Système pour salles de sport : créneaux, abonnements, paiements

Un système pour salle de sport gère trois flux qui doivent se parler : les créneaux (un cours de 18 h avec 12 places est complet à la treizième réservation), les abonnements (prélevés par carte chaque mois, avec suspension et reprise) et l’accès (savoir qui est à jour au moment où la personne franchit la porte). Un système qui unit les trois démarre à 2 500 USD chez moi (environ 2 300 euros), livré en 4 à 6 semaines avec un prix ferme par écrit. Les logiciels du secteur facturent, en fourchette approximative, 100 à 300 euros par mois, souvent par site.

Les créneaux : la capacité fait la règle

Chaque cours ou plage horaire a sa capacité, et le système la fait respecter : réservation depuis le téléphone, liste d’attente qui repêche automatiquement quand quelqu’un annule, et limite de réservations simultanées par membre pour éviter les places bloquées jamais honorées. Les fonctions générales d’un module de réservation, rappels compris, sont celles que je décris dans système de réservation en ligne, avec une différence : ici, la réservation est réservée aux membres à jour de paiement.

Les abonnements : le prélèvement qui ne dépend pas de vous

Le nerf de la salle, c’est la récurrence. J’intègre Stripe pour les abonnements : la carte du membre est prélevée chaque mois, les échecs de paiement se relancent automatiquement, et le statut du membre (à jour, en retard, suspendu) se met à jour sans intervention. Vous définissez les formules : mensuel, trimestriel, carnet de séances, tarif étudiant. Le membre gère sa carte lui-même dans son espace, conformément à l’authentification forte européenne.

L’accès : le statut au moment de la porte

Le contrôle d’accès peut être humain (l’accueil voit en un coup d’oeil si le membre est à jour) ou automatisé par QR : le membre présente son code, le système vérifie son statut à l’instant du scan. Cette mécanique de QR et de règles d’entrée, je l’ai éprouvée avec PASE, le système d’accréditation construit pour SOMOS DER, un producteur d’événements de plus de 150 000 participants : la logique est la même, le statut décide de la porte.

Ce que voit le gérant

Un tableau de bord honnête : membres actifs, revenus du mois, taux de remplissage par cours, absences. Ces quatre chiffres suffisent à piloter une salle. La mesure plus fine s’ajoute dès 100 USD, et l’ensemble des options figure sur ma page de prix. Les données des membres, y compris les éventuelles données sensibles comme un certificat médical, s’hébergent en Europe et se limitent au nécessaire, conformément au RGPD.

Questions fréquentes

Mes membres doivent-ils installer une application ?

Non, tout fonctionne dans le navigateur du téléphone : réservation, paiement, QR d’accès. Un raccourci sur l’écran d’accueil donne la sensation d’une application, sans les stores.

Que se passe-t-il quand un prélèvement échoue ?

Stripe relance automatiquement la carte selon un calendrier défini, le membre reçoit un courriel pour mettre à jour sa carte, et son statut passe en retard s’il ne régularise pas. Vous n’avez rien à faire.

Puis-je migrer mes membres depuis mon logiciel actuel ?

Oui, j’importe la liste des membres et leurs formules au lancement. Les mandats de prélèvement par carte se recréent au premier paiement, avec un message clair aux membres.

Le système gère-t-il plusieurs salles ?

Oui, en version sur mesure : chaque site a ses plannings et sa capacité, les membres peuvent être rattachés à un site ou circuler entre les deux, selon vos formules.

Dites-moi combien de membres vous avez et comment vous encaissez aujourd’hui : Écrivez-moi sur WhatsApp et vous recevez un prix ferme et une date de livraison par écrit sous 48 heures.