Cómo llenar un salón de fiestas en noviembre y diciembre

Noviembre y diciembre son los meses en los que un salón de fiestas tendría que estar lleno. Hay fiestas de empresa, egresados, cumpleaños, despedidas de año de grupos de amigos, del club, del gimnasio. Y sin embargo muchos salones llegan a esta época con los sábados reservados y el resto del calendario vacío. El problema no es que falte demanda: es que el salón espera que lo llamen en vez de salir a buscar las fechas.

Esta nota va de cómo llenar esas fechas, no solo los sábados. Si querés ver cómo hacer crecer el salón en general, está en cómo hacer crecer un salón de fiestas. Acá vamos a lo que se puede hacer ahora, a fines de octubre.

Primero, mirá tu calendario

Antes de salir a vender, sentate con el calendario de noviembre y diciembre y marcá tres cosas:

• Fechas confirmadas con seña. Esas están.
• Fechas «tomadas» sin seña. Alguien te dijo que sí pero no pagó. Esas no están, y conviene resolverlas ya (más abajo te cuento cómo).
• Fechas libres. Contalas por tipo de día: cuántos viernes, cuántos sábados, cuántos días de semana.

Con eso sabés qué tenés que vender. Casi siempre aparece lo mismo: los sábados se llenan solos y lo que queda libre son los días de semana, algún viernes y los domingos.

A quién venderle cada fecha

Cada tipo de cliente busca un día distinto. Si los ordenás, cada fecha libre tiene a quién ofrecérsela.

Fiestas de empresa

Las empresas hacen su fiesta o su brindis de fin de año sobre todo de jueves a viernes, en las primeras semanas de diciembre. Muchas todavía no lo resolvieron. Escribile a Recursos Humanos o al dueño, con una propuesta cerrada y las fechas que tenés libres. Cómo encararlo está en cómo vender fiestas de fin de año de empresa.

Egresados

Las fiestas de egresados de primaria y secundaria se concentran entre noviembre y diciembre. Las organizan los padres o una comisión de padres, a veces con la escuela. Deciden en grupo, comparan y quieren saber con exactitud qué incluye y cuánto cuesta por persona. Lo que más vende con este público: un paquete claro, condiciones de pago en cuotas antes de la fecha y alguien que les conteste rápido.

Cumpleaños y fiestas familiares

Los cumpleaños no tienen temporada, pero en diciembre se suman las despedidas de año de grupos: amigos, equipos deportivos, compañeros de facultad. Son eventos más chicos, muchas veces de domingo o de día de semana. Son ideales para llenar las fechas que nadie más pide.

Días de semana a otro precio

Un salón vacío un miércoles no gana nada. Un salón con un evento un miércoles, aunque sea a menor precio, cubre por lo menos sus costos fijos de ese día y suma algo.

Por eso conviene tener un precio distinto según el día:

• Sábado: precio completo. Se llena solo.
• Viernes: precio completo o un poco menos.
• Domingo a jueves: precio más bajo, o el mismo precio con algo incluido de regalo.

Un ejemplo ilustrativo, con números inventados: si tu sábado vale 100, un viernes puede valer 90 y un miércoles 70. Lo que importa no es el número exacto, sino que el precio más bajo siga dejando ganancia. Para saber eso tenés que conocer cuánto te cuesta abrir el salón un día: personal, limpieza, luz, lo que se rompe. Si no lo tenés claro, empezá por cómo poner precio a tu servicio de eventos.

Y una regla: no lo llames descuento. Llamalo «tarifa de día de semana». El descuento hace pensar que el precio normal estaba inflado; la tarifa por día se entiende sola.

Paquetes de fin de año

En esta época la gente no quiere armar el evento pieza por pieza. Quiere elegir un paquete, saber el precio y confirmar. Armá dos o tres paquetes pensados para fin de año:

• Brindis o despedida corta. Pocas horas, salón, bebida y algo para comer. Ideal para empresas chicas y grupos.
• Fiesta con cena. Salón, cena, bebida, música y personal. Es lo que más piden las empresas y los egresados.
• Fiesta completa. Lo anterior más ambientación, más horas y algún adicional que en tu salón funcione bien.

Cada paquete con lo que incluye, lo que no incluye y el precio por persona o el total. Si necesitás ordenar cómo se arman, está en cómo armar paquetes para un salón de fiestas.

Avisarles a los clientes viejos

Es la venta más barata que tenés y la que casi nadie hace. Todos los que hicieron un evento en tu salón el año pasado (o este año) ya te conocen, ya saben cómo funciona el lugar y muchos van a tener otro evento en diciembre.

Qué hacer esta semana:

1. Juntá la lista. Nombre, teléfono, qué evento hicieron y cuándo. Aunque sea de los mensajes de WhatsApp y del cuaderno.
2. Mandales un mensaje corto y personal. «Hola, ¿cómo están? Les escribo porque estamos armando las fechas de fin de año. Si tienen algo en mente, la empresa, el grupo, un cumpleaños, me quedan algunas fechas y tengo paquetes armados.»
3. Escribiles a las empresas que hicieron su fiesta con vos el año pasado. Es muy probable que quieran repetir, y si no les escribís vos, buscan otro lugar.
4. Pedí que te recomienden. Una persona contenta conoce a otras tres que están buscando lugar.

No hace falta un sistema complejo para esto. Hace falta hacerlo ahora, no en la segunda semana de diciembre.

Las fechas sin seña

Las fechas «tomadas» sin seña son el enemigo de un salón en fin de año. Alguien te pide que le guardes un viernes, vos le decís que no a otro, y a una semana te cancela. Perdiste la fecha y no cobraste nada.

La regla es simple: la fecha se reserva con seña. Podés guardarla unos días mientras el cliente decide, con un plazo claro: «Te la guardo hasta el viernes. Con la seña queda confirmada.» Si no llega la seña, la fecha vuelve a estar libre y se la ofrecés a otro. Cómo armar seña y cancelación está en seña, anticipo y cancelación en eventos.

Preguntas frecuentes

¿Conviene bajar el precio de los sábados para llenar todo?

No. Los sábados de diciembre se llenan solos. Lo que conviene es tener un precio más bajo para los días que nadie pide, no bajar el de los días que todos quieren.

¿Cuándo hay que empezar a vender las fechas de fin de año?

Cuanto antes, mejor. A fines de octubre todavía hay muchas fechas por vender, pero cada semana que pasa quedan menos clientes sin resolver.

¿Qué hago con un cliente que quiere fecha pero no paga la seña?

Ponele un plazo. Si no llega la seña en ese plazo, la fecha queda libre. No es falta de respeto: es cuidar tu calendario.

Ordenarlo con alguien al lado

Llenar el calendario de fin de año pide precios por día que dejen ganancia, paquetes que se elijan rápido y una lista de clientes a la que escribirle. Es lo que trabajamos en el acompañamiento para fiestas y salones. Si te sirve, escribime por WhatsApp desde esa página y lo vemos.