Cómo conseguir sponsors para tu evento sin mendigar

Para conseguir sponsors para tu evento tenés que dejar de pedir plata y empezar a ofrecer algo que a una marca le sirva: gente a la que le quiere hablar, un momento para hacerlo y una forma de medir si funcionó. Un sponsor no es un donante. Es un cliente que te compra un espacio dentro de tu evento, y como todo cliente, vuelve si le rendiste.

Primero: qué tenés para ofrecer

Antes de escribirle a nadie, sentate a contestar tres preguntas por escrito:

• ¿Quién va a estar? No «mucha gente». Qué tipo de público: edad aproximada, a qué se dedica, de dónde viene, por qué va a tu evento. Si es la primera edición, decí lo que esperás y por qué lo esperás; no inventes números.
• ¿Qué momento le das a la marca? Una entrada, un show, un descanso, una mesa de bienvenida, la previa en redes. Una marca compra momentos donde la gente está prestando atención.
• ¿Qué podés demostrar después? Fotos, cantidad de acreditados, cuántos pasaron por el stand, cuántos dejaron sus datos, publicaciones en redes. Si no lo podés medir, no lo ofrezcas como resultado.

La carpeta de sponsoreo

La carpeta es un PDF corto, de pocas páginas, que se entiende sin que vos estés al lado explicándolo. Lo que no puede faltar:

1. Qué es el evento, en dos líneas: qué pasa, dónde, cuándo, para quién.
2. El público, con lo que sabés de verdad. Si ya hiciste ediciones anteriores, los datos reales de esas ediciones.
3. Fotos propias. Si es la primera edición, fotos del lugar o de trabajos tuyos anteriores, siempre aclarando qué son.
4. Los paquetes de sponsoreo, con lo que incluye cada uno.
5. Cómo se mide y qué se le entrega a la marca al final.
6. Un contacto claro y una fecha límite para confirmar.

Si ya armaste una carpeta para venderle tus servicios a empresas, la lógica es parecida; la contamos en carpeta de presentación para venderle a empresas. La diferencia es que acá no vendés tu trabajo: vendés acceso a tu público.

Paquetes y contraprestaciones

Las contraprestaciones son lo que la marca recibe a cambio. Armá pocos paquetes, dos o tres, y que la diferencia entre uno y otro se entienda de un vistazo. Algunas contraprestaciones que se pueden ofrecer:

• Presencia de marca: logo en piezas gráficas, pantallas, acreditaciones, señalética.
• Espacio físico: un stand, una barra, una zona con su nombre.
• Activación: algo que la gente hace con la marca. Probar un producto, sacarse una foto, participar de un sorteo.
• Datos: contactos de quienes se acercaron al stand, siempre con el consentimiento de esas personas.
• Contenido: publicaciones en tus redes, menciones en el escenario, fotos y videos para que la marca use.

No todo tiene que ser plata. Hay sponsors que ponen producto, servicio o equipamiento (canje). Sirve, pero anotalo con el mismo cuidado que un pago: qué ponen, cuánto vale para vos y qué reciben a cambio. Un canje sin papel termina en discusión.

A quién escribirle

La marca grande con agencia de medios suele tener los sponsoreos decididos con mucha anticipación y pide cosas que un evento chico no puede dar. Para arrancar, mirá más cerca:

• Comercios y empresas de tu zona que le venden al mismo público que va a tu evento.
• Proveedores con los que ya trabajás. Ya conocen tu trabajo y les sirve que los vean.
• Marcas que ya sponsorean eventos parecidos al tuyo. Mirá quién aparece en las piezas de otros eventos del rubro: esa marca ya tiene presupuesto para esto.

Dentro de cada empresa, buscá a quien decide: la persona de marketing, de marca o de comunicación, o directamente el dueño si es una pyme. Escribirle a un mail genérico de contacto suele terminar en nada.

El primer mensaje tiene que ser corto: quién sos, qué evento hacés, por qué pensaste en esa marca en particular, y una pregunta concreta para seguir la charla. La carpeta va adjunta o en el segundo mensaje, no en lugar del mensaje. Si no contestan, hacé seguimiento sin ser pesado: el método está en seguimiento de presupuestos enviados, y aplica igual a un pedido de sponsoreo.

Cerrar el acuerdo

Cuando una marca dice que sí, pasalo a un papel corto antes de gastar un peso. Lo mínimo:

• Qué paquete compra y qué incluye, punto por punto.
• Cuánto paga o qué pone en canje, y cuándo.
• Qué materiales tiene que mandar la marca (logo, piezas, producto) y la fecha límite.
• Qué pasa si el evento se suspende o cambia de fecha.

La plata del sponsor no se gasta antes de cobrarla. Si contás con un aporte que todavía no entró para contratar proveedores, estás financiando tu evento con una promesa. Las condiciones de anticipo y cancelación que usás con tus clientes te sirven acá también: están en seña, anticipo y cancelación en eventos.

Medir y rendir después

Esta es la parte que casi nadie hace y la que hace que el sponsor vuelva al año siguiente. Antes del evento definí qué vas a medir; durante el evento, anotalo; después, mandale a la marca un informe.

El informe de cierre puede ser simple:

• Qué se hizo, con fotos de su marca en el evento.
• Los números que prometiste medir: asistentes, personas que pasaron por el stand, contactos captados, publicaciones y su alcance según lo que muestran tus redes.
• Lo que funcionó y lo que cambiarías.
• Una propuesta para la próxima edición.

Mandalo dentro de la semana del evento, cuando todavía se acuerdan. Un informe que llega un mes después ya no sirve para renovar.

Lo que necesitás tener armado

Para todo esto hace falta poco, pero ordenado: una carpeta en PDF, una página del evento donde la marca pueda ver de qué se trata, una forma de registrar a los asistentes y un lugar donde anotar a quién le escribiste y en qué quedó. Si querés ver qué tenés y qué te falta, podés hacer el diagnóstico, y si querés ordenarlo conmigo, en el acompañamiento de negocio trabajamos la parte comercial de tu negocio de eventos, incluida la forma de venderle a marcas.

Preguntas frecuentes

¿Puedo conseguir sponsors para la primera edición?

Sí, pero con paquetes más chicos y siendo honesto con lo que podés prometer. En la primera edición vendés el proyecto y tu trayectoria; desde la segunda, vendés resultados.

¿Cuánto le cobro a un sponsor?

Partí de lo que te cuesta darle cada contraprestación y de lo que esa marca gastaría para llegar al mismo público por otro lado. No hay una tabla fija: depende de tu evento y de tu público.

¿Tenés un evento propio y no sabés por dónde arrancar con las marcas? Escribime por WhatsApp y lo vemos.