Cobrarle a una empresa por un evento: factura, orden de compra y plazos

Cobrarle a una empresa por un evento no es mandar un alias y esperar la transferencia. La empresa paga cuando su circuito administrativo está completo: proveedor dado de alta, orden de compra aprobada, factura correcta recibida y plazo de pago cumplido. Si falta un paso, el pago se traba, aunque el evento haya salido perfecto. Y como ese circuito puede llevar 30 o 60 días, el verdadero trabajo es organizarlo para no poner tu plata mientras tanto.

El circuito, en orden

Antes de cotizar, preguntá cómo pagan. Es una pregunta normal y te ahorra sorpresas. En casi todas las empresas medianas y grandes el camino es este:

1. Alta como proveedor. Te dan de alta en su sistema con tus datos fiscales y bancarios.
2. Orden de compra. El área que te contrata pide la compra y alguien la aprueba. Sale un número de orden.
3. Factura. La emitís vos, con los datos que te pidan y, casi siempre, con el número de orden.
4. Recepción y aprobación. Alguien confirma que el servicio se prestó y la factura entra en la cola de pagos.
5. Pago. En la fecha que marque su plazo, que suele contar desde que reciben la factura, no desde el evento.

Si querés ver cómo llegar a esa empresa y armar la propuesta, está en cómo venderle eventos a empresas. Acá nos quedamos con la parte de cobrar.

El alta como proveedor

Es un formulario y, a veces, una lista de documentos para adjuntar: constancia de inscripción, datos de la cuenta bancaria a tu nombre, alguna declaración. Cada empresa tiene el suyo.

Lo que conviene saber:

• Tarda. Puede ser una semana o un mes. Arrancalo el mismo día que te confirman, no la semana del evento.
• Tené una carpeta lista. Constancia fiscal actualizada, datos bancarios, datos de contacto para cobranzas. Si la tenés armada, el alta sale más rápido y das imagen de proveedor ordenado.
• Preguntá quién lo maneja. Muchas veces no es la persona que te contrató sino otra área. Pedí el contacto directo.

La orden de compra

Muchas empresas no pagan nada que no tenga orden de compra. Es su forma de controlar que alguien aprobó ese gasto.

• Pedí el número antes de facturar. Una factura sin orden puede quedar parada semanas.
• Revisá que coincida con tu presupuesto. Monto, concepto y condiciones. Si la orden dice otra cosa, avisá antes del evento.
• Si hay anticipo, que la orden lo contemple. Algunas empresas emiten una orden por el total y te dejan facturar en partes; otras necesitan dos órdenes. Preguntalo.

Qué factura emitir

Depende de tu condición frente al IVA y de la del cliente, y conviene tenerlo resuelto con tu contador antes de salir a vender.

• Si sos monotributista, según ARCA los monotributistas de todas las categorías emiten comprobantes electrónicos tipo C. Si la operación es una exportación, corresponde el tipo E.
• Si sos responsable inscripto, el tipo de comprobante cambia según la condición del cliente frente al IVA. Con empresas es el caso más común, así que confirmá con tu contador qué letra te corresponde para cada cliente antes de emitir.

En cualquier caso, la factura tiene que salir a nombre exacto de la razón social que te indiquen, con el CUIT correcto y, si te la piden, con el número de orden de compra en el detalle. Una factura con un dato mal es una factura que vuelve y un plazo que arranca de cero. Si todavía no definiste cómo inscribirte, mirá monotributo o sociedad para tu negocio de eventos.

Plazos de pago a 30 o 60 días

Es la parte que más sorprende a los productores chicos. Muchas empresas pagan a 30, 45 o 60 días, y ese plazo suele contar desde que la factura entra en su sistema. Además, algunas pagan solo ciertos días del mes. En la práctica, 30 días pueden ser 40.

Preguntá siempre tres cosas:

• ¿A cuántos días pagan?
• ¿Desde cuándo cuentan? Desde la factura, desde la aprobación o desde el evento.
• ¿Qué días procesan pagos?

Con esas respuestas sabés cuándo vas a ver la plata de verdad, y podés decidir si el evento te conviene.

El anticipo, también con empresas

La regla no cambia porque el cliente sea grande: no reservás proveedores sin anticipo acreditado. Lo que cambia es el calendario. Si la empresa paga a 30 días, la factura del anticipo tiene que salir con tiempo para que entre en su circuito y se pague antes de que vos tengas que pagar.

Contá hacia atrás. Si tu proveedor principal cobra 15 días antes del evento y la empresa paga a 30, tu factura de anticipo sale al menos 45 días antes. Escribilo en la propuesta: monto del anticipo, cuándo se factura y que la reserva se confirma con el pago acreditado. Más detalle en seña, anticipo y cancelación en eventos.

Cómo financiar el evento mientras tanto

Si la empresa no paga nada por adelantado, alguien tiene que poner la plata. Que no seas vos sin saberlo. Opciones:

• Que el plazo esté en el precio. Esperar 60 días tiene un costo: plata que no podés usar para otra cosa. Ese costo va en el presupuesto, aunque no aparezca como renglón.
• Proveedores al mismo ritmo. Con proveedores de confianza podés acordar pagarles una parte cuando cobres vos. Solo si lo podés cumplir.
• Pagos parciales. Proponé facturar en hitos: una parte al confirmar, otra antes del evento, el saldo después. Cuanto más cobrás antes, menos financiás.
• Herramientas para adelantar el cobro. Hay formas de adelantar el cobro de una factura a cambio de un costo. Antes de usarlas, consultá con tu banco y tu contador cuánto te cuestan y sumalo al precio.
• Decir que no. Si el plazo te obliga a poner plata que no tenés, ese evento no es para vos ahora, por más lindo que quede en el portfolio.

Y si a pesar de todo el pago se atrasa, el paso a paso para reclamar sin romper la relación está en cliente que no paga un evento. Con empresas, casi siempre lo destraba encontrar el papel que falta.

Preguntas frecuentes

¿Puedo pedirle anticipo a una empresa grande?

Sí. Muchas lo aceptan si está en la propuesta desde el principio y la factura entra a tiempo en su circuito. Lo difícil es pedirlo cuando ya confirmaron.

¿Facturo antes o después del evento?

Lo que tengas acordado. Si facturás el saldo después, el plazo de pago empieza a correr recién ahí. Por eso conviene facturar lo más posible antes.

¿Qué hago si me rechazan la factura?

Preguntá el motivo exacto, corregilo y volvé a mandarla ese mismo día. Pedí que te confirmen la recepción para saber desde cuándo corre el plazo.

Ordenar el cobro desde la propuesta

Cobrarle bien a una empresa se decide en la propuesta, no cuando llega la fecha de pago. En el acompañamiento para productores de eventos armamos juntos la propuesta tipo con condiciones de pago, anticipo y cancelación, y los precios con margen real: cuánto cobrás, cuánto te cuesta y cuánto te queda. Si te sirve, escribime por WhatsApp desde esa página y lo vemos.

Fuentes

• ARCA, Monotributo: Facturación