Negocio de fiestas de egresados: cómo venderlas y no perder plata

Vender fiestas de egresados del secundario es distinto a vender un casamiento. No le vendés a una persona sino a un grupo: los padres que pagan, los chicos que eligen y, a veces, el colegio que pone condiciones. Para cerrarlas hay que entender quién decide cada cosa, presentar una propuesta que se pueda reenviar al grupo de padres sin explicaciones, armar un plan de pagos que termine antes de la fiesta y dejar por escrito cómo vas a cuidar a los menores. Si resolvés esas cuatro cosas, la fiesta de egresados es un cliente que vuelve todos los años.

Quién decide

En una fiesta de egresados hay tres actores, y cada uno pesa en algo distinto:

• La comisión de padres. Es la que paga, compara presupuestos y firma. Casi siempre son tres o cuatro padres que representan al resto. Quieren saber cuánto cuesta por chico, qué incluye y qué pasa si algo sale mal.
• Los alumnos. No pagan, pero eligen. La música, la temática, la ambientación y el estilo de la fiesta pasan por ellos. Si a los chicos no les gusta tu propuesta, los padres no la van a defender.
• El colegio. No siempre participa. Cuando lo hace, suele opinar sobre la fecha, el horario o quiénes pueden ir. Preguntale a la comisión desde la primera reunión si hay algo que el colegio pide, para no enterarte al final.

El error más común es venderle solo a uno. Si convencés a los chicos y no le resolvés las dudas a la comisión, perdés. Si convencés a la comisión con un buen precio y la fiesta no entusiasma a los alumnos, también.

Cómo presentar la propuesta

La comisión va a reenviar tu propuesta al grupo de WhatsApp de los padres. Tiene que entenderse sola, sin que vos estés para explicarla.

• Precio por alumno, bien visible. Es el número que todos van a mirar primero.
• Precio por invitado adulto, si los padres van a la fiesta o a una parte de ella.
• Qué incluye, en una lista corta: lugar, comida, bebida sin alcohol, música, ambientación, personal, seguridad y horario de inicio y fin.
• Qué no incluye, con la misma claridad. Lo que no está escrito el cliente lo da por incluido.
• Cantidad mínima de alumnos para mantener ese precio.
• Plan de pagos y fecha de cierre de la lista.

Proponé dos reuniones: una con la comisión para los números y otra, corta, con algunos alumnos para mostrar la parte de la fiesta que les toca elegir. Si tenés salón, que la visita sea un día en que lo puedan ver armado.

El plan de pagos

Las fiestas de egresados casi siempre se pagan en cuotas, porque son muchas familias y la fecha se elige con meses de anticipación. Está bien, siempre que el plan termine antes de la fiesta y el precio se actualice con una regla escrita. Todo eso está explicado en cómo cobrar un evento en cuotas sin perder plata.

Lo propio de los egresados es que pagan muchas personas distintas. Antes de cerrar, definí:

• Quién te paga. Si cobrás a la comisión, que junta la plata del grupo, o a cada familia por separado. Si cobrás a cada familia, vas a tener más trabajo de seguimiento, pero no dependés de que un tesorero junte todo.
• Qué pasa si una familia deja de pagar. Tiene que estar escrito quién responde por esa parte. Si no está escrito, la responde tu margen.
• La seña para reservar la fecha. Sin seña, la fecha no está reservada. Nada de pagar proveedores con tu plata antes de cobrar.

Cupos y lista

La lista cambia hasta el último día: un chico que se cambia de colegio, otro que se suma, padres que confirman tarde. Para que eso no te desarme los números:

• Mínimo de alumnos. Debajo de ese número, el precio por chico cambia. Tiene que estar en la propuesta desde el principio.
• Máximo. Lo que entra en tu salón o en el lugar que contrataste, y lo que puede atender tu personal sin que baje la calidad.
• Fecha de cierre de la lista. Después de esa fecha, cada invitado nuevo se cobra aparte y se confirma solo si hay lugar.
• Invitados de afuera. Si los chicos pueden llevar amigos de otros cursos, definí cuántos, a qué precio y con qué control de ingreso.

Seguridad y menores

Es lo que más pesa en la decisión de los padres, y es donde no podés improvisar. La mayoría de los asistentes son menores de edad.

• Alcohol. La Ley 24.788, Ley Nacional de Lucha contra el Alcoholismo, prohíbe en todo el país el expendio de bebidas alcohólicas a menores de dieciocho años. En la propuesta, dejá claro que la barra para los alumnos es sin alcohol y cómo controlás que eso se cumpla.
• Ingreso con lista. Entra quien está en la lista, con algún control de identidad. Si hay invitados adultos, una forma clara de distinguirlos en la barra.
• Adultos responsables. Pedile a la comisión que designe padres presentes durante la fiesta, con nombre y teléfono, y acordá con ellos qué hacer ante cualquier problema.
• Salida. Cómo y con quién se retiran los chicos al terminar. Que esté escrito y que los padres lo sepan antes.
• Habilitación, capacidad, horarios y seguros. Dependen de cada municipio y del tipo de lugar. Consultá en el municipio qué te piden para una fiesta con menores antes de comprometer la fecha, y averiguá el seguro de responsabilidad civil para sumarlo al costo.

Contar todo esto en la propuesta no es asustar a los padres: es lo que más tranquilidad les da, y muchas veces lo que te diferencia de otra opción más barata.

Cuándo salir a vender

Las fiestas de egresados se deciden con mucha anticipación, y la comisión compara varias propuestas. Si esperás a que te llamen, llegás tarde. Las ideas para salir a buscar esas fechas están en cómo llenar un salón en diciembre. Y cada promoción que egresa te deja un contacto valioso: los padres que ya te conocen tienen hermanos menores y amigos en otros colegios.

Preguntas frecuentes

¿Cobro por alumno o un precio cerrado por la fiesta?

Por alumno, con un mínimo. Es como piensan los padres, porque cada familia paga su parte, y te protege si la lista baja.

¿Y si los chicos quieren algo que no ofrezco?

Si es algo que podés sumar con un proveedor de confianza, cotizalo aparte y escrito. Si es algo que no podés controlar o que pone en riesgo a los menores, decí que no.

¿Hago firmar un contrato a la comisión?

Sí, aunque sea corto. Con el precio, lo que incluye, el plan de pagos, el mínimo de alumnos, quién responde si una familia no paga y las condiciones de cancelación.

Ordenar tu salón o tu servicio, conmigo

Si las fiestas de egresados te llegan pero no tenés una propuesta tipo, un plan de pagos claro ni los números de cada fiesta, se ordena. En el acompañamiento para fiestas y salones armamos juntos la propuesta, los precios con margen real y las condiciones que te cuidan. Escribime por WhatsApp desde esa página y lo vemos.

Fuentes

• Ley 24.788, Ley Nacional de Lucha contra el Alcoholismo, artículo 1 (InfoLEG): https://servicios.infoleg.gob.ar/infolegInternet/anexos/40000-44999/42480/norma.htm