Sito per agenzia eventi che porta richieste di preventivo

Un’agenzia eventi vende qualcosa che il cliente non può provare prima di comprare. Non può testare il tuo evento, quindi ti giudica da quello che hai già fatto e da quanto è facile chiederti un prezzo. Il sito di un’agenzia eventi o di un organizzatore ha bisogno di quattro cose: un portfolio di eventi reali, un modulo di preventivo che fa le domande giuste, un pulsante WhatsApp che funziona e, se lavori con clienti dall’estero, pagine nella loro lingua. Lo costruisco io, come sito in 7 giorni a USD 400 oppure come sito completo a USD 900 se vuoi un pannello per caricare gli eventi da solo.

Il portfolio è il tuo commerciale

Un elenco di servizi (“eventi aziendali, lanci di prodotto, convention, team building”) non dice niente: ogni agenzia scrive lo stesso elenco. Quello che vende è il lavoro fatto. Una pagina per ogni evento, con il tipo di evento, la città, le dimensioni, di cosa ti sei occupato e foto che mostrano l’allestimento, il pubblico e i dettagli. Chi sta organizzando un lancio di prodotto vuole vedere un lancio di prodotto, non una festa privata.

La struttura conta. Se ogni evento ha la sua pagina, con un titolo e un testo veri, Google può mostrarla a chi cerca quel tipo di evento in quella città, e gli assistenti di intelligenza artificiale possono leggerla quando qualcuno chiede loro un’agenzia. Una galleria di 80 foto senza testo non fa né l’una né l’altra cosa. Ne parlo in come apparire nelle risposte di ChatGPT.

Una regola: mostra solo eventi che hai prodotto tu. Se il palco l’ha messo un fornitore, scrivi qual è stata la tua parte. In questo settore i clienti si parlano, e un portfolio onesto si difende meglio di uno solo spettacolare.

Un modulo che chiede quello che ti serve per fare il prezzo

Il modulo peggiore ha tre campi: nome, email, messaggio. Ti arriva “buongiorno, quanto costa un evento?” e devi ripartire da zero, con giorni di botta e risposta prima di poter mandare una cifra.

Un buon modulo per un organizzatore di eventi chiede, in quest’ordine:

• Data (o almeno il mese, se non è ancora fissata)
• Città o location, se ce l’hanno già
• Tipo di evento (aziendale, lancio, convention, festa, attivazione)
• Numero indicativo di invitati
• Cosa chiedono a te (produzione completa, solo parte tecnica, solo personale)
• Un contatto: email e telefono

Sei campi brevi, quasi tutti con opzioni da toccare e non testo da scrivere. Con questi dati capisci in un minuto se l’evento entra nel tuo calendario e nella tua scala, e puoi rispondere in giornata con una prima forbice. Rispondere presto conta, perché di solito il cliente sta chiedendo a più agenzie nello stesso momento.

WhatsApp, ma con il contesto

Molte conversazioni sugli eventi finiscono comunque su WhatsApp. Il pulsante deve essere visibile in ogni pagina e aprire la chat con un messaggio già scritto che dice da quale pagina arriva la persona (“Buongiorno, ho visto il caso del lancio di prodotto e vorrei un preventivo”). Così sai cosa ha guardato prima di rispondere. La configurazione è spiegata in collegare il sito a WhatsApp.

Clienti dall’estero: la loro lingua, non un pulsante di traduzione

Se organizzi eventi per marchi o agenzie di altri paesi, un sito solo in italiano è un muro. Ogni lingua in più costa USD 200 e significa pagine vere in quella lingua: portfolio, servizi e modulo, con date e valute scritte come le legge quel cliente. Un widget di traduzione automatica nell’angolo non si posiziona su Google in quella lingua e si legge come una macchina. I dettagli sono in sito multilingua per vendere oltre confine.

Quando il sito diventa un sistema

Alcune agenzie hanno bisogno di più di una vetrina: registrazione degli ospiti, accrediti con QR all’ingresso, un pannello per gestire gli inviti per sponsor. Questo è un sistema su misura, da USD 2.500 e in 4 a 6 settimane. Ne ho costruito uno per SOMOS DER, una società di produzione eventi: si chiama PASE e funziona su pase.somosder.ar. Racconto come funziona in accrediti con QR per eventi. Alla maggior parte delle agenzie non serve dal primo giorno: prima viene il sito.

Domande frequenti

Quale piano va bene per un’agenzia eventi?

Se vuoi un sito con fino a 5 sezioni (home, servizi, portfolio, chi siamo, contatti) online in fretta, il sito a USD 400 in 7 giorni. Se vuoi caricare tu i nuovi eventi da un pannello, quanti ne vuoi, il sito completo a USD 900, consegnato in 2 o 3 settimane. Entrambi a prezzo chiuso, per iscritto.

Posso mostrare eventi in cui non posso nominare il cliente?

Sì. Descrivi l’evento per tipo, città e dimensioni (“lancio di prodotto per un marchio di bevande, 400 invitati”) e usa foto in cui non si vedono i loghi. Il caso dimostra comunque che sai farlo.

Devo tenere il sito aggiornato?

Un portfolio fermo a due anni fa sembra un’agenzia ferma da due anni. Se preferisci che gli aggiornamenti li faccia io, la manutenzione mensile costa da USD 30 a 60 al mese.

Vuoi un sito che porti richieste di preventivo con data e numero di invitati già compilati? Scrivimi su WhatsApp: entro 48 ore hai prezzo chiuso e data di consegna per iscritto.