirá su web y sus redes: a qué se dedica, qué eventos hizo antes, cómo se muestra. Si es una persona, revisá lo que te contó en el primer mensaje.
• Qué pidió. Releé el mensaje o el mail con el que llegó. Muchas veces la fecha, el lugar o la cantidad de invitados ya están ahí y no hace falta volver a preguntarlos.
• Por dónde llegó. Si te recomendó alguien, si te encontró en Google o en Instagram. Te da contexto y te sirve para saber qué canal te trae clientes.
• Si la fecha está libre. Antes de entusiasmarte, chequeá tu agenda y la de los proveedores clave. No hay nada peor que armar una propuesta para una fecha que no podés cubrir.

Con eso armá una lista corta de lo que ya sabés y lo que te falta saber. La reunión es para completar lo que falta.

Qué preguntar: lo que no puede faltar

Hay cuatro datos sin los que no se puede cotizar. Si salís de la reunión sin alguno, volvé a preguntar antes de mandar nada.

La fecha

Fecha concreta, horario y si hay margen para moverla. También si la fecha ya está cerrada con un salón o si todavía está abierta. Un evento con fecha firme se vende distinto que uno que “es para marzo, más o menos”.

La cantidad de personas

Cuántos invitados o asistentes esperan. Si no lo saben exacto, pedí un rango. La cantidad cambia el lugar, el catering, el personal y casi todo el presupuesto.

El presupuesto

Es la pregunta que más cuesta hacer y la que más tiempo te ahorra. Preguntalo con naturalidad: “¿Tenés un número en mente para el evento?”. Si el cliente no quiere decirlo, ofrecé rangos: “Un evento así puede ir de tanto a tanto según lo que incluya. ¿Dónde te ubicás?”.

Saber el presupuesto no es para cobrar más. Es para proponer algo que el cliente pueda pagar, en vez de mandar una propuesta que nunca se va a aprobar.

Quién decide

Preguntá quién aprueba el presupuesto. Puede ser la persona con la que hablás, un socio, un gerente o una pareja. Si quien decide no está en la reunión, lo que mandes tiene que poder entenderse sin vos al lado para explicarlo.

Otras preguntas que ordenan la propuesta

Además de esos cuatro datos, estas preguntas te ayudan a entender qué espera el cliente:

• ¿Para qué es el evento? No es lo mismo un lanzamiento que una fiesta de fin de año. El objetivo cambia el tono y las prioridades.
• ¿Qué es lo más importante para vos? La comida, la música, el lugar, que salga todo puntual. Ahí sabés dónde poner el esfuerzo.
• ¿Hiciste eventos antes? ¿Qué salió bien y qué no? Te muestra qué le preocupa y qué no quiere repetir.
• ¿Qué ya tenés resuelto? Salón, catering, algún proveedor. Así no cotizás lo que no necesita.
• ¿Para cuándo necesitás el presupuesto? Te da el plazo y te muestra qué tan apurado está.

Separá lo que el cliente pide de lo que se te ocurre sumar. Primero entendé el pedido. Los extras se proponen después, y aparte.

Qué llevar

No hace falta un despliegue. Lo útil es poco:

• Tu lista de preguntas. Impresa o en el celular. Nadie se ofende porque la mires: muestra que te tomás en serio el evento.
• Algo para anotar. Y anotá de verdad. Si después tenés que volver a preguntar algo que ya te dijeron, das mala imagen.
• Ejemplos de trabajos tuyos. Dos o tres fotos o un portfolio corto de eventos parecidos al que te piden. Solo trabajos propios.
• Una idea de tus condiciones. Cómo cobrás, qué pedís para reservar la fecha. No hace falta explicarlo todo, pero si el cliente pregunta, tenés que poder contestar.

Durante la reunión: escuchá más de lo que hablás

La primera reunión es para entender, no para venderte. Dejá que el cliente cuente. Repreguntá cuando algo no quede claro. Si te pide un precio en el momento, no lo inventes: decile que le vas a mandar un presupuesto con todo detallado y en qué fecha.

Antes de cerrar, hacé un repaso en voz alta: “Entonces, el evento es el 15 de marzo, para unas 120 personas, en un salón que todavía no tienen, con un presupuesto de tanto, y decide vos junto con tu socio. ¿Es así?”. Si algo está mal, se corrige ahí y no en el presupuesto.

Cómo cerrarla: próximos pasos y una fecha

Una reunión sin próximo paso es una reunión perdida. Antes de despedirte, acordá tres cosas:

1. Qué vas a mandar. El presupuesto, una propuesta con opciones de lugar, lo que corresponda.
2. Cuándo. Una fecha concreta: “El jueves te mando el presupuesto”. Y cumplila.
3. Qué pasa después. Si van a tener otra reunión para revisarlo, si el cliente lo pasa a quien decide, cuándo te contesta.

Ese mismo día mandá un mensaje corto con el resumen de lo hablado y la fecha en que llega el presupuesto. Deja todo por escrito y le muestra al cliente que estás encima.

Para armar lo que mandás después, en cómo armar una propuesta comercial para eventos está la estructura completa. Y si el primer contacto llega por WhatsApp, mirá cómo responder un pedido de presupuesto por WhatsApp.

Preguntas frecuentes

¿La reunión tiene que ser presencial?

No. Una videollamada o una llamada funcionan bien para la primera reunión. Lo importante es que sea una conversación con tiempo, no un intercambio de mensajes sueltos.

¿Y si el cliente no quiere decir el presupuesto?

Ofrecé rangos. Si igual no quiere, armá una propuesta base y aclarale qué se puede sumar o sacar. Pero tené en cuenta que vas a trabajar más a ciegas.

¿Cuánto tiene que durar?

Lo que haga falta para tener los datos que necesitás. Si llevás las preguntas preparadas, suele alcanzar con media hora o una hora.

Vender con método

Preparar reuniones, cotizar rápido y hacer seguimiento sin perder clientes es parte de salir a vender. En el acompañamiento para productores de eventos lo trabajamos en el segundo mes, junto con una propuesta tipo para mandar cuando te piden presupuesto y precios con margen real. Si te sirve, escribime por WhatsApp desde esa página y lo vemos.