Cómo trabajar con hoteles siendo proveedor de eventos

Para trabajar con hoteles siendo proveedor de eventos hay que llegar al área que arma los eventos (no a la recepción), tener en regla lo que el hotel te va a pedir antes de entrar (seguro, factura, datos del equipo) y, una vez adentro, cumplir sus reglas mejor que nadie: horarios de carga, montaje y desarme, trato con el personal. Un hotel no te suma a su lista por tu Instagram. Te suma cuando le resolvés un evento sin problemas y le das un motivo para recomendarte la próxima vez.

Por qué un hotel vale tanto para un proveedor

Un hotel con salones recibe consultas de eventos todo el año: casamientos, congresos, cumpleaños, lanzamientos, cenas de empresa. Muchos de esos clientes le preguntan al hotel a quién llamar para el sonido, las flores o el DJ. El hotel suele tener una lista de proveedores que ya conoce, y quien está en esa lista recibe consultas sin salir a buscarlas.

La contracara: el hotel cuida su nombre. Si un proveedor recomendado falla, el cliente se queja con el hotel, no con el proveedor. Por eso la puerta no se abre rápido, y por eso conviene entrar con todo ordenado.

Cómo llegar al área de eventos

En los hoteles con salones, los eventos suelen estar a cargo de un área comercial o de banquetes. El nombre del cargo cambia según el hotel: coordinación de eventos, ventas de eventos, banquetes, gerencia comercial. Lo primero es averiguar quién es.

• Preguntá por la persona, no por el mail genérico. Llamá al hotel y pedí con el área de eventos. Preguntá el nombre de quien coordina y cómo prefiere que le escriban.
• Usá a quien ya conocés. Si trabajaste en un evento dentro de ese hotel, aunque te haya contratado otro, ya tenés un contacto: el coordinador que estuvo ese día. Es la mejor puerta.
• Pasá por los productores. Muchas productoras trabajan seguido con los mismos hoteles. Si un productor te conoce y te lleva, el hotel te ve trabajar antes de recomendarte. En cómo conseguir que las productoras te llamen está lo que mira un productor al elegir proveedor.

Qué mandar en el primer contacto

Corto y concreto. Un mensaje que diga qué hacés, en qué tipo de eventos, una o dos fotos de trabajos tuyos en salones parecidos y un pedido simple: diez minutos para mostrar lo que hacés o la posibilidad de estar en su lista. Si sos catering, ofrecé pasar a dejar una muestra.

Qué te van a pedir

Cada hotel tiene sus reglas, y conviene preguntarlas antes de cotizar el primer evento ahí. Lo que más se repite:

• Seguro. Muchos hoteles piden que el proveedor tenga seguro de responsabilidad civil y, si llevás gente, la cobertura del personal. Preguntá qué póliza piden, con qué datos y con cuánta anticipación quieren el certificado. Consultá con tu productor de seguros cuánto cuesta, porque va en tu costo.
• Factura en regla. El hotel o el cliente del hotel te van a pedir factura. Tené clara tu situación con tu contador antes de presupuestar, para no descubrir en el evento que no podés facturar lo que te piden.
• Lista de personal y vehículos. Nombres, documentos y patentes para el ingreso. Suele pedirse con días de anticipación, y el que no está en la lista no entra.
• Horarios de carga y descarga. Los hoteles tienen huéspedes, y la carga se hace por un acceso de servicio y en horarios fijos. Preguntá por dónde entrás, a qué hora podés armar, cuánto tiempo tenés para desarmar y si hay montacargas o ascensor de servicio.
• Reglas técnicas. Para sonido e iluminación: dónde te conectás, qué potencia hay disponible, límites de volumen y horario de corte. Para catering: si podés cocinar en el lugar, qué uso de cocina te dan y qué no se puede entrar.
• Comisión o cargo del hotel. Algunos hoteles cobran un porcentaje o un cargo fijo a los proveedores externos que trabajan en sus salones, o solo dejan entrar a los de su lista. Otros no cobran nada. No hay una regla única: preguntalo antes de cotizar y sumalo a tu precio, no lo descubras con la factura del hotel.

Con todo esto, armá una carpeta del proveedor: tus datos fiscales, el certificado del seguro, fotos de trabajos, una ficha técnica de lo que llevás y tus condiciones. Cuando un hotel te pida algo, lo mandás en el momento. Eso solo ya te diferencia.

El primer evento es la entrevista

Te van a sumar a la lista después de verte trabajar, no antes. El primer evento en un hotel es la prueba, aunque nadie te lo diga.

• Llegá antes del horario de carga y respetá el acceso de servicio. No entres equipo por el lobby.
• Presentate con el coordinador del hotel al llegar. Preguntale si hay algo que tengas que saber de ese salón.
• Dejá el salón como lo encontraste. Sin cinta pegada, sin cables olvidados, sin restos en la cocina.
• Tratá bien al personal del hotel. Mozos, mantenimiento, seguridad. Son los que después le cuentan al coordinador cómo fue trabajar con vos.
• Resolvé sin drama. Si algo falla, lo arreglás vos y lo contás después, no en medio del evento delante del cliente.

Cómo cuidar la relación

Entrar a la lista es la mitad. Quedarte depende de lo que hacés entre evento y evento.

• Contestá rápido cuando te escribe el hotel. Aunque sea para decir «te paso precio mañana». El coordinador tiene un cliente esperando.
• Respetá el precio que le das al hotel. Si el cliente llega recomendado por el hotel, no le cobres distinto de lo que el hotel sabe. Si el precio cambia, avisá antes.
• Nunca saltees al hotel. Si un cliente que conociste en un evento del hotel te contrata para su próximo evento en ese mismo hotel, que el hotel lo sepa. Pasarle por al lado es la forma más rápida de salir de la lista.
• Agradecé y mostrá el trabajo. Mandale al coordinador un par de fotos del evento. Le sirven para vender el salón y te recuerdan a vos.
• Pensalo como una alianza. Lo que funciona con un salón funciona con un hotel: pocas relaciones, bien cuidadas y por escrito cuando hay plata de por medio. En alianzas con salones y proveedores de eventos está cómo armarlas.

Lo que te saca de la lista

• Llegar tarde al armado o pasarte del horario de desarme.
• Un ruido, un olor o un cable donde no tenía que estar, con huéspedes cerca.
• Discutir con el cliente delante del personal del hotel.
• Mandar a otro equipo distinto del que el hotel conoce, sin avisar.
• No tener los papeles cuando te los piden.

Preguntas frecuentes

¿Le tengo que pagar comisión al hotel?

Depende del hotel. Algunos cobran un cargo a los proveedores externos y otros no. Preguntalo antes de cotizar, y si hay cargo, sumalo a tu costo. Lo que no conviene es cotizar sin saberlo.

¿Me conviene bajar el precio para entrar?

No. Si entrás barato, quedás en la lista como el barato, y subir después cuesta el doble. Mejor entrar con un precio que te deje margen y un servicio que no les dé problemas.

Ordenarlo con alguien al lado

Entrar a hoteles es parte de dejar de depender de un solo contacto. Si querés armar tu carpeta de proveedor, ajustar tus precios con margen y una rutina de seguimiento con hoteles, salones y productoras, eso es lo que trabajamos en el acompañamiento para proveedores de eventos: un encuentro por semana y dos tareas concretas cada vez. Escribime por WhatsApp y vemos si te sirve.