Cómo hacer que tus clientes de eventos vuelvan y te recomienden

En eventos, el cliente que ya te contrató es el más fácil de volver a conseguir. Ya sabe cómo trabajás, ya te pagó una vez y, si salió bien, tiene una buena historia para contar. Sin embargo, la mayoría de los productores y proveedores lo deja ir el día después del evento: se cobra el saldo, se manda un “gracias” y no se habla nunca más hasta que, con suerte, el cliente vuelve a escribir.

Que el cliente vuelva y te recomiende no depende de la suerte. Depende de cuatro cosas que se pueden hacer con método: el seguimiento después del evento, una agenda de fechas que se repiten, una base de clientes simple y pedir la recomendación en el momento justo.

El evento no termina cuando se apagan las luces

Para el cliente, el evento termina cuando se queda tranquilo. Eso puede ser el lunes siguiente, cuando revisa las fotos, o cuando le rinde cuentas a su jefe. Si en ese momento vos ya desapareciste, la última imagen que le queda es la de la factura.

El seguimiento después del evento tiene tres momentos:

• Al día siguiente. Un mensaje corto: cómo lo vivió, si quedó algo pendiente. No es el momento de vender nada. Es el momento de escuchar.
• En la primera semana. Lo que quedó pendiente se resuelve: el material que tenías que mandar, la devolución de algo, la factura que faltaba. Cerrar bien los cabos sueltos dice más de vos que cualquier presentación.
• A las dos o tres semanas. Una charla breve para preguntar qué funcionó y qué cambiaría. Anotá lo que te dice. Si hubo algo que salió mal, reconocelo y contá qué vas a hacer distinto. Un cliente que vio que lo escuchaste vuelve más que uno al que todo le salió perfecto y nunca más supo de vos.

Si sos proveedor (sonido, foto, catering, barra) y trabajaste para una productora, el seguimiento es con quien te contrató, no con el cliente final. Es tu cliente y es quien te va a volver a llamar.

Las fechas que se repiten son trabajo que ya sabés que viene

Muchos eventos vuelven todos los años. El aniversario de una empresa, la fiesta de fin de año, el lanzamiento de temporada, el cumpleaños redondo del hermano de la novia que estuvo en el casamiento. Si hiciste el de este año, sos el primero en la fila para el que viene. Pero solo si aparecés antes de que el cliente empiece a pedir presupuestos a otros.

Armá una agenda simple de fechas que se repiten:

• Por cliente, la fecha del evento que hiciste y si es algo que vuelve cada año.
• Una alarma con anticipación. Para una fiesta de fin de año de empresa, el contacto no puede ser en diciembre. Pensá cuándo arranca a decidir tu cliente y escribile antes.
• Un mensaje que muestre que te acordás. “El año pasado hicimos juntos el aniversario. ¿Este año lo piensan hacer? Si querés, te armo una propuesta con lo que aprendimos.” Eso no es insistir: es servicio.

Las fechas grandes del rubro también son predecibles: fin de año, temporada de casamientos, egresados. Si las tenés marcadas, podés escribirle a tu base con tiempo en lugar de esperar que te llegue el mensaje.

Una base de clientes simple, no un sistema caro

No hace falta un software complicado para arrancar. Hace falta un solo lugar donde esté todo, en vez de tenerlo repartido entre el WhatsApp, el mail y la memoria. Una planilla alcanza si tiene estas columnas:

• Nombre y empresa, si corresponde.
• Cómo te contactó y de dónde vino: recomendación, Google, redes, otro proveedor.
• Qué evento hiciste, fecha y cantidad de personas.
• Cuánto facturaste.
• Si se repite y cuándo hay que volver a escribirle.
• Si te recomendó a alguien, y a quién.
• Notas: qué le gustó, qué no, qué te pidió para la próxima.

Con esto ya podés contestar preguntas que hoy contestás a ojo: cuántos clientes volvieron, quiénes te recomiendan más, qué tipo de evento se repite. Y cuando un cliente vuelve a escribir, abrís la ficha y sabés de qué le hablás.

La regla para que funcione: se carga el mismo día que cerrás un evento. Si lo dejás para fin de mes, no se carga nunca.

Pedir la recomendación en el momento justo

La recomendación es el canal más fuerte que tiene un negocio chico de eventos, pero casi nadie la pide. Se espera que pase sola. Y a veces pasa, pero cuando se pide bien pasa mucho más.

El momento justo no es en el medio del evento ni tres meses después. Es cuando el cliente está contento y todavía lo tiene fresco: en el seguimiento de la primera semana, o justo después de que te diga que salió bien. Ahí la pregunta es natural.

Cómo pedirla:

• Concreto. No “si conocés a alguien, pasale mi número”. Mejor: “¿Conocés a alguien en tu empresa o en otra que esté organizando algo parecido para el año que viene?”
• Fácil. Mandale un mensaje listo para reenviar, con quién sos, qué hacés y cómo contactarte. Si tiene que escribirlo él, no lo hace.
• Público. Pedile también una reseña en Google. Eso queda para el próximo que te busque. Cómo hacerlo sin que sea incómodo está en cómo pedir reseñas en Google para tu negocio de eventos.
• Agradecido. Cuando una recomendación termina en trabajo, avisale a quien te recomendó y agradecele. Es la mejor forma de que lo vuelva a hacer.

Y una aclaración: solo pedí recomendación cuando el evento salió bien. Si hubo problemas, primero resolvelos. Una recomendación pedida a destiempo te cuesta el cliente.

Lo que hace que no vuelvan

Del otro lado, hay cosas que hacen que un cliente conforme no vuelva aunque el evento haya salido bien:

• No le contestaste rápido cuando volvió a escribir.
• Le cobraste extras que no estaban claros en el presupuesto.
• Te olvidaste de lo que te había pedido la vez anterior.
• Desapareciste un año entero y apareciste solo para vender.

Casi todas se resuelven con la base de clientes y la agenda de fechas. No es una cuestión de simpatía: es de orden.

Hacerlo con método

Que los clientes vuelvan es una de las cosas que trabajamos en el acompañamiento: armar la base, la agenda de fechas y la forma de pedir recomendaciones, con tareas concretas cada semana. Si sos productor, mirá el acompañamiento para productores de eventos. Si no sabés por dónde empezar, hacé el diagnóstico de 3 minutos y mirá en cuál de los seis ejes está trabado tu negocio.

Preguntas frecuentes

¿Cada cuánto le escribo a un cliente que ya me contrató?

Cuando tengas algo útil para decirle: el seguimiento del evento, la fecha que se repite, una propuesta que le sirva. Escribir por escribir cansa. Escribir con motivo, no.

¿Hago descuentos para que vuelvan?

No hace falta. Lo que hace volver a un cliente es que lo atiendas bien y que te acuerdes de él. Si querés tener un gesto, que sea con algo que suma al evento, no bajando tu precio.

¿Qué hago si un cliente no quedó conforme?

Escuchalo entero, reconocé lo que salió mal y decile qué vas a cambiar. No pidas recomendación ni reseña hasta que eso esté resuelto.

¿Sirve igual si soy proveedor y no productor?

Sí. Tu cliente es la productora o el salón que te contrata. El seguimiento, la agenda y la recomendación funcionan igual, y una productora conforme te llama todo el año.