Catálogo de WhatsApp Business para eventos

Por Franco Ridao, productor de eventos (Lima 2019, Buenos Aires 2018, Comité Olímpico Argentino). Acompaño negocios de eventos.

Si vendés eventos por WhatsApp, la app WhatsApp Business ya trae cuatro herramientas que te ordenan la venta sin pagar nada extra: el catálogo para mostrar tus paquetes, las respuestas rápidas para no escribir lo mismo veinte veces, las etiquetas para saber en qué está cada consulta y el mensaje de ausencia para que nadie quede sin respuesta cuando estás armando un evento. Acá va cómo usar cada una pensando en un salón, un catering, un DJ o cualquier servicio para eventos.

El catálogo: tus paquetes, a un toque

El catálogo existe para productos, pero también acepta servicios. Para un negocio de eventos, cada artículo puede ser un paquete: «Cumple infantil de 4 horas», «Casamiento con barra libre», «Sonido para evento corporativo».

Según la ayuda oficial de WhatsApp, cada artículo lleva:

Hasta 10 imágenes. Usá fotos de eventos tuyos, no de bancos de imágenes. El cliente quiere ver lo que vas a hacer en su fiesta.
Nombre del producto o servicio.
País de origen, que es obligatorio al cargarlo o editarlo.
Datos opcionales: precio, precio de oferta, descripción, enlace a tu web y un código.

Dos detalles que conviene saber antes de cargar todo:

Cada artículo pasa por una revisión. WhatsApp lo revisa para confirmar que cumpla con su política, y no lo ven tus clientes hasta que está aprobado. Si lo rechazan, aparece un signo de exclamación rojo y podés pedir otra revisión. Cargalo con tiempo, no el día que te escribe un cliente.
Podés ocultar artículos sin borrarlos. Sirve para paquetes de temporada: el de fin de año lo mostrás en noviembre y lo escondés en febrero, sin volver a cargar fotos y textos.

¿Pongo el precio en el catálogo?

Depende de cómo vendés. Si tus paquetes son cerrados (cantidad de horas, de invitados, qué incluye), un precio «desde» filtra a los que no pueden pagarlo y te ahorra conversaciones. Si cada evento es distinto, mejor dejá el precio afuera y usá la descripción para contar qué incluye y qué datos necesitás para cotizar.

Si no sabés qué mandar primero cuando te piden precio, en cómo responder un pedido de presupuesto por WhatsApp está el paso a paso, con una plantilla para el primer mensaje.

Colecciones: ordená el catálogo como lo pensaría el cliente

Cuando ya tenés artículos cargados, podés agruparlos en colecciones. Para un salón, por ejemplo: «Infantiles», «15 años», «Corporativos». La colección también pasa por revisión, y la ayuda de WhatsApp dice que ese proceso no debería demorar más de 24 horas. Después podés reordenar las colecciones y los artículos dentro de cada una, así lo que más vendés queda arriba.

Respuestas rápidas: lo que contestás todos los días

Hay preguntas que llegan en casi todas las consultas: dónde queda el salón, qué incluye el paquete, cómo se paga la seña, qué datos necesitás para cotizar. Las respuestas rápidas te dejan guardar esos mensajes y mandarlos escribiendo «/» en el chat.

Lo que dice la ayuda oficial:

Podés guardar hasta 50 respuestas rápidas.
Se crean desde la pestaña Herramientas > Respuestas rápidas, con un mensaje y un atajo de teclado.
Pueden incluir imágenes y videos en la app del celular. En WhatsApp Web o Escritorio no se admiten archivos multimedia en las respuestas rápidas.
La app crea algunas respuestas predeterminadas con los datos del perfil de tu empresa, como el horario y la dirección. Por eso conviene completar el perfil entero.
Una respuesta rápida borrada no se recupera. Guardá una copia de las importantes fuera de WhatsApp.

Para un negocio de eventos, armaría estas para arrancar:

/datos: las preguntas para cotizar (fecha, cantidad de invitados, lugar, tipo de evento, horario).
/incluye: qué entra en cada paquete y qué se cobra aparte.
/sena: cómo se reserva la fecha y qué pasa si se cancela.
/ubicacion: dirección, estacionamiento y cómo llegar.
/seguimiento: el mensaje para retomar una consulta que quedó sin respuesta.

Antes de mandarla, poné el nombre de la persona y algo de lo que te contó. Se nota cuando un mensaje es copiado y pegado.

Etiquetas: saber en qué está cada consulta

Con muchas consultas abiertas, el problema no es contestar: es acordarte quién estaba por señar y a quién le debías el presupuesto. Las etiquetas sirven para eso. Según la ayuda de WhatsApp, podés crear hasta 20 y aplicar varias al mismo chat.

Un aviso: WhatsApp está cambiando las etiquetas por listas, de forma gradual, así que según tu versión de la app vas a ver una cosa o la otra. En la versión nueva se crean desde Herramientas > Listas > Nueva lista, y para aplicarlas mantenés presionado el chat y tocás Añadir a la lista.

Para eventos, alcanza con pocas y que sigan el camino de la venta:

Nueva consulta
Presupuesto enviado
Seguimiento pendiente
Señó
Evento hecho

Una vez por semana abrí «Presupuesto enviado» y «Seguimiento pendiente». Ahí está la plata que todavía no cobraste.

Mensaje de ausencia: que nadie quede sin respuesta

Cuando estás en pleno evento no podés contestar, y el que escribe un sábado a la noche no sabe que estás trabajando. El mensaje de ausencia avisa solo que no podés responder en ese momento.

Se activa desde Herramientas > Mensaje de ausencia, y la ayuda oficial describe tres formas de programarlo:

Enviar siempre.
Horario personalizado: solo durante un período que elegís. Sirve para los días de evento o una semana de vacaciones.
Fuera del horario comercial: solo aparece si cargaste el horario en el perfil de empresa.

También elegís quién lo recibe: todos, solo los que no están en tu libreta de contactos, todos menos algunos, o solo contactos que elijas. Para un negocio de eventos, «los que no están en la libreta de contactos» suele ser lo justo: le llega al cliente nuevo y no a tu proveedor de siempre. Y un detalle técnico: el teléfono tiene que tener internet para que el mensaje salga.

Que el mensaje diga cuándo vas a contestar y qué datos te pueden ir mandando. Así, cuando volvés, ya tenés la fecha y la cantidad de invitados para cotizar.

Lo que WhatsApp no te resuelve

Las herramientas ordenan, pero no venden solas. Si la consulta llega desde tu web, que llegue con los datos que necesitás: en cómo conectar tu web con WhatsApp están las tres formas de hacerlo. Y si tus paquetes no están claros, el catálogo solo los va a mostrar más desordenados.

Preguntas frecuentes

¿Necesito WhatsApp Business o me alcanza con el WhatsApp común?

El catálogo, las respuestas rápidas, las etiquetas y el mensaje de ausencia son funciones de la app WhatsApp Business. Si vendés eventos por WhatsApp, conviene usarla para el número del negocio.

¿Cuántos paquetes cargo en el catálogo?

Los que realmente vendés. Mejor cuatro paquetes claros que quince parecidos. Si el cliente no entiende la diferencia entre dos, sobra uno.

Ordenar tu venta con alguien al lado

Si tus consultas llegan por WhatsApp y se te pierden entre chats, el problema suele estar antes de la herramienta: qué paquetes vendés, cuánto cobrás y qué seguimiento hacés. Eso es lo que trabajamos en el acompañamiento para fiestas y salones: un encuentro por semana, tareas concretas y una propuesta tipo lista para mandar cuando te piden presupuesto. Escribime por WhatsApp y vemos si te sirve.

Catálogo de WhatsApp Business para vender paquetes de eventos