Carpeta de presentación para venderle eventos a empresas

La carpeta de presentación (lo que en empresas suelen llamar “credenciales”) es un PDF corto que cuenta quién sos, qué hacés para empresas, qué ya hiciste y cómo se trabaja con vos. No es un presupuesto ni un portfolio completo: es lo que una persona de una empresa puede reenviar a su jefe o a compras para que te tengan en cuenta. Con 8 a 12 páginas, liviana y con un solo contacto claro, alcanza.

Carpeta, portfolio y propuesta no son lo mismo

Conviene separar las tres cosas porque cada una tiene un momento:

• El portfolio muestra tus trabajos. Lo armás una vez y lo usás en Instagram, en la web y en un PDF. Cómo elegir qué mostrar está en cómo armar el portfolio de tu negocio de eventos.
• La carpeta de presentación es para que una empresa te conozca antes de pedirte nada. Usa parte del portfolio, pero suma quién sos, qué servicios das a empresas y cómo trabajás.
• La propuesta llega después, cuando hay un evento concreto, con alcance y precio.

Si mandás una propuesta cuando te pidieron credenciales, parecés apurado. Si mandás el portfolio de fiestas cuando te pidieron credenciales, parecés de otro rubro.

Qué poner

Portada

Tu nombre o marca, una línea que diga qué hacés y para quién (“catering para eventos corporativos en Rosario”, por ejemplo) y la fecha. La fecha le dice al que lo lee que el documento está al día.

Quiénes son, en un párrafo

Cuántos años llevás, dónde trabajás, qué te diferencia. Un párrafo, no una historia de vida. La empresa quiere saber si sos un proveedor confiable, no cómo empezaste.

Qué hacés para empresas

Una página con los servicios que ofrecés a empresas, nombrados como los nombra una empresa: lanzamientos, fiestas de fin de año, jornadas, capacitaciones, activaciones, almuerzos de trabajo. Si algo no lo hacés, no lo pongas.

Trabajos parecidos

Entre tres y seis trabajos, elegidos para empresas. Una página por trabajo con una o dos fotos propias, qué se pidió, qué hiciste y algún dato que puedas decir (cantidad de invitados, duración, ciudad). Mostrá solo las marcas que te autorizaron a nombrar. Si no tenés permiso, describí el tipo de empresa sin el nombre.

Cómo se trabaja con vos

Esto es lo que más valora el que tiene que contratarte. Contá en pocos pasos cómo es el proceso: primera charla, propuesta, confirmación con seña, coordinación, día del evento, cierre. Y aclarale que podés facturar y darte de alta como proveedor, porque es lo primero que va a preguntar administración. Qué te va a pedir una empresa para pagarte está en cómo venderle eventos a empresas.

Contacto

Una sola persona, con nombre, teléfono, correo y web. No cinco números ni tres correos. Ponelo en la última página y repetilo chico en el pie de todas.

Qué no poner

• Precios. La carpeta circula y queda guardada. Un precio que hoy está bien, en seis meses está viejo. El precio va en la propuesta.
• Fotos de otros. Ni de bancos de imágenes ni de proveedores. Si la empresa contrata por esas fotos, después te va a comparar con ellas.
• Clientes que no te autorizaron. Un logo puesto sin permiso puede costarte ese cliente y el próximo.
• Todo lo que hiciste. Fiestas de 15, casamientos y cumpleaños, si le estás vendiendo a una empresa, sobran. Armá una versión para empresas y otra para particulares.
• Textos de relleno. “Pasión”, “excelencia”, “experiencias únicas”. No dicen nada y hacen que todo se parezca. Mejor un dato concreto que tres adjetivos.

Cuánto tiene que durar

Entre 8 y 12 páginas está bien para la mayoría de los negocios de eventos. La persona que lo recibe lo va a mirar en dos o tres minutos, muchas veces desde el celular. Si en ese tiempo entiende qué hacés para empresas y ve un par de trabajos parecidos a lo que necesita, la carpeta cumplió.

Si tenés más material, dejalo en la web y poné el enlace al final. La carpeta abre la puerta; la web es donde el que quiere ver más se queda.

El formato: un PDF que abra rápido

• PDF, siempre. No un enlace a una carpeta de Drive con fotos sueltas ni una presentación editable. Un PDF se ve igual en cualquier lado y se reenvía fácil.
• Liviano. Comprimí las fotos antes de exportar. Si el archivo es muy pesado, puede que no entre en el correo o que no abra en el celular de quien lo recibe.
• Horizontal o vertical, pero uno solo. Horizontal se ve mejor en computadora; vertical, en el celular. Elegí según quién lo va a leer más.
• Con tu marca. Tus colores y tu logo, aplicados igual en todas las páginas. No hace falta un diseño complicado: hace falta que sea prolijo.
• Con un buen nombre de archivo. “Credenciales-TuMarca-2026.pdf” se encuentra; “presentacion final v3.pdf” no.

Cómo mandarla

Por correo, con tres líneas

Un asunto claro (“Credenciales de TuMarca para eventos corporativos”), tres líneas que digan por qué le escribís a esa persona y el PDF adjunto. No pegues todo el contenido de la carpeta en el cuerpo del correo.

Por WhatsApp, solo si ya hay conversación

Si la persona te escribió por WhatsApp, mandale el PDF ahí mismo con una línea de contexto. Si no hay conversación previa, mejor por correo: un PDF de un número desconocido por WhatsApp se abre poco.

Seguimiento

Si no hay respuesta en una semana, un mensaje corto preguntando si le llegó y si tiene algún evento en el que puedas ayudar. Uno o dos seguimientos, no más. Y si contesta que ahora no, anotá la fecha para volver a escribir cuando se acerque la temporada de eventos de empresa.

Preguntas frecuentes

¿Necesito una carpeta si recién arranco?

Sí, aunque sea corta. Con tres trabajos bien contados y una página clara de cómo trabajás, ya tenés algo serio para mandar. Es mejor una carpeta chica y honesta que una grande con cosas que no hiciste.

¿La hago en inglés también?

Solo si le vendés a empresas que te la van a pedir en inglés. Si no, es trabajo de más.

¿Cada cuánto la actualizo?

Cada vez que tengas un trabajo para empresa mejor que alguno de los que tenés. Y por lo menos una vez por año, para que la fecha de la portada no quede vieja.

Armarla con alguien al lado

Si cuando una empresa te pide “mandame credenciales” no sabés qué mandar, conviene resolverlo antes de la próxima consulta. Podés empezar con el diagnóstico de tu negocio de eventos para ver si lo que está trabado es la venta o otra cosa. Y en el acompañamiento para productores de eventos trabajamos conmigo qué vendés y cómo lo contás, con un encuentro por semana. Si querés ver si te sirve, escribime por WhatsApp desde esa página.